Réunion de gouvernance

BTP-Immobilier

Le groupe CFE optimise ses réunions stratégiques avec une Board Room intuitive et sécurisée

CFE

15

filiales

Solution déployée

100%

d'adoption

“Aujourd’hui employé dans le cadre des activités de contractualisation et de promotion immobilière, la solution d’Oodrive est clairement devenue incontournable pour nous.”

Reginald Cartuyvels,

IT Business Partner, Groupe CFE

Le groupe CFE est un acteur majeur du secteur de l’industrie belge. Son activité se divise en quatre segments. Sur ces quatre segments, CFE ambitionne de construire le futur et, ce faisant, de transformer (et d’améliorer) la vie quotidienne de centaines de milliers de personnes.

Ces 20 dernières années, le groupe a connu un développement rapide à travers des acquisitions et des fusions qui ont contribué à renforcer ses activités. Pour Reginald Cartuyvels, IT Business Partner au sein de CFE, cette croissance diligente représente un défi majeur : il faut que la digitalisation suive le rythme et s’adapte aux besoins métiers autant qu’aux enjeux stratégiques. « Mon rôle consiste à identifier les solutions IT capables de répondre à des besoins business pointus, dans le but de digitaliser et de simplifier les processus métiers ». C’est dans ce contexte qu’il se met en quête d’une solution de Board Room virtuelle susceptible de remplacer un panel d’outils désormais inadaptés aux problématiques du groupe : organiser des réunions stratégiques en toute simplicité, mais aussi en toute sécurité.

« Avec Oodrive Meet, les administrateurs sont en mesure de préparer les réunions du top management – comités d’audit, de risque ou de rémunération, board meetings… – dans des conditions optimales de sécurité et de confidentialité, y compris en mobilité », souligne Reginald Cartuyvels.

Découvrons à quels besoins Oodrive Meet se devait de répondre pour le groupe CFE, et comment s’est passée sa mise en place.

L’organisation de réunions stratégiques dans un environnement simplifié et sécurisé

Les réunions stratégiques portent des enjeux de confidentialité et de sécurité élevés, auxquels les entreprises doivent répondre en s’orientant vers des outils adéquats. Pendant de longues années, le groupe CFE s’est appuyé sur une solution de gestion sécurisée des documents – DOCOVA – pour les instances de gouvernance, associée à IBM Notes pour le mailing et le partage de fichiers, et à Polycom pour la visioconférence. Après la migration des données vers Outlook et Office 365, cependant, la question s’est posée d’implémenter un nouvel outil. Selon Reginald Cartuyvels, «le passage à Office 365 a donné l’impulsion pour chercher une nouvelle solution susceptible de répondre à nos attentes en termes de convivialité, d’accessibilité mobile, de sécurité et de coût».

En interne, tout le monde est d’accord pour valider la nécessité d’un changement. Alors que certains yeux se tournent vers les applications standards de Microsoft, et que d’autres regardent du côté des outils déjà employés par les sociétés sœurs du groupe, l’équipe IT propose de s’orienter vers une solution entièrement nouvelle. Il se trouve que Oodrive Meet et l’une des solutions du marché qui propose précisément les fonctionnalités recherchées par le groupe : simplicité de prise en main, accessibilité depuis tout type d’appareil, confidentialité des échanges, et sécurisation des documents.

Oodrive Meet a été conçu pour simplifier l’organisation et la planification des réunions stratégiques en offrant aux administrateurs un espace virtuel sécurisé, ainsi que toute une batterie de fonctionnalités pensées pour optimiser la préparation : attribution et gestion des droits, envoi d’invitations, compilation des documents (que les participants peuvent consulter, modifier ou annoter en fonction des droits dont ils disposent), système de vote, intégration de Microsoft Teams pour la visioconférence…

“Oodrive Meet est un ‘game changer’. La solution est ‘user-friendly’, aussi bien pour les administrateurs que pour les utilisateurs finaux. La gestion des droits, associée à la mobilité complète, contribue quant à elle à transformer les usages – pour un impact indiscutablement positif.”

Reginald Cartuyvels,

IT Business Partner, Groupe CFE

Une implémentation rapide et une prise en main immédiate

Une fois la bonne solution trouvée, c’est un autre défi qui se fait jour : l’implémentation doit être achevée dans les meilleurs délais. Les comités et les board meetings ayant lieu tous les trois mois environ, l’équipe IT dispose d’un créneau de quelques semaines pour mettre en place le nouvel outil et assurer la préparation de la réunion suivante.

Grâce à la réactivité des Customer Success Managers d’Oodrive, le défi est relevé avec souplesse et efficacité. Reginald Cartuyvels raconte : «Il s’est écoulé environ deux mois entre le “go” donné à Oodrive et le moment où nous avons commencé à travailler sur Oodrive Meet. Dans l’intervalle, nous avons procédé à la migration des documents archivés, assuré la formation des utilisateurs clés, et veillé à ce que la prise en main par les utilisateurs finaux se fasse sans heurts.» L’outil nécessite bien quelques adaptations au démarrage, mais l’adoption est unanime : il n’est pas nécessaire d’organiser des sessions étendues de formation, et les rares questions remontées par les collaborateurs sont prises en charge par les utilisateurs clés.

Aujourd’hui, Oodrive Meet est employé par une centaine d’utilisateurs, en interne et en externe, et géré par quelques dizaines d’administrateurs. La gestion poussée des accès permet d’attribuer les profils de connexion en fonction des usages, et il est très facile de supprimer ou de modifier un compte en cas de changement.

Bien qu’on puisse difficilement mesurer l’impact d’une solution de cette nature, il y a pourtant des signes qui ne trompent pas. Comme le fait remarquer Reginald Cartuyvels : «Les utilisateurs soulèvent peu de problèmes dans leur usage quotidien de Oodrive Meet. C’est, à mon sens, la meilleure preuve du succès rencontré par l’outil. À tel point que nous réfléchissons à l’idée d’intégrer d’autres types de réunions !»

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