Aujourd’hui, beaucoup de professionnels cherchent des solutions pour remplacer le support papier et accroître leur productivité. La dématérialisation leur permet de réduire la durée des procédures et de gérer de manière sécurisée des dossiers avec de nombreux collaborateurs parfois éparpillés sur tout le territoire. Les professions judiciaires ne font pas exception. Et la plateforme Opalexe est là pour simplifier leur quotidien.
Fiabilité des échanges, respect du contradictoire et des exigences procédurales, tenue des délais… Il existe de nombreux avantages à la dématérialisation de l’expertise judiciaire. Une solution comme Opalexe, lancée par CertEurope (groupe Oodrive) en partenariat avec le CNCEJ (Conseil National des compagnies d’Experts de Justice), répond aux exigences de toutes les parties concernées : les experts, les avocats, les greffiers, les justiciables et les magistrats. Mais avant que tout cela ne devienne concret, il a fallu attendre que la législation évolue.
Un certain nombre de dispositions législatives permettent aujourd’hui de dématérialiser la totalité des échanges dans le cadre d’une expertise judiciaire. L’article 1316-1 du Code Civil par exemple reconnaît que « l’écrit sur support électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont l’écrit émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
La loi du 21 juin 2004 (art 1108-1) quant à elle précise : « lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 ; et lorsqu’un acte authentique est requis, au second alinéa de l’article 1317. Lorsqu’est exigée une mention écrite de la main même de celui qui s’oblige, ce dernier peut l’apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir qu’elle ne peut être effectuée que par lui-même ».
Une plateforme d’échanges avec accès sécurisés
Opalexe est une plateforme de collaboration en ligne qui assure la circulation instantanée, contradictoire et sécurisée des documents électroniques de l’expertise. Cette solution permet de partager tous types de fichiers numériques, y compris du son et de l’image, sans faille de sécurité ni limitation de taille. L’identification des participants est assurée par leur certificat électronique.
La dématérialisation de l’expertise judiciaire ne peut se faire qu’avec un haut niveau de sécurité. C’est pourquoi la solution Opalexe propose une authentification forte basée sur des certificats numériques physiques (Token) ou logiciels). Pour accéder à la plateforme, les experts, les avocats et les greffiers doivent présenter un certificat valide d’une Autorité de Certification reconnue. Les autres utilisateurs (partie, sapiteur) s’authentifient grâce à un certificat logiciel généré par l’expert au moment de leur ajout à l’expertise.
L’engouement des professionnels du monde judiciaire pour cet outil prouve qu’il y avait un réel besoin de faire évoluer le secteur et de le moderniser. Et les chiffres sont là pour corroborer ces faits. En effet, 864 expertises ont été ouvertes depuis le lancement de la plateforme en avril 2015, dont 600 uniquement depuis le 1er janvier 2016. En moyenne, 2000 documents y sont déposés mensuellement (jusqu’à 4000 en un mois). Sur les 36 cours d’appels que compte la France, 11 ont au moins 10 expertises ouvertes.
Un outil pour simplifier la dématérialisation de l’expertise judiciaire
Conçue en pensant aux besoins de chacune des parties prenantes (experts, personnels de la justice, avocats), la plateforme permet aux magistrats et greffiers :
. D’accéder aux espaces de partage par expertise
. De notifier électroniquement un expert
. De consulter à tout moment les documents liés à une expertise
. D’être averti par email de l’activité des expertises dans lesquelles ils interviennent (invitation à participer à l’expertise, changements de statut de l’expertise)
. D’être averti par email du dépôt du rapport final
. D’envoyer les documents liés à la taxation une fois l’expertise terminée (Greffiers)
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