La crise sanitaire et ses conséquences sur les entreprises – recours massif au télétravail, réunions en distanciel, entraves aux déplacements professionnels – ont incité celles-ci à accélérer leur digitalisation, et notamment à adopter la signature électronique. Mais qu’en est-il des ressources humaines ? Tandis que la digitalisation constituait l’une des trois priorités des DRH pour 2021, la signature numérique s’imposait progressivement comme un outil incontournable pour dématérialiser l’ensemble des processus propres aux ressources humaines. De fait, l’e-signature est une manière simple de fluidifier les échanges, de gagner du temps, de sécuriser les documents, mais aussi de replacer l’humain au cœur de la fonction RH et de transformer l’image de l’entreprise. Tour d’horizon des avantages offerts par la signature électronique aux DRH.
L’accélération des processus RH grâce à la signature électronique
Ce n’est pas une surprise : la dématérialisation est un levier d’accélération des échanges, synonyme de gain de temps. C’est même l’une de ses caractéristiques. Mais la signature électronique va plus loin en digitalisant des processus stratégiques, comme la contractualisation ou la validation de documents liés à la vie professionnelle des employés. En effet, la signature numérique s’applique à tous les documents gérés par les ressources humaines :
- Recrutement et onboarding : promesse d’embauche, contrat de travail ou d’intérim, accord de confidentialité ;
- Vie professionnelle : fiche de paie, feuille de temps, notes de frais, attestation de remise de matériel, entretien annuel, feuille d’émargement, avenant au contrat, solde de tout compte, certificat de travail ;
- Communication interne : politique d’entreprise, communication aux employés, convocation, procès-verbal d’instance…
De sorte que l’emploi d’une solution d’e-signature réduit le temps dédié à la consultation, à la signature et à l’envoi des documents, y compris lorsque ceux-ci sont confidentiels et/ou stratégiques. Les signataires – collaborateurs ou candidats à l’embauche – n’ont plus besoin de se déplacer, ni de passer par une procédure longue et fastidieuse consistant à télécharger, imprimer, puis renvoyer un contrat. Ils peuvent aussi signer en mobilité, depuis un smartphone ou une tablette : une façon pour les RH de s’assurer, par exemple, que tel document a bien été reçu et lu par un collaborateur en télétravail ou en déplacement à l’étranger.
Certaines solutions (comme oodrive_sign) vont même plus loin en offrant la possibilité de signer un document en étant hors connexion, celui-ci étant transmis dès que l’appareil utilisé pour réaliser la signature électronique est de nouveau connecté au web. C’est la signature électronique offline.
La sécurisation des documents signés électroniquement
Ce gain de temps s’accompagne d’une sécurisation accrue des échanges, un paramètre essentiel pour les ressources humaines compte tenu de la sensibilité de certains documents. Une sécurité qui s’explique par le fait que la signature électronique ne se limite pas à une version numérisée d’un « autographe », mais permet d’authentifier le signataire et de garantir l’intégrité du document.
Pour bien comprendre ces deux points, il faut entrer dans le détail du fonctionnement de la signature électronique. Celle-ci est propre à un individu et protégée par un certificat numérique qui scelle le document au moment de la signature, de sorte qu’une « empreinte » indélébile est intégrée à ce dernier. Non seulement l’identité de la personne qui signe est validée par l’existence du certificat, mais en outre, l’apposition de cette « empreinte » permet de détecter toute modification ultérieure apportée au document, ainsi que toute altération éventuelle. Enfin, l’e-signature autorise une traçabilité complète, ce qui signifie concrètement qu’il est possible, à tout moment, de savoir qui a signé quoi, et quand.
Par conséquent, si la signature électronique a la même valeur probante que la signature manuscrite, elle s’avère également bien plus sûre. D’autant que les documents et les données afférentes sont conservés en ligne, sur des serveurs eux aussi sécurisés… Mais attention : assurez-vous que l’éditeur de la solution de signature numérique héberge bien vos données en France ou dans l’UE (comme c’est le cas pour oodrive_sign).
L’amélioration de la productivité (via une solution d’e-signature efficace)
Dès lors qu’une solution permet de gagner du temps sans rogner sur la sécurité, elle ouvre la voie à une amélioration notable de la productivité. C’est le cas de la signature électronique pour les ressources humaines. Dans une fonction où l’administratif représente une large part du travail à effectuer, l’accélération et la fluidification des processus contribuent à réduire le temps dédié aux tâches récurrentes et à faible valeur ajoutée, comme l’impression ou la numérisation des documents.
C’est encore plus vrai avec l’automatisation adossée à une solution d’e-signature. Pour les documents récurrents, par exemple, il est possible de créer des modèles, d’automatiser les envois, le suivi et l’archivage, voire d’ajouter aux contrats des champs personnalisables Smartfields® pour collecter les données au sein du SIRH (une innovation proposée par les solutions d’Oodrive). Les collaborateurs des ressources humaines peuvent consacrer le temps gagné à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le recrutement ou la formation. En outre, l’automatisation réduit le risque de commettre des erreurs et de perdre des données.
L’optimisation de l’image de l’entreprise avec la signature numérique
Autre avantage non négligeable offert par la signature électronique aux DRH : l’effet positif indéniable de l’adoption d’une telle technologie sur l’image de l’entreprise. D’abord pour les collaborateurs, qui gagnent eux-mêmes du temps en signant électroniquement les documents et en limitant le recours au papier (par exemple lorsqu’il s’agit de transmettre des notes de frais), ce qui augmente leur satisfaction.
Ensuite pour les futurs employés, la signature numérique étant un facteur de différenciation majeur pour les organisations. En effet, même si les dispositifs de signature électronique gagnent du terrain, cette technologie n’est pas encore considérée comme un standard. L’emploi d’un tel outil donne ainsi de l’entreprise une image moderne et innovante, mais aussi celle d’une entité qui tient compte des enjeux environnementaux. Or les jeunes salariés sont particulièrement sensibles à ces enjeux : un tiers d’entre eux font de la culture écologique d’une entreprise un critère primordial dans le choix d’un employeur (source).
La place de plus en plus importante occupée par la signature électronique dans les ressources humaines ne doit pas être une surprise : nombre de DRH vantent « l’efficacité et la rapidité » permises par la dématérialisation des processus RH, mais aussi la « validité » et l’ « opposabilité juridique » de l’e-signature, comme le montre un récent article des Échos. Toutefois, c’est bien sur les plans de la sécurité, du gain de temps, de la productivité et de l’image de marque que la signature numérique s’impose progressivement. Et ce sont ces mêmes raisons qui en font un outil incontournable pour les ressources humaines !
