Déterminez vos besoins et vos contraintes en matière de Digital Asset Management
Le choix d’un logiciel de DAM est étroitement lié aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs. Il est donc logique de commencer par les évaluer. Dans ce but, vous devez vous poser un certain nombre de questions :
- Pourquoi avez-vous besoin d’une solution de Digital Asset Management ? À quelles problématiques doit-elle répondre ? (Perte de temps lors de la recherche des actifs, difficultés à gérer des projets collaboratifs, problèmes récurrents dans l’organisation des ressources…)
- Quels seront les utilisateurs du logiciel de DAM ? (Leur identification permet d’évaluer les besoins spécifiques : fonctionnalités indispensables, rôle de chaque catégorie d’utilisateur dans le cycle de vie des ressources, besoins en termes de mobilité…)
- Quels types de fichiers seront traités avec la solution ? (Pour tirer pleinement parti des fonctionnalités d’un logiciel de DAM, vous devez vous assurer qu’il prend en charge les types de fichiers habituellement utilisés dans votre organisation.)
- Faut-il intégrer la solution au SI de votre entreprise ? (Si vous souhaitez pouvoir créer des passerelles entre le logiciel et vos supports/outils existants, assurez-vous qu’il dispose des fonctionnalités d’intégration indispensables.)
- Quel est le niveau de connaissance des utilisateurs en matière d’outils informatiques ? Faut-il en tenir compte dans le choix de la solution ? (La question de la prise en main du logiciel de DAM est essentielle : s’il faut passer une heure à exploiter une fonctionnalité de base, l’outil fait perdre plus de temps qu’il n’en fait gagner.)
- Quel est votre budget ? (En fonction du montant de l’investissement que vous pouvez consentir, vous aurez à choisir une solution SaaS ou on-premise, nativement complète ou évolutive, etc.)
Dressez la liste des fonctionnalités souhaitées pour votre logiciel de DAM
À partir des besoins identifiés, vous pourrez établir la liste des fonctionnalités que votre logiciel de DAM devra absolument embarquer. Faisons un point sur les indispensables – celles qui vous permettront d’améliorer vos performances et d’optimiser l’efficacité de votre gestion des ressources, en d’autres termes, les avantages d’une solution de digital asset management :
- Une indexation précise et performante. Un logiciel de DAM sert d’abord à centraliser les actifs numériques dans une plateforme unique et sécurisée, pour ensuite les organiser et les diffuser. Mais l’intérêt d’une telle solution réside ailleurs : dans la performance de ses fonctionnalités d’indexation (la description pertinente des médias, de leurs caractéristiques et des droits afférents). Vous devez pouvoir aisément classer et indexer vos contenus en jouant avec les métadonnées, notamment en y associant des mots-clés, de manière à faciliter la navigation dans la bibliothèque multimédia.
- Un moteur de recherche interne efficace. La fonctionnalité de recherche est la clé de voûte d’un bon logiciel de Digital Asset Management : il est essentiel de pouvoir mettre la main rapidement sur les fichiers dont on a besoin. Cette fonctionnalité peut répondre à différents besoins, en fonction des habitudes de recherche des utilisateurs : par catégorie, par auteur, par format, par mot-clé ou phrase spécifique, par couleur, par date limite d’exploitation, etc.
- Des fonctionnalités collaboratives. Un logiciel de DAM doit permettre aux différents services concernés par les actifs numériques de travailler en bonne entente, en mettant à leur disposition une bibliothèque multimédia commune qui autorise le travail collaboratif en temps réel, la création sur n’importe quel poste, ou encore la synchronisation des modifications apportées. Pour les organisations qui envoient beaucoup de ressources à des destinataires internes ou externes, une fonctionnalité de partage sera la bienvenue.
- Une gestion optimale des droits d’accès. Lorsque de nombreuses personnes travaillent avec les actifs de l’entreprise (collaborateurs ou partenaires extérieurs), il est indispensable d’avoir une fonctionnalité permettant de gérer les droits d’accès au logiciel de DAM. Par son biais, l’administrateur peut attribuer aux utilisateurs des rôles définis et des niveaux d’accès spécifiques, accompagnés de certains droits, en fonction du statut et de l’usage qui est fait des ressources. En complément, une option de suivi doit permettre de visualiser l’historique des actions réalisées sur les différentes ressources (création, modification, suppression, diffusion…).
- Une gestion pointue des droits d’auteur. Lorsque les ressources ont été créées par des tiers, elles peuvent être soumises à des droits d’auteur et d’utilisation stricts. Par exemple, l’exploitation d’une image peut être limitée dans le temps, ou l’utilisation d’un fichier audio être conditionnée au respect d’un cadre donné. Une telle fonctionnalité permet d’ajouter aux actifs des modalités d’utilisation, afin de réduire les risques d’usage inadapté ou non-conforme à la loi.
- Des fonctionnalités de sécurisation des ressources. La sécurité des actifs numériques ne doit pas être négligée. Elle s’impose à deux niveaux : pour prévenir les usages frauduleux (via un système d’authentification renforcé au moment de se connecter à la plateforme), et pour permettre la restauration des actifs en cas de problème informatique ou technique qui aurait pour conséquence la suppression des contenus.
- Autres fonctionnalités possibles : multilinguisme de l’outil, API, accessibilité mobile, statistiques d’activité, etc.
Choisissez le mode d’hébergement de votre outil de DAM
Les fonctionnalités du logiciel de DAM ne font pas tout : il faut aussi que la solution choisie soit pratique d’un point de vue technique et adaptée à vos contraintes. Il existe deux types de solutions de Digital Asset Management : sur site (on-premise), le logiciel est hébergé sur le serveur de votre organisation ; dans le Cloud (en SaaS), l’hébergement est extérieur à votre organisation, et accessible par le biais d’un navigateur web. Les deux options offrent des avantages :
- Un logiciel sur site vous permet de conserver la pleine maîtrise de l’outil : choix des mises à jour, sécurité des ressources, gestion des sauvegardes et des restaurations, etc. De plus, son utilisation est indépendante de la connexion internet, ce qui peut s’avérer avantageux si vous ne disposez pas d’un débit élevé… ou si vous souhaitez isoler au maximum votre plateforme du réseau extérieur.
- Un logiciel en SaaS est plus simple et plus rapide à implémenter, puisqu’il n’y a pas d’infrastructure à prévoir. Il est évolutif et offre la possibilité d’ajouter des modules, de bénéficier de mises à jour régulières et gratuites, ou d’augmenter l’espace de stockage en fonction des besoins. Il est accessible de n’importe où, et potentiellement à n’importe qui, dès lors que l’utilisateur dispose d’une connexion internet… et d’une autorisation ! Enfin, l’abonnement donne généralement accès à une offre de support et de maintenance.
