Distribuir documentos antes de las reuniones de directivos es esencial para la gobernanza corporativa, pero gestionar copias impresas confidenciales siempre ha sido todo un reto. Para el Comité de Remuneraciones de Orange Bélgica, los documentos se enviaban por correo electrónico en un archivo adjunto, y paquetes de 30 páginas del mismo material se distribuían el mismo día de la reunión. Sin embargo, enviar copias digitales a servidores externos podía crear problemas de seguridad y no le daba a Orange Bélgica la posibilidad de monitorizar su uso. Además, presentar dos copias de los documentos podía llevar a confusión y a frustración si se hacía algún cambio en los archivos antes de imprimirse.
“Era estresante para los ayudantes ejecutivos imprimir y enviar estos paquetes de documentos”, comenta Jacquet. “Los documentos son altamente confidenciales y no se pueden quedar en una impresora o en un escritorio. Si el papel se atascaba en la impresora, ¿a quién podías llamar para que te ayudara?”.
Con Oodrive Meet, los directivos tienen acceso a una única versión de los documentos con un solo clic, además de disponer de una confidencialidad sin fisuras, garantizada por una infraestructura de alta seguridad y una estricta monitorización de uso. “Si hubiera que hacer un cambio en la documentación después de haberla enviado, podemos enviar ese cambio a todos de una manera muy sencilla”, explica Jacquet. “Es fácil de manejar y todos tienen acceso a la última versión”. En lugar de imprimir cientos de páginas para cada reunión, Orange Bélgica presenta la documentación en una sola ubicación en línea, fácil de acceder. Así, los directivos tienen todo a su alcance y pueden consultar lo que necesiten, cuando lo necesiten.”
“Lo que más me gusta de Oodrive Meet son los comentarios de mi ayudante”, explica Jacquet. “Está encantada con el hecho de no tener que imprimir documentos confidenciales. Se ahorra medio día de trabajo, por no hablar de la tranquilidad que le supone.”
