Zoom, Google Meet, WhereBy, outils d’intranet et digital workplace... Les solutions pour organiser une visioconférence avec ses collègues ne manquent pas. Mais ces outils assurent-ils la sécurité de ces réunions ? Dans la suite de cet article, on vous offre toutes les pistes nécessaires pour organiser au mieux vos visioconférences en ligne et ce, en toute sécurité.
Organisez vos visioconférences en ligne en toute sécurité
Les risques liés au piratage, à la perte de données et au phishing sont de plus en plus nombreux. Le télétravail est en plein développement et les usages techniques doivent être maîtrisés de tous. Dans le cadre de la visioconférence, il est impératif de mettre en place certaines règles préventives, afin d’éviter de se faire avoir. Voici lesquelles.
1. Évaluer la sécurité de son outil
Le premier point à prendre en compte, est de déterminer si oui ou non, l’outil actuel que vous utilisez est parfaitement sécurisé. Menez un audit en interne et renseignez-vous auprès de votre fournisseur de service. Si vous estimez que le logiciel de visioconférence utilisé est trop « public » ou qu’il est possiblement sujet à des tentatives d’intrusion (sans être en capacité de les contenir), il pourrait être intéressant de vous tourner vers une solution mieux adaptée à vos besoins. Meilleure réputation, logiciel sérieux et certifié, n’hésitez pas à investir dans la sécurité de vos outils afin d’assurer celles de vos données et vos collaborateurs.
2. Mettre en place un « Meeting ID » et un mot de passe
Votre outil sélectionné, reste à aller plus loin encore. Afin d’assurer la bonne organisation de votre visioconférence, pensez à fournir à tous les participants, le meeting ID et le mot de passe donnant accès à votre salle de réunion numérique. En cas de tentative d’intrusion, le mot de passé utilisé empêchera les personnes de s’introduire dans votre tchat. Attention toutefois à éviter ce genre de chose :
- ID : nom.prenom
- MDP : 12345
3. Mettre en place un Waiting Room
Afin de vérifier, en amont, que tous les participants soient les bons, vous pouvez également mettre en place une salle d’attente virtuelle. En tant qu’organisateur de la visioconférence, vous êtes le gardien qui ouvrira et fermera les portes. Vous pouvez donc admettre les personnes présentes dans la waiting room et supposées participer à la réunion, tout en prenant la décision d’exclure les autres.
4. Bloquer l’accès à la room dès que tout le monde y est
Lorsque tous les participants supposés participer à votre réunion sont présents dans la room, vous pouvez ensuite verrouiller votre salle de visioconférence. Les intrus et personnes tentant de s’introduire et d’écouter votre réunion auront beaucoup plus de mal à arriver à leurs fins.
5. Faire attention aux liens
Lorsque vous organisez ou recevez une invitation à participer à une réunion, on vous recommande de prêter une attention toute particulière aux liens qui sont envoyés et utilisés. Ces derniers peuvent être factices et supposent donc une attaque malveillante. Veillez également à faire attention à qui vous les envoyez et de quelle façon. Si ces liens ne sont pas utilisés correctement, ils pourraient vite être corrompus :
- Vérifiez toujours les liens de réunion : à chaque fois, faites attention à la provenance du lien, vérifiez également la teneur du lien (se termine-t-il par .exe?). Pour plus de sécurité, ajoutez un mot de passe à votre mail, par exemple.
- Ne partagez pas les liens de réunion : on vous invite à ne jamais partager vos liens de visioconférence, notamment sur les réseaux sociaux. Invitez seulement les participants et insistez sur le fait qu’il ne faille surtout pas partager ces liens. Si ces derniers se retrouvent un peu partout sur le net, il ne faudra que quelques secondes à un pirate pour corrompre votre réunion.
Si vous veniez à remarquer une activité douteuse, n’hésitez pas non plus à prendre les devants et à avertir vos équipes ainsi que les personnes en charge de la sécurité informatique. Retrouvez également les Bonnes pratiques relatives à la sécurité informatique sur le site de l’ANSSI.
6. Limiter le partage d’écrans
La pratique du « Zoom bombing » consiste à zoomer sur les images des partages d’écran afin d’essayer de récupérer des données ou informations importantes, disséminées au second plan. Pour en réduire les risques, désactivez le partage d’écran pour les participants dans vos paramètres de sécurité. Lorsque le participant souhaite lui aussi montrer quelque chose, donnez-lui votre autorisation.
7. Mettre en place une politique interne liées aux vidéoconférences
Mettre en place une politique interne de visioconférence a un véritable impact. En effet, vous mettez en place de véritables directives, des limites et assurez la sécurité des données relatives à votre entreprise. Cela n’a jamais été aussi important, car de plus en plus d’entreprises permettent à leurs employés de travailler à domicile.
8. Organisez des sessions de formation
Le dernier point est de travailler sur la sensibilisation de vos collaborateurs aux questions relatives à la cybersécurité. N’hésitez pas à les former au sujet des visioconférences et aux diverses façons qui existent pour organiser une visioconférence sécurisée. Ces sessions de formations régulières permettront à vos équipes d’apprendre à utiliser les outils à disposition, de mettre en place des bonnes pratiques et, pourquoi pas, un guide complet des guidelines à suivre pour ne pas se tromper. Cette formation doit également inclure la révision des politiques de visioconférence de l’entreprise et des paramètres de sécurité recommandés.
Oodrive, solution adaptée pour l’organisation de ses réunions professionnelles ?
Oodrive accompagne les professionnels et les entreprises dans l’organisation de réunions par visioconférence, sécurisées grâce à son outil Oodrive_meeting. Nous disposons de certifications et qualifications démontrant que l’ensemble des activités respecte les impératifs les plus élevés en thermes de sécurité informatique : SecNumCloud, ISO 27001, eIDAS pour n’en cité qu’une partie. Des éléments clés, qui permettent d’organiser des visioconférences, en toute sécurité.
Titre h3 de test
Le dernier point est de travailler sur la sensibilisation de vos collaborateurs aux questions relatives à la cybersécurité. N’hésitez pas à les former au sujet des visioconférences et aux diverses façons qui existent pour organiser une visioconférence sécurisée. Ces sessions de formations régulières permettront à vos équipes d’apprendre à utiliser les outils à disposition, de mettre en place des bonnes pratiques et, pourquoi pas, un guide complet des guidelines à suivre pour ne pas se tromper. Cette formation doit également inclure la révision des politiques de visioconférence de l’entreprise et des paramètres de sécurité recommandés.
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