Dokumente vor Gremiensitzungen zugänglich zu machen ist für Unternehmens-Governance essentiell, aber die Verwaltung von Hard Copies war lange eine Herausforderung. Dem Vergütungskomittee von Orange Belgium wurden Dokumente Tage vor Gremiensitzungen als Emailanhänge geschickt und am Tag der Sitzung als 30seitiges Dokumentenbündel ausgehändigt. Dennoch stellte der Versand von digitalen Kopien über externe Server potentiell ein Sicherheitsrisiko dar, und Orange Belgium hatte keine Möglichkeit, die Nutzung nachzuverfolgen. Ferner könnte der Umlauf von zwei Kopien der Unterlagen Verwirrung und Frustration stiften, falls die Dateien vor Ausdruck geändert wurden.
“Für die Assistenz der Geschäftsleitung war Ausdrucken und Versand dieser Bündel stressig,” sagt Jacquet. “Diese Dokumente sind hochgradig vertraulich; sie sollten nicht in einem Drucker oder auf einem Schreibtisch herumliegen. Falls es Papierstau gibt, wen ruft man, um das Papier aus dem Drucker herauszulösen?”
Oodrive Meet stellt mit einem Klick Gremienmitgliedern eine einzige Dokumentenversion zur Verfügung. Vertraulichkeit wird durch ultra-sichere Infrastruktur und forensisches Nutzungs-Tracking gewährleistet. “Falls das Dokument geändert wurde, nachdem wir es verschickt haben, können wir allen sauber und klar die Änderung mitteilen,” sagt Jacquet. “Das Handling ist einfach, so dass alle Zugriff auf die aktuellste Version haben.” Anstatt mehrere Hunderte Papierseiten für jede Sitzung auszudrucken, präsentiert Orange Belgium Dokumentation an einem leicht zugänglichen Online-Ort, damit Gremienmitglieder alles zur Hand haben, suchbar, sobald sie es brauchen.
“An Oodrive Meet gefällt mir vor allem das Feedback von meiner Assistentin,” sagt Jacquet. “Sie ist ganz aus dem Häuschen, weil ihr der Stress erspart bleibt, vertrauliche Dokumente auszudrucken. Sie spart einen Arbeitstag, vom Seelenfrieden ganz zu schweigen.”
