Nous sommes tous passés par l’étape du modèle Word à modifier et compléter pour l’édition d’un nouveau contrat avant de le transformer en format PDF pour signature. Non seulement cette tâche est chronophage, mais elle est également source d’erreurs. Les copiés-collés des informations clients ou encore la redondance du traitement des données vous ennuient et nuisent à la conformité de vos contrats ? Désormais, vous pouvez créer vous-même vos modèles de contrat à partir de Word ou n’importe quel autre logiciel de traitement de texte, et le rendre intelligent pour gagner encore plus de temps. Oodrive_sign vous permet d’intégrer vous-même très simplement vos modèles de contrat sans surcoût.
Comment fonctionne le Smartfield® ?
Avec vos documents Word ou libre office, vous allez ajouter des Smartfields® là où votre contrat doit mentionner des informations particulières. Une fois que vous avez personnalisé intégralement votre document Word avec vos Smartfields®, vous pourrez sauvegarder le modèle et ainsi pour chaque nouveau contrat, automatiser votre processus.
Il existe deux types de Smartfields® :
Le standard : il reprend les informations clients standard tel que le nom, prénom, adresse …
Le personnalisable : vous créez vous-même un Smartfield® qui vous permettra de personnaliser cette information à chaque nouveau contrat sur oodrive_sign.
Focus sur le Smartfield® standard
Par exemple, pour le « Nom Prénom » de mon client, il me suffit de remplacer ces mots dans mon traitement de texte par [oodrivesign_customer_lastname/] [oodrivesign_customer_firstname/]. A tous les endroits où vous devez retrouver le nom ou le prénom de votre client, vous pouvez donc noter ce Smartfield® standard.
Focus sur le Smartfield® personnalisable
Imaginons à présent que vous décidiez d’automatiser la personnalisation de la rémunération dans vos contrats. Transformez dans votre document Word la partie « Rémunération » par un nouveau Smartfield® qui prend la forme [Rémunération/]. Ainsi, lorsque vous éditerez un nouveau contrat pour l’envoyer en signature à distance à votre partenaire, vous serez alors en mesure de systématiquement personnaliser la rémunération.
Avec les Smartfields®, il vous suffit de transformer votre modèle de contrat sur Word la première fois avant de le convertir en PDF, et vous pouvez automatiser et personnaliser vos contrats systématiquement ! La fonctionnalité Smartfield® d’oodrive_sign vous permet de travailler plus rapidement, en automatisant vos processus de façon personnalisable et donc de gagner du temps.
