Veilige conferenties en bestuursvergaderingen

Een virtuele bestuurskamer is een digitale oplossing waar bestuursvergaderingen worden voorbereid en gehouden. Ze werkt als een \’bubbel\’ die losstaat van het computernetwerk van het bedrijf, waardoor de gegevens veilig bewaard blijven en alle gesprekken vertrouwelijk gebeuren.

Een virtuele bestuurskamer heeft heel wat voordelen: ze maakt het eenvoudiger om het bedrijfsbestuur te organiseren, houdt documenten veilig en gesprekken vertrouwelijk, en bespaart tijd en geld omdat er minder papier wordt gebruikt.

De informatie die voor en tijdens bestuursvergaderingen wordt gebruikt, is kritiek: meestal gaat het bijvoorbeeld over financiële of strategische gegevens, bedrijfsgeheimen of gesprekken tussen leden van de bestuursraad. Als die gegevens worden gestolen, gewijzigd of verloren gaan, komt de toekomst van de organisatie in gevaar.

Met Oodrive Meet kies je de datum van je vergadering, stel je de agenda in, link je de nodige documenten en nodig je de deelnemers uit in slechts enkele kliks. Er zijn tal van functies die je helpen bij het voorbereiden van vergaderingen in alle omstandigheden, zelfs wanneer je onderweg bent.

In Oodrive Meet is de agenda van je vergadering duidelijk opgesteld en zijn documenten gesorteerd per agendapunt om ze makkelijk te bespreken. Bovendien krijgen de deelnemers meldingen bij elke wijziging en krijgen ze in real time toegang tot alle elementen die ze nodig hebben om zich op de vergadering voor te bereiden.

Als organisator controleer jij de deelnemers en bijdragers van je vergadering via een speciale weergave in Oodrive Meet. Jij stelt de toegangs-, weergave- en bewerkrechten voor de relevante documenten in voor elke deelnemer. Je kunt ook de aanwezigheidsstatus en activiteiten voor elke persoon bekijken in het scherm \’Activiteitsmonitoring\’.

Ja, Oodrive Meet is zo ontworpen dat je eenvoudig de nodige documenten kunt bekijken voor fysieke of televergaderingen. De organisator en deelnemers kunnen de vergadering bijwonen en de documenten bekijken via de daarvoor bestemde webinterface of mobiele apps (iOS en Android). Via welke interface je ook verbinding maakt, overal gelden beveiligingsprotocols die de toegang tot je kritieke en strategische gegevens reguleren.

Vergaderingsgegevens zijn extreem gevoelig, dus worden de toegangsrechten en machtigingen per gebruiker toegekend. Bovendien hanteert de oplossing meerdere beveiligingsprotocols, zoals wachtwoordversleuteling, sterke authenticatie, mobiel inloggen met Touch ID, …

Oodrive Meet is een ultraveilige \’bubbel\’ die als SaaS wordt gehost en losstaat van het interne netwerk en de IT-afdeling van het bedrijf. Alleen geautoriseerde deelnemers krijgen toegang. Je kritieke gegevens zijn dus helemaal veilig.

Met Oodrive Meet worden je gegevens opgeslagen op servers die in Europa liggen en dus door de Europese wetgeving beschermd zijn. Die wetgeving verbiedt in het bijzonder dat de gegevens buiten de EU-grenzen worden geëxporteerd.