C’est dans les années 1990 que nous parlons pour la première fois de signer électroniquement. La signature électronique entre dans le droit français le 13 mars 2000 après la directive européenne du 13 décembre 1999. Jusqu’à présent, les signatures manuscrites et électroniques cohabitaient. Cependant, le contexte inédit causé par la crise sanitaire du covid-19 nous force à repenser nos façons de faire.
Si, en temps normal, nous pouvions nous contenter d’avoir une évolution progressive tendant vers la digitalisation des processus, aujourd’hui l’urgence est synonyme de changement immédiat des comportements. Signer électroniquement, c’est répondre au besoin immédiat de garantir la pérennité des plans de continuité d’activité. (PCA)
La signature en entreprise
La signature a donc l’utilité d’identifier l’auteur d’un document mais dans le monde du travail, elle a également d’autres buts. De nombreux processus liés à l’activité des entreprises requièrent une ou plusieurs validations à différents niveaux hiérarchiques. Valider des documents en interne, donner son accord et engager aussi bien une personne que l’entreprise entière font partie des attributions de la signature. Par exemple, dans le cas d’une entreprise disposant de chaines de magasins, un fonctionnement utilisant la signature comme moyen de validation rend extrêmement lente l’avancée des projets et la circulation de l’information au quotidien. De plus, malgré la relative rapidité avec laquelle la signature papier s’effectue, on imagine sans mal qu’une grande quantité de tâches prend une ampleur non négligeable dans le temps de travail. Si nous rajoutons l’obligation ponctuelle de devoir envoyer les documents signés par courrier ou coursier, on démultiplie la durée ainsi que les coûts attribués à ces tâches manuelles. Si les inconvénients de la signature papier sont bien ancrés dans les esprits, on note néanmoins que le passage à une méthode de fonctionnement différente relève d’une vraie démarche de modernisation des processus globaux. La transformation numérique des entreprises passe par une volonté profonde des parties prenantes de s’investir dans ces changements, de sorte à assurer la pérennité économique des organisations.
La signature électronique dans les plans de continuité d’activité
Les limites de la signature papier sont criantes lorsqu’il s’agit de faire face à une situation de crise empêchant les salariés d’une entreprise de se rendre sur leur lieu de travail. La pandémie du COVID-19 à l’origine du confinement de la population enlève toute pertinence à la signature traditionnelle en entreprise. Dans la mesure où plus aucun papier ne peut être utilisé pour la réalisation d’une signature, le changement est obligatoire. On ne saurait se permettre de repousser indéfiniment la signature d’un document dans une économie où le temps de réaction est un vrai critère de différenciation et de performance. Un plan de continuité d’activité a pour but de permettre la survie de l’entreprise en cas de sinistre. Il est composé d’une analyse de risque et d’impact ainsi que de mesures préventives et curatives définies en amont. La signature électronique a, dans cette crise, un rôle qui peut être double : elle permet d’une part d’assurer une fluidité de l’activité nécessitant des accords écrits et elle peut, d’autre part, débloquer des sociétés, notamment dans le juridique qui ne peuvent travailler sans accord signé. La signature électronique est dans tous les cas, synonyme de digitalisation et de modernisation, permettant aux entreprises d’avancer dans les processus de validation sans utilisation du support papier.
Pour signer électroniquement, il est nécessaire de se procurer un outil de signature. Il faut également, dans le cas de signatures devant être plus sécurisées, que le signataire obtienne un certificat électronique auprès d’un tiers de confiance, autorité de certification comme CertEurope. Concrètement, il s’agit d’une carte d’identité numérique permettant d’identifier et d’authentifier un signataire. Muni de ces éléments, une personne en charge de signer des documents numériquement peut donner son accord et s’engager. Notons cependant qu’il est possible d’avoir un outil de signature sans avoir recours à un certificat.
Libre des limitations de la signature papier, les validations peuvent toujours avoir lieu même si le signataire en question n’est pas présent dans l’enceinte de l’entreprise.
