Sécurisez vos conférences et réunions

Organisez des réunions efficaces grâce à des outils de planification et de visioconférence qui ouvrent les discussions dans un environnement totalement sécurisé.

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S’organiser pour réussir

Oodrive Meet facilite l’organisation d’une réunion à distance, depuis la recherche de l’horaire qui convient à tous les participants, à la compilation des documents en vue de leur supervision, jusqu’à la communication des comptes-rendus. Le tout dans un environnement sécurisé.

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  • Sécurisez les discussions qui requièrent le plus haut niveau de sécurité : réunions de direction, du conseil d’administration ou des comités de sécurité, réunions de gouvernance ou d’opérations.
  • Organisez des réunions sécurisées directement dans Microsoft Teams grâce à une intégration parfaite.
  • Gérez tout au même endroit : des invitations à l’attribution des droits sur les documents, en passant par le vote.
  • Définissez l’ordre du jour et joignez de la documentation pertinente pour chaque sujet, grâce à des outils qui permettent de compiler, partager et valider les documents en toute simplicité.
  • Personnalisez les notifications aux participants, accordez et restreignez l’accès aux documents par utilisateur et par fichier, attribuez les droits de visualisation, d’annotation et d’impression.
  • Concevez vos propres workflows avec l’API Oodrive.

Donnez de la valeur à vos réunions

Dynamisez les réunions en permettant aux participants de trouver facilement les informations dont ils ont besoin. Oodrive Meet rassemble les calendriers de travail, les ordres du jour et les documents dans un même espace sécurisé, disponible à tout moment sur mobile, tablette ou ordinateur.

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  • Annotez les documents, les discussions et les comptes-rendus et partagez-les en one-to-one ou avec tous les participants et ce, grâce à des outils intuitifs en ligne sans avoir besoin d’applications tierces, même lorsque vous êtes hors ligne.
  • Approuvez les documents rapidement et en toute sécurité, grâce à la signature électronique intégrée.
  • Mettez à jour les documents pendant vos déplacements, où que vous soyez et depuis n’importe quel appareil.
  • Suivez les modifications facilement grâce aux notifications automatiques : modifications dans les documents, mises à jour sur les participants ou l’ordre du jour.
  • Donnez aux dirigeants une source de référence unique pour planifier et mener les prochaines étapes en toute confiance.
  • Mesurez la participation en un clin d’œil et contrôlez les autorisations avec le tableau de bord des réunions.

Gardez vos discussions confidentielles

Garantissez à vos équipes et à vos partenaires un environnement sécurisé pour discuter des sujets sensibles dans le respect du règlement intérieur. Oodrive Meet est une solution complète pour la sécurisation des réunions, de leur préparation à leur clôture. Elle permet de partager des enregistrements, discuter de documents sensibles, signer des procès-verbaux et assurer une gouvernance efficace.

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  • Offrez une sécurité exceptionnelle avec des sessions et des contenus chiffrés, une authentification par mot de passe à usage unique via SMS (OTP) et des solutions hardware pour les options Touch ID et Face ID.
  • Protégez contenus, données et communications avec des technologies de pointe et les certifications les plus élevées du marché. La plateforme Oodrive est hébergée dans des datacenters européens ultra-sécurisés (certifiés SecNumCloud par l’ANSSI) qui s’inscrivent dans le cadre juridique européen le plus strict en matière de protection des données.
  • Utilisez les dernières solutions de visioconférence et de chat ultra-sécurisées grâce aux intégrations natives de Tixeo, Olvid, et un écosystème d’applications tierces certifiées.
  • Répondez rapidement et intégralement aux demandes d’audit avec un accès clair et rapide aux documents des réunions du conseil d’administration. Oodrive Meet est conçu pour simplifier la mise en conformité et la mise en œuvre des politiques de gouvernance.

Fonctions clés

Collaboration

Facilitez la tâche des participants en leur permettant de travailler ensemble sur des propositions, de prendre des résolutions, de voter, d’assigner des tâches et de communiquer par chat et vidéo sécurisés.

