Le choix du logiciel de gestion de bibliothèque multimédia est à faire avec soin, encore plus s’il s’agit de prendre en charge celle d’une entreprise ou d’une organisation. Une médiathèque d’entreprise, qu’elle soit interne ou en ligne, doit faire l’objet d’une stratégie de gestion efficace afin de valoriser et de protéger le contenu.

Logiciel médiathèque : la gestion des actifs numériques

Les actifs numériques incluent tous types de documents numérisés que l’entreprise utilise dans le cadre de ses activités. Il peut s’agir de documents pour la communication ou pour l’administration (factures, courriels, lettres d’informations, etc.), mais aussi de fichiers média et multimédia (son, images, vidéo notamment). La gestion de ces fichiers nécessite un outil adapté étant donné la complexité de la tâche due à leur diversité, aux différents formats utilisés et surtout leur quantité. Trouver un logiciel médiathèque, de photothèque et de banques d’images s’impose donc pour s’en occuper dans les règles de l’art.

La gestion de médiathèque : fastidieuse et chronophage

En fonction de son activité principale, la médiathèque d’une entreprise peut contenir jusqu’à des centaines de milliers de fichiers numérisés de toutes sortes (images, photos, sons, vidéos, textes, etc.), et tous formats confondus.

La gestion manuelle de ces contenus nécessiterait non seulement beaucoup de temps, mais également des ressources humaines considérables, et le risque d’erreur est réel. En effet, il faut effectuer le tri, l’optimisation, le classement dans la médiathèque en fonction des critères prédéfinis, ainsi que l’archivage des fichiers considérés comme obsolètes mais qu’il faut encore garder. Il faut également réaliser l’indexation des fichiers suivant des mots-clés donnés pour faciliter les recherches ultérieures.

Sans un logiciel médiathèque adapté, les responsables jetteront l’éponge rapidement. On peut en effet aujourd’hui trouver des outils performants et fiables qui permettent de prendre en charge rapidement les actifs numériques, en limitant les risques d’erreur. Ils offrent également la possibilité de simplifier la diffusion et le partage des fichiers, aussi bien en interne qu’en externe.

Logiciel médiathèque : outil incontournable des documentalistes

Les logiciels médiathèque sont avant tout des outils d’administration de base de données. Le paramétrage doit être effectué correctement afin de pouvoir répondre parfaitement aux besoins des organisations qui y ont recours.

Les classements des titres par ordre alphabétique et par « type de fichiers » sont évidemment incontournables. Ces fonctionnalités basiques peuvent suffire pour la plupart des petites bibliothèques, qui ont un nombre de titres assez limités. Afin de pouvoir affiner les recherches, il est cependant indispensable de pouvoir définir des catégories supplémentaires ou tags.

Celles-ci varieront en fonction de la nature de l’organisation et de ses objectifs, les organes de presse pourront par exemple classer les documents selon leur date, l’évènement ou la zone géographique auxquels ils se rapportent.

Le nombre de catégories n’étant pas limité, les meilleurs logiciels médiathèque doivent donc aussi comprendre un moteur de recherche performant afin de permettre aux utilisateurs de trouver rapidement le fichier souhaité.

Des avantages qui vont bien au-delà de la simple classification

L’avènement du « tout numérique » a entrainé une explosion des documents photo, vidéos et sonores dématérialisés et les nouvelles solutions logicielles d’administration de médiathèque tirent pleinement parti de ces nouvelles possibilités.

En effet, il est désormais possible à tous les utilisateurs d’avoir accès aux documents en ligne de la médiathèque de toutes les institutions culturelles ou agences, indépendamment de leur localisation géographique. Pour ces dernières, c’est l’occasion de monétiser l’utilisation ou la consultation de ces documents multimédias et ainsi de valoriser leurs ressources numériques.

Gestion de médiathèque d’entreprise : une tâche fastidieuse

Les entreprises dont les activités nécessitent l’utilisation en masse de documents médias et multimédias, doivent se doter d’outils performants et fiables pour assurer une gestion efficace de leurs actifs numériques. En effet, sans un logiciel médiathèque adapté, les responsables des banques d’images, banques de sons et bibliothèque vidéo risquent d’avoir fort à faire compte tenu du grand nombre de fichiers à prendre en charge. La création, la réception, le tri, le traitement, leur diffusion, leur indexation et leur archivage sont autant d’opérations fastidieuses et chronophages dont il faut s’occuper. C’est la raison pour laquelle il est également primordial de bien choisir la solution que vous utiliserez.

Le numérique au secours des gestionnaires de documents des entreprises

Depuis plusieurs décennies maintenant, le numérique et la dématérialisation des documents ont simplifié largement les missions qui incombent aux différentes responsables des documents des entreprises. En effet, ces deux technologies ont permis d’optimiser la stratégie d’organisation de la prise en charge d’une part de tous les documents nécessaires à la gestion globale ou spécifique de l’entreprise, et d’autre de tous les documents requis pour la bonne marche des activités de la société.

Ainsi la production des documents, leur traitement, leur partage et leur diffusion, mais également leur classement et leur archivage est nettement plus facile. Aussi bien les factures que les bons de commande et les paperasseries de suivi de commande, de même que les documents de communication interne ou externes qui doivent être gardés sont numérisés et stockés dans des supports dédiés. Il en est de même pour les images, photos, sons et vidéo sont classés dans des bibliothèques virtuelles. Toutefois, sans l’aide d’un logiciel médiathèque professionnelle, la gestion de ces actifs numériques peut vite devenir fastidieuse.

Gestion intégrale de tous les types de contenus numériques

Dans certains domaines d’activité, les images, vidéos, fichiers audio et autres documents représentent des outils de travail indispensables. Pour d’autres organisations, ces contenus s’intègrent dans les supports marketing et commerciaux, dans les correspondances… Selon les besoins des unes et des autres, les actifs numériques en stock se comptent par centaines jusqu’à des dizaines de milliers.

Ainsi, le recours à un logiciel médiathèque performant s’impose. Il permet de renommer les fichiers multimédias selon une nomenclature homogène, les indexer pour une recherche facile, les archiver en sécurité, et au besoin, les partager, les envoyer en pièce jointe d’un courriel ou les publier.

Les avantages du logiciel médiathèque

Cette immense bibliothèque est mise à disposition d’un média ; elle fait gagner un temps précieux à l’utilisateur et offre un gain de productivité notable. De plus, ce dernier peut être sûr d’obtenir une version à jour de chaque fichier (en particulier le logo et les autres visuels de l’entreprise).

Les questions juridiques liées aux droits d’exploitation pour les contenus fournis par des partenaires étant prises en charge par le logiciel gestionnaire de la médiathèque, les risques de poursuite sont donc moindres.