Avec l’augmentation croissante du nombre d’actifs numériques, les organisations sont de plus en plus nombreuses à adopter une démarche de gestion des ressources (Digital Asset Management, ou DAM). Les causes de cet accroissement sont multiples : importance prise par le content marketing au fil des années, évolution du comportement des consommateurs (toujours plus sensibles aux contenus produits et diffusés par les marques), multiplication des canaux de diffusion… Pour relever ce défi, les entreprises investissent dans des outils adaptés, à l’image des solutions DAM. Mais à quoi sert précisément et quels sont les avantages une plateforme Digital Asset Management ? Quelles organisations en ont vraiment besoin ? Que peut-on faire avec et comment choisir son logiciel DAM ? Faisons le tour du sujet.
Ce qu’une plateforme Digital Asset Management vous permet de faire
Concrètement, que peut-on faire avec un outil DAM ? Ce type de solution réunit un certain nombre de fonctionnalités fondamentales que voici :
- La centralisation des actifs numériques au sein d’une interface unique
- Le stockage des données en lieu sûr (Cloud)
- Le classement et l’indexation des médias (grâce à l’ajout de métadonnées)
- La recherche et la consultation des documents
- Le traitement et la modification des ressources
- Le partage et la diffusion des actifs (dans et hors de l’entreprise)
- Le suivi de l’historique des actions réalisées par les utilisateurs
- La gestion des accès et des droits
Une solution de Digital Asset Management peut aussi embarquer des fonctionnalités plus pointues, comme la possibilité de retoucher des images, l’archivage automatique des médias dont les droits ont expiré, la gestion des contrats, la monétisation des actifs numériques, l’intégration aux outils existants de l’entreprise, etc.
Les organisations concernées par la mise en place d’un outil DAM
Vous vous demandez si votre entreprise est concernée par la mise en place d’une plateforme Digital Asset Management ? En théorie, n’importe quelle structure peut implémenter un outil DAM et en tirer profit. Néanmoins, certaines organisations sont plus concernées que d’autres, notamment les agences de communication et de publicité, mais aussi toutes les entreprises qui disposent d’un département marketing.
Plus globalement, une solution de ce type s’adresse avant tout aux professionnels qui manipulent un grand nombre d’actifs numériques, aux sociétés de grande taille (plus de 1 000 salariés) et aux organisations qui stockent et partagent des ressources sensibles (opérateurs d’importance vitale (OIV) et opérateurs de services essentiels (OSE)). Si vous commencez à produire ou à utiliser un grand nombre de médias, vous allez vite ressentir le besoin d’adopter un outil de gestion des ressources.
Les utilisateurs du DAM au sein de l’entreprise
Qui est concerné par l’utilisation d’une plateforme Digital Asset Management au sein de l’entreprise ? On peut apporter deux réponses :
· Tous les utilisateurs en lien direct ou indirect avec la création, l’exploitation et/ou la diffusion des contenus (métiers du digital, du marketing, de la communication, des ventes, de la propriété intellectuelle, de la R&D, etc.).
· Tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau d’éducation digitale. La prise en main intuitive et l’interface ergonomique permettent à l’ensemble des acteurs du projet d’utiliser la plateforme DAM pour modifier, partager ou publier un contenu sur le web, y compris les néophytes en matière d’informatique.
Les ressources gérées par une solution Digital Asset Management
Une plateforme Digital Asset Management permet de gérer une grande quantité d’actifs numériques et de formats :
- Images (photos produits ou corporate, infographies, illustrations…)
- Vidéos (clips publicitaires, vidéos promotionnelles, entretiens filmés, webinaires, captations d’événements…)
- Fichiers audio (sons, musiques, podcasts, entretiens audio, signatures sonores, publicités radio…)
- Contenus textuels (articles, livres blancs, études de cas, dossiers et communiqués de presse, magazines internes, diaporamas, documents PDF…)
- Contenus d’identité de marque (logos, chartes graphiques, signatures, modèles de documents…)
Le renforcement du travail collaboratif
L’utilisation d’une solution de gestion des actifs numériques a l’avantage de renforcer le travail collaboratif au sein d’une organisation en apportant plus de souplesse et d’agilité.
Les processus de création et d’exploitation des actifs numériques font généralement intervenir de nombreux participants venus d’univers variés : rédacteurs, graphistes, dessinateurs, documentalistes, marketeurs, etc. Ils doivent travailler ensemble sur un projet commun ou, du moins, veiller à ce que leurs actions n’empiètent pas sur celles des autres. En outre, le niveau d’éducation digitale au sein d’une même équipe tend à varier grandement en fonction des personnes, ce qui peut constituer un frein majeur à une collaboration efficiente.
Une plateforme Digital Asset Management apporte des solutions à ces problématiques : la centralisation des actifs, la mutualisation des données, l’intuitivité de la prise en main sont autant d’atouts qui favorisent le travail collaboratif.
La maîtrise des actifs numériques de l’entreprise
Avec un grand nombre d’actifs numériques et d’utilisateurs susceptibles de les exploiter, de les partager ou de les diffuser sur des supports web, il devient difficile de superviser leur utilisation (par les collaborateurs, les partenaires ou les clients) et de s’assurer que celle-ci respecte les droits et les contraintes afférents.
Une plateforme Digital Asset Management apporte une triple solution à cette problématique :
- Un outil de suivi des actions réalisées. En consultant un historique, l’administrateur de l’outil DAM peut savoir à tout moment qui a accédé à la plateforme, quand, et pour faire quoi.
- Un système de sécurisation des accès par mot de passe. Il est possible de configurer les mots de passe en tenant compte de la politique de confidentialité de l’entreprise.
- Un mécanisme de gestion des droits d’utilisation. Tous les utilisateurs ne bénéficient pas du même degré d’autorisation : une plateforme DAM permet d’administrer ces droits en fonction du statut ou du rôle joué par l’utilisateur. De sorte qu’un chef de projet pourra consulter l’ensemble des fichiers, tandis qu’un client devra se contenter d’un accès restreint (sans possibilité d’effectuer des modifications).
La réduction des coûts de stockage et d’utilisation
En rationalisant les étapes de la gestion des ressources numériques, une plateforme Digital Asset Management contribue également à optimiser les coûts de l’entreprise à plusieurs niveaux :
- Temps gagné dans la recherche des actifs
- Réutilisation des médias créés ou achetés (pour une meilleure rentabilité)
- Optimisation du stockage des ressources (pas de doublons, pas de versions obsolètes…)
- Valorisation et exploitation optimale des ressources
- Utilisation d’une seule solution qui centralise tous les actifs (plutôt qu’un ensemble d’outils)
Ces coûts réduits, à leur tour, permettent d’améliorer le retour sur investissement.
Dès lors que vous manipulez une grande quantité de ressources numériques, une plateforme Digital Asset Management sert à tout. Elle réunit l’ensemble des fonctionnalités et des usages dont vous avez besoin pour faire de vos contenus de véritables véhicules de votre identité de marque.
