Sichere Konferenzen und Gremiensitzungen

Effektive Sitzungen veranstalten mit Videokonferenzen sowie Kalender- und Meetingtools, die offene Diskussionen in einer sicheren Umgebung ermöglichen.

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Organisation bringt Erfolg

Oodrive Meet erleichtert die Organisation jedes Aspektes eines Remote-Meetings, von der Findung eines gemeinsamen Termins über die Zusammenstellung von Dokumenten als Gesprächsgrundlage bis zur Ergebniskommunikation.
Alles innerhalb einer sicheren Umgebung.

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  • Fördert hochrangige Diskussionen bei voller Compliance mit Sicherheitsanforderungen, von Management- und Vorstandssitzungen bis zu Sicherheits- Regierungs- und Betriebsausschüssen.
  • Sichere Meetings organisieren und hosten direkt innerhalb von Microsoft Teams dank lückenloser Integration.
  • Alles an einem Ort verwalten: Einladungen, Dokumentenzugriffsrechte, Abstimmungen usw.
  • Tagesordnung festlegen und zu jedem Thema relevantes Material anhängen, mit Tools zur einfachen Zusammenstellung, Teilung und Validierung von Dokumenten.
  • Teilnehmerbenachrichtigungen personalisieren, Dokumentenzugriffsrechte erteilen oder einschränken nach Nutzer und Datei, mit Lese-, Kommentar- und Druckrechten.
  • Maßgeschneiderte Workflows implementieren mit der Oodrive API.

Damit jedes Meeting zählt

Beflügeln Sie qualifizierte Diskussionen, indem Sie es den Teilnehmern erleichtern, die notwendige Information zu finden. Oodrive Meet bündelt Arbeitskalender, Tagesordnungen und Dokumente an einem sicheren Ort, verfügbar auf mobilen Geräten, Tablet oder Desktop.
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  • Dokumente, Diskussionen und Protokolle kommentieren und teilen, einzelnen oder allen Teilnehmern, mit intuitiven Tools, die online oder offline ohne Zusatzanwendungen funktionieren.
  • Dokumente sicher und zeitnah validieren, mit integrierter elektronischer Signatur.
  • Material on-the-go aktualisieren, von überall und jedem Gerät.
  • Änderungen leicht verfolgen mit automatischen Benachrichtigungenüber jede Modifikation, ob Dokumentenbearbeitung oder Updates bezüglich Teilnehmer oder Tagesordnungspunkte.
  • Führungskräften einen zentralen Datenpool geben, mit dem nächste Schritte vertrauensvoll geplant und umgesetzt werden können.
  • Auf einem Blick Anwesenheit erfassen und Zugriffsrechte kontrollieren mit dem Meeting-Zugriffs-Dashboard.

Damit Diskussionen vertraulich bleiben

Eine sichere Umgebung bieten für die Diskussion von sensiblen Themen, unter strenger Einhaltung von Gremienregeln und -bestimmungen. Oodrive Meet ist eine Rundum-Lösung für gesicherte Meetings, von Anfang bis Ende. Sie können Aufzeichnungen teilen, sensible Dokumente besprechen, Protokolle abzeichnen und somit effektive Führung gewährleisten.

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  • Sicherheit auf höchster Stufe bieten mit verschlüsselten Sessions und Content, Passwortauthentifizierung per SMS (OTP), mit optionaler Zusatzsoftware für Berührungs- und Gesichtserkennung (Touch ID, Face ID).
  • Content, Daten und Kommunikation schützen mit State-of-the-Art Technologien und höchsten Zertifikationsstufen. Oodrive wird in der EU gehostet, in ultra-sicheren Rechenzentren (ANSSI SecNumCloud-zertifiziert) unter strengsten Datenschutzauflagen.
  • Neueste ultra-sichere Videokonferenz- und Chatlösungen nutzen, mit nativer Integration von Tixeo, Olvid, und einem Ökosystem von zertifizierten Drittanbieter-Apps.
  • Zeitnah und umfassend Prüfungsanfragen nachkommenmit schnellem und einfachem Zugriff auf Sitzungsdokumente. Oodrive Meet ist darauf ausgerichtet, Compliance zu vereinfachen und die Befolgung von Gremienbestimmungen zu unterstützen.

Wichtigste Funktionen

Kollaboration

Gemeinsame Arbeit an Tischvorlagen erleichtern, Beschlüsse und Abstimmungen durchführen, Aufgaben zuweisen und per sicherem Chat und Video kommunizieren.

