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La signature électronique gagne du terrain. Plus sûre que son homologue manuscrite (en raison de ses multiples couches de sécurité), elle permet aussi aux professionnels de gagner un temps précieux et de réaliser des économies, et s’intègre efficacement aux processus métiers – ainsi qu’aux logiciels – existants. La crise sanitaire n’a fait qu’accélérer le recours à cette technologie : 25 % des entreprises non équipées envisageaient de choisir un outil de signature électronique en 2021 (voir notre infographie). Vous êtes dans ce cas ? Vous vous demandez comment choisir le bon produit ? Découvrez notre comparatif dédié aux logiciels de signature électronique et faites le bon choix !
Outil évoqués dans ce comparatif :
Docusign
Yousign
Universign
Signaturit
AdobeSign
oodrive_sign
Comparatif des logiciels de signature électronique : un point sur le marché
Le recours à la signature électronique est entré dans les mœurs. Les trois quarts des utilisateurs s’en servent pour traiter des documents internes et externes, en particulier des bons de commande, des factures et des justificatifs, et des pièces relatives aux marchés publics. Pour répondre à ces besoins croissants, de nombreuses solutions ont pris place sur le marché. Or, pour un professionnel qui souhaite adopter une telle solution, il est normal de vouloir trouver le « meilleur » logiciel de signature électronique. Comment dénicher le bon ?
À première vue, les différents outils disponibles se ressemblent beaucoup : ils donnent tous la possibilité de signer électroniquement les documents – et de les faire signer aux interlocuteurs – en offrant un cadre sécuritaire pointu et en s’appuyant sur des règles de conformité. La plupart des solutions s’adressent à l’ensemble des segments du marché, du micro-entrepreneur au grand groupe, même si certaines ont des cibles spécifiques : Universign prend en compte les besoins ponctuels des petites structures en proposant une tarification à la signature, Yousign est plutôt un outil de signature électronique adapté aux ETI et aux TPE/PME, tandis que oodrive_sign est spécialisé dans les entreprises qui traitent des données sensibles.
Il faut donc aller plus en profondeur pour identifier ce qui différencie ces solutions et trouver l’outil de signature électronique qui correspond à vos besoins, en tenant compte de plusieurs paramètres : la sécurité, la conformité, l’automatisation des workflows et les usages.
La sécurité et la conformité : les deux piliers d’un bon outil de signature électronique
Les solutions professionnelles de signature électronique se doivent de garantir une sécurité optimale pour les échanges de documents, à tous les niveaux :
en assurant l’intégrité des documents signés et en garantissant l’identité des signataires ;
en veillant au respect des réglementations applicables, à l’instar du RGPD, du Référentiel Général de Sécurité (RGS) ou du règlement eIDAS qui définit les procédés de signature électronique.
La sécurité des données et des documents
Pour ce qui est de la sécurité des données, on retrouve globalement les mêmes fonctionnalités dans les solutions de signature électronique sécurisées : chiffrement des informations ; choix du niveau de sécurité souhaité (signature simple, avancée ou qualifiée) ; identification des signataires par le biais d’un certificat délivré par un tiers de confiance ; hébergement des données sur des serveurs installés en Europe ; archivage des données au sein d’un « coffre-fort numérique » et création d’un dossier de preuves…
Pour autant, il y a des particularités à prendre en compte, comme :
la solidité des procédures d’authentification des signataires (par exemple, DocuSign se contente d’une validation par adresse email, tandis que oodrive_sign met en place un processus de double authentification),
ou la localisation des serveurs sur lesquels sont hébergées les données : pour une question de souveraineté, ceux-ci doivent être installés au sein de l’Union européenne, ce qui est le cas des acteurs européens de la signature électronique, mais pas d’AdobeSign (dont les serveurs sont situés aux États-Unis et, pour cette raison, soumis au Cloud Act).
La conformité avec la réglementation
En matière de conformité, chaque outil de signature électronique met en avant des qualifications et des certifications adaptées : eIDAS, RGS, ISO 27001, etc. Toutefois, certaines solutions enfoncent le clou avec des qualifications plus poussées, à l’instar du « visa de sécurité » de l’ANSSI.
