Avec la signature électronique, l’acte de signer entre de plain-pied dans le XXIe siècle. Ce n’est plus seulement un geste – celui de signer d’une main leste et sûre – mais un mécanisme permettant à la fois de valider le consentement du signataire et de garantir l’intégrité du document (c’est-à-dire son état précis) au moment où la signature numérique est apposée à l’aide de la cryptographie, ce qui la rend bien plus sécurisante que son équivalent manuscrit. Ce faisant, la signature électronique peut servir à tout :
- Signer un document dématérialisé,
- Répondre à des appels d’offres,
- Sécuriser des emails,
- Payer des factures,
- Accéder à des plateformes digitales sécurisées,
- Faire des déclarations fiscales ou sociales,
- Etc.
La signature électronique participe à la dématérialisation des processus et contribue à en renforcer les avantages, découvrez à ce sujet, les nombreux atouts de notre logiciel de signature électronique, oodrive_sign.
Les bénéfices de la signature électronique
La signature électronique s’intègre dans une logique de dématérialisation des processus de l’entreprise. Elle revêt donc des avantages bien connus : réduction des délais de traitement (pas besoin d’allers-retours pour signer des documents en format papier), simplification des échanges (tout se fait en ligne par des utilisateurs qui peuvent être séparés par des milliers de kilomètres) et réduction des coûts (suppression des supports physiques et des démarches liées aux envois de documents). À ces bénéfices généraux, la signature électronique en ajoute un autre, essentiel, qui lui est propre : elle est irrévocable, inaltérable et infalsifiable. La signature électronique qualifiée offre d’ailleurs le niveau de sécurité le plus élevé. Globalement, la signature électronique garantit non seulement l’identité du signataire (par le biais d’un certificat électronique) mais aussi l’intégrité du document signé en le scellant au moment où la signature est apposée. En outre, sa simplicité d’utilisation en fait un levier de conversion.
La signature électronique des documents
L’acte de signer requiert la conjonction de trois composantes : la personne qui signe, le document à signer, et l’outil permettant de le faire. Pour réaliser une signature manuscrite, l’outil en question est un simple stylo. Mais quid de la signature en ligne ? Pour cela, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de signature électronique. Cet outil se compose de deux éléments : d’une part, un certificat électronique contenant les informations relatives au signataire, et d’autre part, un moteur de signature chargé de récupérer les données du certificat et de les apposer sur le document à signer. Ce processus identifie le signataire du document, valide son consentement, et confère à la signature électronique une valeur juridique irréfutable.
Les documents pouvant être signés électroniquement
La signature électronique concerne aujourd’hui tous types de documents : devis, factures, contrats, avenants, bons de commande, prestations de services, partenariats, accords de confidentialité, mandats de prélèvement SEPA, emails, etc. De plus, un grand nombre de formats sont pris en compte, ce qui signifie qu’il est possible de signer électroniquement aussi bien un document Word qu’un document PDF, par exemple. Attention, néanmoins : le Code civil (article 1175) prévoit des restrictions concernant certains actes relatifs au droit de la famille et des successions, ou à des sûretés personnelles ou réelles de nature civile ou commerciale. À noter que la législation nationale peut différer de celle du pays émetteur ; il est donc essentiel de vous renseigner en amont si vous travaillez avec des partenaires ou des clients étrangers.
La valeur juridique d’une signature électronique
La signature électronique a-t-elle la même valeur juridique que son équivalent manuscrit ? L’interrogation est légitime et nécessite une réponse claire. La loi du 13 mars 2000, qui a introduit la signature numérique dans le droit français, lui a conféré la même valeur que la signature manuscrite. De sorte qu’elle donne le consentement du signataire et engage sa responsabilité de la même manière, à condition d’être réalisée par le biais d’un « procédé fiable d’identification [qui garantit] son lien avec l’acte auquel elle s’attache » (Code civil, article 1367). La signature dématérialisée dispose d’une valeur probante dans tous les États membres de l’Union européenne en vertu du règlement eIDAS adopté le 23 juillet 2014.