Kalender

Kalendereinladungen teilen für Meetings, Save the Dates und Tagesordnungen mit angehängten Dokumenten verschicken. Oodrive Meet mit Webmail- Systemen wie Outlook und Gmail synchronisieren.

Dokumente

Dokumentenbündel erstellen und mit Gremienmitgliedern teilen, mit strengen Zugriffsrechten, die individuell oder gruppenweise vergeben werden. Einstellungen und Ansichtslogs zur verbesserten Sicherheit teilen.

Protokolle

Automatisch Sitzungsprotokolle generieren
mit Teilnehmerlisten, Datum und besprochenen Themen. Schneller Zugriff auf vergangene Sitzungsprotokolle, um diese mit Stakeholdern zu teilen.

FAQ

Was ist ein virtueller Sitzungsraum?

Mehr erfahren über sichere Konferenzen, Trust-zertifizierte Umgebungen u.a. in unseren FAQs.

Ein virtueller Sitzungsraum ist eine digitale Lösung zur Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen. Der Raum wird als vom Firmen-IT-Netzwerk unabhängiges „Bubble“ betrieben. Die dort gespeicherten Daten bleiben sicher und Diskussionen vertraulich.

Ein virtueller Sitzungsraum hat viele Nutzen: Er erleichtert die Gremienorganisation, gewährleistet die Sicherheit von Dokumenten und Vertraulichkeit von Diskussionen und spart Zeit und Geld durch drastische Papiereinsparung.

Zu den kritischen Informationen, die vor, während und nach Gremiensitzungen genutzt werden, gehören Finanz- und strategische Daten, Unternehmensgeheimnisse oder sensible gremieninterne Diskussionen. Falls diese Daten gestohlen, verloren oder geändert werden, stellt das ein Risiko für die Zukunft der Organisation dar.

Mit Oodrive Meet und wenigen Klicks wählen Sie den Sitzungstermin, legen die Tagesordnung fest, verlinken Dokumente und laden Teilnehmer ein. Zahlreiche Funktionen unterstützen Sie dabei, in jeder Situation und auch wenn Sie unterwegs sind.

In Oodrive Meet ist die Tagesordnung der Sitzungen klar; Dokumente sind nach Tagesordnungspunkt sortiert; alle Teilnehmer erhalten Benachrichtigungen bei jeder Änderung und können in Echtzeit auf alle Elemente zugreifen, die sie zur Sitzungsvorbereitung brauchen.

Als Organisator kontrollieren Sie die Teilnehmer und beitragende Gäste über eine spezielles Dashboard bei Oodrive Meet. Sie legen die Zugriffsrechte für jeden Teilnehmer fest sowie Ansichts- und Bearbeitungsrechte für Sitzungsdokumente. Sie können auch von jedem Anwesenheitsstatus und Aktivitäten im “Activity Monitoring” Interface einsehen.

Ja, Oodrive Meet erleichtert den Zugang zu Dokumenten bei sowohl Face-to-Face als auch Remote Meetings. Der Organisator und die Teilnehmer greifen auf die Sitzung und dazugehörige Dokumente von einem dezidierten Webinterface oder mobilen Apps (iOS und Android) zu. Unabhängig vom Zugangsmodus gewährleisten Sicherheitsprotokolle sicheren Zugriff auf Ihre kritischen und strategischen Daten.

Ihre Sitzungsdaten sind extrem sensibel, deshalb werden Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für jeden Nutzer einzeln eingestellt. Ferner nutzt die Lösung mehrere Sicherheitsprotokolle: Passwortverschlüsselung, starke Authentifizierung, Verbindung über mobile Apps Berührungserkennung (Touch ID) usw.

Oodrive Meet ist eine ultra-sichere “Bubble”, die im SaaS-Modus gehostet wird, unabhängig vom IT-Netzwerk des Unternehmens und sogar seiner T-Abteilung. Nur autorisierte Teilnehmer haben Zugriff, somit sind Ihre kritischen Daten sicher.

Bei Oodrive Meet werden Ihre Daten auf Servern in Europa gespeichert und sind somit durch europäische gesetzliche Rahmenbedingungen geschützt. Insbesondere unterbindet die Gesetzgebung den Export außerhalb der EU-Grenzen.

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Perfekte Umgebung für offene Diskussionen schaffen

Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen sensible Inhalte sichern kann, ohne den Workflow auszubremsen.
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