Signer électroniquement : des atouts en temps de crise comme au quotidien
Gagner du temps
L’avantage le plus marquant après la mise en place d’une solution de signature électronique est certainement la rapidité d’exécution avec laquelle les tâches répétitives de signature s’effectuent. Parapher un document de 30 pages n’a plus la même implication car le temps à dédier à cette activité dématérialisée est très court, de l’ordre d’une poignée de minutes. De plus, en cas de télétravail de longue durée, il n’est plus nécessaire d’attendre que le signataire soit physiquement dans les locaux de l’entreprise pour que la validation ait lieu. Au cours d’une période de confinement obligatoire, il ne s’agit plus, pour certaines sociétés, de gagner ou de perdre du temps mais bien de débloquer des situations d’urgence insolvables sans intervention dématérialisée.
Réduire les coûts
S’il est évident qu’en adoptant une solution de signature électronique, l’utilisation de papier est moins régulière, les économies réalisées ne s’arrêtent pas là. En effet, s’il n’y a plus besoin d’envoyer ni de recevoir de papier à signer, la réduction des coûts de fonctionnement devient d’autant plus conséquente. Dans une grande entreprise disposant de magasins dispersés sur l’ensemble du territoire, ce changement peut facilement générer des fonds supplémentaires à placer sur d’autres centres de coûts.
Assurer la confidentialité de l’information
Dans le cas d’un accord entre deux sociétés, ou entre deux dirigeants, la signature des deux parties est requise. La signature papier implique de devoir faire passer entre les mains de plusieurs personnes le document. Non seulement, le papier de par sa nature volatile n’est en rien sécurisé et peut être facilement cause de fuite d’informations mais son contenu est, en outre, à la portée des intermédiaires entre les deux signataires. La digitalisation du processus de décision donne un cadre sécurisé à la signature de document. Comme nous l’avons vu plus haut, la capacité de signer électroniquement avec un haut niveau de sécurité, nécessite la création d’une identité numérique via un certificat numérique. Il permet d’assurer l’intégrité du document et d’authentifier les deux parties. De son nom complet, le certificat de signature électronique se présente, pour les niveaux de sécurité élevés, sous la forme d’une clé usb (appelée aussi clé cryptographique) sur différents échelons. En France, ils sont déterminés par le référentiel RGS (Règlement général de sécurité) allant du niveau élémentaire : RGS *(sans clé), qualifié (RGS **) à renforcé (RGS ***). Le cadre juridique, au niveau européen, englobant aussi bien la création des certificats que les autorités de susceptibles de délivrer des identités électroniques est né via le règlement eIDAS. (electronic IDentification, Authentification and trust Services) Il a été prévu pour superviser l’identification électronique et instaurer la confiance aux transactions électroniques au sein de l’Union Européenne. Si vous désirez en savoir davantage concernant le niveau de sécurité attribué aux solutions d’oodrive, n’hésitez pas à consulter notre page thématique dédiée : Nos qualifications et certifications.
Dans une période de relative désorganisation du fait du confinement, les données confidentielles des entreprises ne doivent pas pâtir du changement brutal du mode d’organisation du travail. La dématérialisation des processus doit s’inscrire durablement dans les politiques d’entreprises, même une fois la crise passée.
Signer électroniquement c’est adopter un positionnement moderne
Alors que l’objectif du zéro papier est depuis longtemps devenu un angle d’attaque pour adresser la thématique de la protection de l’environnement, la signature numérique est l’une des solutions efficaces pour l’atteindre. De plus, passer à ce nouveau mode de validation des processus pour ses salariés et ses clients, a tout d’un passage à la modernité. Pour que ce changement se produise sans heurt, il est nécessaire de bien l’encadrer et l’expliquer, afin que cette nouvelle manière d’avancer se mette en place de manière fluide. Assurer à ses clients que les conséquences organisationnelles d’une crise sanitaire n’ont pas d’impact sur la continuité d’activité grâce à la dématérialisation de ses services renforce leur confiance pour l’avenir.
Signer électroniquement est l’une des briques de la dématérialisation de l’activité des entreprises qui doit se faire de manière urgente. Les récents évènements liés à la crise du covid-19 nous font prendre conscience que la production de valeur ajoutée est bien entendu toujours possible. La signature numérique y est pour beaucoup puisqu’elle permet de débloquer littéralement la situation des sociétés qui en sont dépendantes. Aujourd’hui, il ne leur est pas seulement permis de continuer à travailler mais surtout de mieux le faire.