Sur ce point, oodrive_sign est sans nul doute le meilleur logiciel de signature électronique, dans la mesure où oodrive a été le premier acteur qualifié SecNumCloud par l’ANSSI en janvier 2019 et bénéficie de la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) obligatoire pour justifier de l’hébergement et de l’infogérance des services contenant des données de santé personnelles et identifiables.
La customisation des workflows et les usages : critères essentiels pour désigner le meilleur outil de signature électronique
Au-delà des questions de sécurité, un outil de signature électronique doit simplifier au maximum les usages tout en s’intégrant au mieux aux processus métiers et aux outils existants. Sur ces points, on constate des différences importantes entre les solutions disponibles.
Une prise en main inégale
Alors que des outils comme oodrive_sign ou Yousign misent sur une interface intuitive pour faciliter les usages du plus grand nombre (et ainsi garantir l’adhésion au procédé), d’autres, comme AdobeSign ou DocuSign, s’avèrent moins accessibles aux néophytes et nécessitent une courbe d’apprentissage plus longue.
Une intégration variable aux outils et aux applications
Si la plupart des outils proposent des API, le champ des intégrations possibles va du plus grand nombre (oodrive_sign, AdobeSign, DocuSign) au plus faible (Signaturit ne propose aucune intégration avec les offres de base).
Des usages quotidiens parfois limités
Ces limitations sont généralement liées à la formule d’abonnement choisie. Ainsi, DocuSign autorise un maximum de 5 utilisateurs même pour sa formule « pro », tout comme Universign qui limite le nombre d’utilisateurs. D’autres solutions, comme Yousign, tablent sur une liberté totale (signatures et documents illimités) en contrepartie de tarifs plus élevés. Universign se distingue en proposant une tarification à la signature (plus on achète de signatures, plus le coût à l’unité baisse) qui offre une grande souplesse et s’adresse en priorité aux professionnels ayant des besoins ponctuels.
Une mobilité (presque) garantie
La mobilité est un besoin prégnant, surtout dans un contexte de pandémie. Pour y répondre, les solutions de signature proposent des API permettant aux utilisateurs de se connecter depuis n’importe quel appareil, et la plupart d’entre elles intègrent le processus de signature à leur application mobile (sauf Yousign qui n’en a pas).
La mobilité est ainsi garantie dans la majorité des cas. Mais oodrive_sign va plus loin en donnant accès à l’interface même en l’absence de connexion internet, via son mode hors-ligne (les documents signés sont remontés automatiquement dans le tableau de bord dès que l’appareil est de nouveau connecté).
Une customisation des workflows plutôt homogène
Si chaque outil de signature électronique a sa propre manière de s’intégrer aux processus métiers, on retrouve globalement les mêmes fonctionnalités : automatisation des attributions, des ordres de signature et des relances ; système de rappels et de notifications ; etc. Sur cette base, Yousign ajoute la possibilité de créer une bibliothèque de templates pour les documents, et Signaturit incorpore une fonctionnalité d’envoi groupé.
À plusieurs égards, c’est toutefois oodrive_sign qui sort du lot en offrant la possibilité…
de personnaliser les parcours de signature en fonction du type de transaction et du secteur d’activité de l’interlocuteur,
de lancer des campagnes multi-signataires en permettant à plusieurs personnes de signer un grand nombre de documents en simultané (un atout par rapport à d’autres solutions, comme DocuSign qui contraint à enregistrer tous les signataires un par un),
de créer des documents types grâce aux Smartfields®, une exclusivité oodrive visant à récolter aisément des données complètes, fiables et exploitables, dans vos propres outils comme votre CRM par exemple.
Ce comparatif des logiciels de signature électronique n’a pas pour objectif de désigner le « meilleur » outil, mais de vous aider àtrouver celui qui correspond aux besoins de votre entreprise à tous les niveaux : sécurisation des documents, conformité, usages, personnalisation, exigences en matière d’authentification, politique interne de sécurité et de gouvernance, etc. Ainsi, selon que vous avez besoin d’un certain niveau de sécurité pour vos signatures, d’une fonctionnalité autorisant à de multiples utilisateurs de signer en simultané, ou de la prise en charge de langues diverses et variées, vous vous dirigerez plutôt vers tel ou tel outil de signature électronique. Le mieux est encore d’essayer !
