Sichere Konferenzen und Gremiensitzungen

Ein virtueller Sitzungsraum ist eine digitale Lösung zur Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen. Der Raum wird als vom Firmen-IT-Netzwerk unabhängiges „Bubble“ betrieben. Die dort gespeicherten Daten bleiben sicher und Diskussionen vertraulich.

Ein virtueller Sitzungsraum hat viele Nutzen: Er erleichtert die Gremienorganisation, gewährleistet die Sicherheit von Dokumenten und Vertraulichkeit von Diskussionen und spart Zeit und Geld durch drastische Papiereinsparung.

Zu den kritischen Informationen, die vor, während und nach Gremiensitzungen genutzt werden, gehören Finanz- und strategische Daten, Unternehmensgeheimnisse oder sensible gremieninterne Diskussionen. Falls diese Daten gestohlen, verloren oder geändert werden, stellt das ein Risiko für die Zukunft der Organisation dar.

Mit Oodrive Meet und wenigen Klicks wählen Sie den Sitzungstermin, legen die Tagesordnung fest, verlinken Dokumente und laden Teilnehmer ein. Zahlreiche Funktionen unterstützen Sie dabei, in jeder Situation und auch wenn Sie unterwegs sind.

In Oodrive Meet ist die Tagesordnung der Sitzungen klar; Dokumente sind nach Tagesordnungspunkt sortiert; alle Teilnehmer erhalten Benachrichtigungen bei jeder Änderung und können in Echtzeit auf alle Elemente zugreifen, die sie zur Sitzungsvorbereitung brauchen.

Als Organisator kontrollieren Sie die Teilnehmer und beitragende Gäste über eine spezielles Dashboard bei Oodrive Meet. Sie legen die Zugriffsrechte für jeden Teilnehmer fest sowie Ansichts- und Bearbeitungsrechte für Sitzungsdokumente. Sie können auch von jedem Anwesenheitsstatus und Aktivitäten im “Activity Monitoring” Interface einsehen.

Ja, Oodrive Meet erleichtert den Zugang zu Dokumenten bei sowohl Face-to-Face als auch Remote Meetings. Der Organisator und die Teilnehmer greifen auf die Sitzung und dazugehörige Dokumente von einem dezidierten Webinterface oder mobilen Apps (iOS und Android) zu. Unabhängig vom Zugangsmodus gewährleisten Sicherheitsprotokolle sicheren Zugriff auf Ihre kritischen und strategischen Daten.

Ihre Sitzungsdaten sind extrem sensibel, deshalb werden Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für jeden Nutzer einzeln eingestellt. Ferner nutzt die Lösung mehrere Sicherheitsprotokolle: Passwortverschlüsselung, starke Authentifizierung, Verbindung über mobile Apps Berührungserkennung (Touch ID) usw.

Oodrive Meet ist eine ultra-sichere “Bubble”, die im SaaS-Modus gehostet wird, unabhängig vom IT-Netzwerk des Unternehmens und sogar seiner T-Abteilung. Nur autorisierte Teilnehmer haben Zugriff, somit sind Ihre kritischen Daten sicher.

Bei Oodrive Meet werden Ihre Daten auf Servern in Europa gespeichert und sind somit durch europäische gesetzliche Rahmenbedingungen geschützt. Insbesondere unterbindet die Gesetzgebung den Export außerhalb der EU-Grenzen.