Dans un contexte de digitalisation des parcours clients dans la sphère BtoC et BtoB, nous notons malgré tout un secteur dans lequel il y a encore fort à faire. Le processus de validation privilégié en entreprise est encore la signature papier. Dans le cadre de la souscription à un service, ou d’un accord entre deux entités, malgré le peu de confidentialité qui en découle, on signe encore beaucoup sur papier. Pourtant, les professionnels ayant choisi de mettre en place la signature électronique sont très satisfaits de l’avoir fait et ne souhaitent pas retourner en arrière. Intégrer ce procédé est une démarche importante de digitalisation des process dans le but d’améliorer l’expérience utilisateur des collaborateurs en entreprise et des clients. Cette intégration dans les parcours répond à plusieurs besoins et génère des avantages pour les sociétés utilisatrices. La crise sanitaire actuelle est d’ailleurs révélatrice de nouvelles nécessités organisationnelles dont l’adoption de la signature électronique fait partie.
Définissons la signature électronique en entreprise
Dans le but de mieux comprendre vos usages de la signature électronique, nous avons mené une étude auprès des entreprises de 500 salariés et plus. Il s’est avéré que plus de la moitié d’entre elles sont utilisatrices de la signature électronique. Comment expliquer le succès de cet outil digital ? Il est nécessaire de le définir afin de comprendre l’intérêt que peut représenter la signature électronique. Il s’agit d’un procédé technique permettant de donner son accord, de valider des documents informatiques tout en lui donnant une valeur légale. L’e-signature, comme nous pouvons également l’appeler, a la même valeur juridique qu’une signature papier. Et même mieux, elle garantit également l’intégrité du document. Il est par conséquent plus difficile de contester sa valeur.
Il existe plusieurs types de signatures électroniques selon le niveau de sécurité allant de simple à qualifié.
- Les niveaux simples et avancés témoignent d’un faible risque juridique (contrat d’assurance, souscription à un service… etc.)
- Le niveau qualifié se destine à des validations critiques dans le but de rendre la contestation impossible (facture, opération bancaire BtoB, réponses à appel d’offres de marchés publics)
Parmi les utilisateurs de l’outil, 63% pensent que c’est sa simplicité qu’ils apprécient le plus. C’est d’ailleurs le critère le plus recherché lorsqu’il est question de mettre en place la signature électronique en entreprise.
Si la valeur légale et sa simplicité ont conquis de nombreuses entreprises, les conditions actuelles de télétravail régulier donnent à la signature électronique une importance accrue. Elle permet en effet de rendre plus fluide les processus de décision, sans utilisation du papier.
Mettre en place la signature électronique : gagnez du temps !
Bien qu’en dehors des parcours digitaux, la signature papier ne souffre pas toujours d’une mauvaise réputation, certains signataires n’en voient d’ailleurs pas les limites. 92% d’entre eux signent d’ailleurs encore sur papier. Malgré tout, une fois la signature électronique adoptée, les entreprises y voient plusieurs atouts primordiaux :
- Un gain en efficacité évident généré par la rapidité d’exécution du procédé
- La conformité réglementaire du prestataire de service qui se doit de respecter les concepts énoncés par le règlement eiDAS. (electronic IDentification, Authentification and Trust Services)
Assurez un gain en efficacité et gagnez en réactivité
Alors que la signature papier requiert un temps à passer sur chaque signature, son pendant électronique facilite sa réalisation de plusieurs manières. Ainsi, la souscription à un abonnement pouvant prendre de quelques jours à plusieurs semaines avec une signature papier, se réalise en quelques minutes avec une e-signature. Inutile donc d’envoyer des documents par courrier postal. Un mail composé d’une pièce jointe à signer électroniquement renvoyé en quelques minutes permet de diviser le temps de traitement des dossiers et d’augmenter la productivité d’une entreprise. De plus, dans le cadre d’un accord passé en BtoB entre plusieurs signataires ou entités, c’est l’ensemble du processus qui devient beaucoup plus fluide et rapide. Dans un contexte de concurrence importante et de réactivité accrue, la rapidité est un atout à ne pas négliger.
Répondez à la réglementation par le biais de la signature électronique adaptée
Plus de la moitié des entreprises interrogées, attendent du prestataire de signature électronique qu’il garantisse la conformité réglementaire. C’est d’autant plus vrai pour les entreprises portées sur la gestion de données sensibles, dans le secteur bancaire ou de la Santé par exemple. C’est aussi le discours des directions financières des sociétés équipées. Pour répondre au niveau de sécurité exigé par ces secteurs, il est nécessaire d’utiliser une signature qualifiée permettant l’identification du signataire ou de l’entreprise. Un certificat électronique est donc requis pour réaliser la procédure de manière tout à fait sécurisée. Signer électroniquement permet d’intégrer les normes fiscales et administratives. Nous remarquons d’ailleurs que cet outil est principalement utilisé dans le cadre d’échanges avec l’administration publique, plus d’une entreprise utilisatrice sur deux s’en servant à cet effet. La réglementation est fortement incitative à la mise en place de la signature électronique. On constate d’ailleurs une sur-représentation de l’outil dans les procédures des départements liés à la finance.
Certains freins à l’adoption de cette solution digitale
Les non utilisateurs anticipent bien les effets de la signature électronique en matière de gain de temps, de productivité et de sécurisation. Néanmoins, ils estiment que cette solution n’est pas adaptée à leur entreprise pour trois raisons principales.
Un tiers d’entre eux estiment que l’outil n’est pas conforme à leur secteur d’activité. On comprend d’autant mieux ce chiffre en sachant que la moitié des entreprises interrogées non utilisatrices ne voient pas de limite à la signature papier.
39% des sociétés signant encore sur papier déclarent que ce passage au digital n’est pas la priorité. Les intérêts liés à l’utilisation de cet outil avancé ne sont, pour autant, pas oubliés car 6 interrogés non utilisateurs sur 10 portent un intérêt à la dématérialisation de ce processus. Il leur reste donc à passer le cap. Nous avons d’ailleurs décrypté le sujet dans notre article sur la « signature électronique : comment faire passer le cap à votre entreprise ».
Enfin, parmi les sociétés qui n’ont pas passé le cap de la signature digitale, 76% n’utilisent la signature traditionnelle que pour les validations internes et les contrats fournisseurs, aucune obligation réglementaire donc.
Mettre en place la signature électronique en entreprise correspond à un besoin de digitalisation avancée dont l’importance est avérée chez les acteurs de la donnée sensible et dans les échanges administratifs BtoB. Les gains de temps et de productivité générés par la signature électronique bien qu’anticipés par les non utilisateurs, n’ont pas eu le même effet d’attraction. L’après crise sanitaire pourrait être à l’origine d’une nouvelle tendance à suivre.