Calendrier

Partagez les invitations dans les calendriers avec des “save the date” et envoyez les ordres du jour avec des documents joints. Synchronisez Oodrive Meet avec les systèmes de webmail, y compris Outlook et Gmail.

Documents

Créez et partagez des ensembles de documents avec les membres du conseil d’administration, grâce à un contrôle strict des accès par participant ou groupe de participants. Consultez les historiques d’affichage des documents, gérez les options de partage pour une meilleure sécurité.

Comptes-rendus

Générez automatiquement des comptes-rendus de réunion incluant la liste de participants, les dates et les sujets de discussion. Récupérez rapidement les comptes-rendus des réunions passées pour les partager avec les parties prenantes.

FAQ

Qu'est-ce qu'une salle de réunion virtuelle ?

En savoir plus sur les conférences sécurisées, les environnements de confiance, et plus encore dans notre FAQ.

Une salle de réunion virtuelle est une solution numérique utilisée pour préparer et animer les réunions de gouvernance. Fonctionnant comme une « bulle » indépendante du réseau informatique de l\’entreprise, elle assure la confidentialité des discussions et la sécurité des données stockées.

Une salle de réunion virtuelle présente plusieurs avantages : elle simplifie l\’organisation des instances de gouvernance, elle assure la sécurité des documents et la confidentialité des discussions, ce qui permet d\’économiser du temps et de l\’argent, notamment en réduisant la consommation de papier.

Les informations utilisées avant et pendant les réunions de gouvernance sont critiques : données financières et stratégiques, secret des affaires, discussion au sein du comité de gouvernance… Si ces données sont volées, perdues ou altérées, l’avenir de l\’organisation peut être menacé.

Avec Oodrive Meet, vous choisissez la date de votre réunion, définissez l’ordre du jour, vous associez des documents et invitez les participants en quelques clics seulement… Autant de fonctionnalités qui vous aident à préparer vos réunions en toutes circonstances, y compris quand vous êtes en déplacement.

Dans Oodrive Meet, l\’ordre du jour de vos réunions est clair, les documents sont triés par sujets de discussion, les participants sont alertés à chaque changement, et peuvent accéder à tous les éléments dont ils ont besoin pour préparer la réunion en temps réel.

En tant qu\’organisateur, vous gérez l’accès des participants et des contributeurs aux réunions via une interface dédiée. Vous définissez les droits d\’accès, de visualisation et de modification des documents pour chaque réunion et pour chaque participant. Vous pouvez également consulter le statut de présence et l’activité de chacun dans l\’interface « suivi de l’activité »

Oodrive Meet est conçu pour simplifier l’accès aux documents d’une réunion en présentiel ou à distance. L’organisateur et les participants accèdent à la réunion et ses documents depuis l’interface web dédiée ou les applications mobiles (iOS et Android). Quelle que soit l’interface de connexion choisie, les protocoles de sécurité sont mis en place pour sécuriser l’accès à vos données critiques et stratégiques.

Les données échangées pendant les réunions sont extrêmement sensibles. Pour les protéger, Oodrive Meet vous permet de définir l\’accès et les droits de chaque utilisateur. De plus, la solution propose plusieurs protocoles de sécurité : chiffrement des mots de passe, authentification forte, connexion depuis les applications mobiles via Touch ID…

Oodrive Meet est une « bulle » ultra-sécurisée hébergée en mode SaaS, indépendante du réseau interne de votre entreprise – et même de sa DSI. Seuls les participants dûment autorisés y ont accès : vos données critiques sont donc en sécurité.

Avec Oodrive Meet, vos données sont stockées sur des serveurs situés en Europe et protégées par la juridiction européenne. La législation de l’Union Européenne interdit notamment leur exportation en dehors de ses frontières.

« Oodrive Meet, c’est la dématérialisation d’une part et la sécurité d’autre part. »
Hubert Marck ,
Directeur des Affaires Publiques et Secrétaire des Conseils d’Administration, AXA France

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