Afin de simplifier et d’alléger les procédures inscrites dans le Code du travail, le bulletin de salaire électronique a été rendu légal le 12 mai 2009. La loi autorise ainsi un employeur à remettre au salarié son bulletin de paie « sous forme électronique », à condition d’obtenir son accord et de « garantir l’intégrité des données ».
Cette loi s’inscrit dans une volonté plus large de faire évoluer les procédures RH vers la digitalisation. Cependant, dans la pratique, la France reste en retard sur l’adoption du bulletin de salaire électronique par comparaison avec d’autres pays européens. Selon Jean-Christophe Sciberras, PDG du groupe Solvay et auteur d’un rapport sur le sujet remis au gouvernement fin juillet 2015, seules 15% des entreprises ont mis en place ce système, contre plus de 70% en Grande-Bretagne et 95% en Allemagne.
Quels avantages les sociétés peuvent-elles retirer du bulletin de salaire électronique et surtout, comment encourager son adoption tout en respectant les exigences de la loi ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
7 avantages du bulletin de salaire électronique
Sur le principe, le bulletin de paie électronique (BPE) comporte de nombreux avantages pour les entreprises et leurs salariés :
- Il permet de réduire le papier et les coûts liés à sa transmission (impression, affranchissement, etc), une économie non négligeable. Un rapport gouvernemental estime que « la dématérialisation du bulletin de salaire occasionne des économies immédiates de l’ordre de 33 à 67% ».
- Il n’est pas falsifiable car il est signé électroniquement.
- Il est plus facile à conserver car il occupe moins de place et est à l’abri des pertes et destructions (en cas de sinistre, de déménagement, de maladresse).
- Il facilite les interactions avec les administrations ou autres entités exigeant la production des bulletins de paie.
- Il permet une meilleure utilisation des ressources humaines : au lieu de se consacrer à des tâches comme la mise sous pli, le classement des documents, les salariés chargés de la gestion des bulletins de paie peuvent ainsi se recentrer sur des activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
- Le BPE véhicule une image de modernité.
- Il constitue un atout à l’heure où l’on incite les entreprises à être éco-responsables.
Autant de bonnes raisons d’adopter ce système !
Dématérialisation et cycle de vie du bulletin de paie
La mise en place du bulletin de salaire électronique dans les entreprises pose plusieurs questions.
Obtention du consentement – La remise d’un bulletin de salaire en ligne ne peut s’effectuer que si le salarié y a préalablement consenti. Cela signifie d’abord que l’employeur doit trouver une manière de recueillir ce consentement sans contestation possible, la loi n’explicitant pas les modalités de recueil : avenant au contrat de travail, procédure dématérialisée avec signature électronique ?
Par ailleurs, le consentement est obtenu de manière individuelle. Cela signifie que la plupart du temps, il y aura coexistence au sein d’une même entreprise d’un dispositif papier et d’un dispositif électronique.
Remise du bulletin de paie – Sauf disposition contraire, chaque employeur est libre de décider des modalités de remise du bulletin de salaire, qu’il s’agisse de le donner en main propre ou de l’envoyer par courrier.
Dans le cas du BPE, la loi ne spécifie pas non plus sous quelle forme le bulletin doit être transmis, ce qui crée un certain flottement juridique pour les entreprises : envoyer le bulletin de paie par e-mail est-il suffisant ? Comment s’assurer de l’intégrité du document pour qu’il ne puisse pas être falsifié ?
Archivage – Le bulletin de paie fait partie des documents que l’on doit conserver à long terme. Le salarié doit ainsi le garder de manière illimitée tandis que l’entreprise a l’obligation légale de le conserver durant au moins cinq ans, une exigence inscrite dans le Code du Travail et dans celui de la Sécurité Sociale.
L’archivage pose d’autres questions : comment assurer un stockage sécurisé des bulletins de paie en préservant la confidentialité requise ? Comment garantir leur lisibilité dans le temps en dépit des changements technologiques (évolution des formats, des appareils, etc) ? Quelles procédures mettre en place pour veiller à la pérennité des documents quel que soit le devenir de l’entreprise ?
Comment proposer le bulletin de salaire électronique ?
Les solutions technologiques existent et répondent à toutes ces questions :
- On peut garantir l’intégrité des données en signant électroniquement le BPE avec un certificat électronique délivré par un Tiers de Confiance comme CertEurope.
- L’employeur peut assurer la conservation du bulletin de salaire électronique en toute confidentialité en le mettant à la disposition du salarié dans un espace personnel de stockage sécurisé en ligne. Appelé « coffre-fort numérique », ce dispositif garantit l’archivage sur le long terme des documents. On peut marquer chacun d’entre eux à l’aide d’un jeton d’horodatage : comparable au cachet de la poste, il permet de prouver que le document a été mis à disposition à une date précise dans le coffre-fort.
Comment favoriser le passage au bulletin de salaire électronique ?
Le bulletin de paie français reste plus complexe que celui de nos voisins européens. Il peut atteindre 50 lignes là où il n’en fait que 15 en Allemagne. Un vaste chantier de réflexion a été engagé afin de le simplifier et la question de la dématérialisation va de pair avec cette volonté de clarifier et d’alléger les procédures administratives.
Dès 2016, un test à grande échelle devrait être mené auprès de 2.6 millions d’agents de l’Etat afin d’expérimenter la mise en place d’un espace numérique sécurisé pour la remise des bulletins de salaire électronique aux fonctionnaires.
Les technologies existent et sont accessibles en terme de coûts et d’implémentation. Elles permettent à la fois d’apporter les garanties juridiques exigées par la loi mais offrent aussi un dispositif sécurisé, pérenne et facile d’accès aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. Une manière, sans doute, d’installer la confiance nécessaire à une dématérialisation réussie. Comme toujours dans les processus de dématérialisation, les utilisateurs apprécient…
Pour aller plus loin
L’AFNOR a créé des normes qui préconisent de bonnes pratiques, tant sur le plan technique que fonctionnel.
- La norme Z 42-013 : elle vise à favoriser l’archivage et les échanges de fichiers en assurant leur traçabilité et leur intégrité.
- La norme Z 42-025 : elle définit les processus à mettre en place pour recueillir le consentement du salarié, créer le bulletin de paie électronique, le remettre et le conserver.
La FNTC (Fédération des Tiers de Confiance) a également rédigé des guides sur le BPE à l’attention de l’employeur et du salarié.
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