Dans le public comme dans le privé, le numérique est omniprésent, ou tend à l’être. De nombreuses technologies permettent de simplifier les échanges en interne et en externe, avec ses clients, ses fournisseurs ou ses partenaires. Et avec les bons outils, les entreprises bénéficient en prime d’un niveau de sécurité inégalé, incontournable face à une cybermenace qui ne cesse de croître.
Outre un besoin grandissant des organisations pour plus d’efficacité et de sécurité, la législation évolue également pour répondre aux nouvelles exigences liées au numérique. La généralisation de la facture électronique au sein des entreprises et des administrations est l’un des grands axes sur lequel le gouvernement français ainsi que l’Europe se sont mobilisés ces dernières années.
Facture électronique : le secteur public ouvre la marche
Dans le cadre de marchés publics, la facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) depuis le 1er janvier 2017 et pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) depuis le 1er janvier 2018. Cette obligation a été étendue aux PME depuis le 1er janvier 2019. Les très petites entreprises (moins de 10 salariés) seront à leur tour concernées dès 2020.
Une généralisation pas à pas dans le secteur privé
Dans le secteur privé, en revanche, les obligations sont quelque peu différentes, car elles ne sont pas encore soumises à des obligations réglementaires. Cependant, elles sont d’ores et déjà nombreuses à avoir pris conscience des bénéfices qu’elles peuvent en retirer.
Simplification et réduction des coûts
L’adoption de la facture électronique au sein des entreprises revêt de nombreux avantages. C’est d’abord une économie de papier considérable, et à terme de place. En passant à la dématérialisation, dites adieu aux armoires pleines de factures. Selon le secrétariat du Budget et des Comptes publics, l’économie générée par le passage à la facturation dématérialisée se situe entre 3 et 4.5 € par document. Mais cela permet également (et surtout) de réduire de façon drastique les temps de traitement des factures.
« Des études montrent que les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs et que la dématérialisation des factures représente une économie de l’ordre de 50 à 75% par rapport à un traitement papier et réduit le coût de traitement d’environ 30% [..] La généralisation de la facture électronique permettrait donc des économies importantes des frais de gestion des entreprises », a expliqué le gouvernement français.
Pour mettre en place la facture électronique dans une entreprise ou une administration, plusieurs méthodes existent :
- La piste fiable d’audit
- La plateforme d’échange de données informatisées (EDI)
- La signature électronique
C’est cette dernière solution qui est généralement présentée comme étant la plus accessible et la plus économique. C’est une méthode simple, efficace et qui offre un haut niveau de sécurité.
Instaurer la confiance dans ses échanges
La signature électronique est un outil à forte valeur ajoutée. Elle contribue à améliorer la productivité des équipes et à renforcer la relation client tout en apportant un processus fiable, sécurisé et conforme à la législation en vigueur. Grâce à la signature électronique, chaque entreprise est en mesure de renforcer la valeur juridique des documents qu’elle produit. Cela lui permet d’éviter les risques de contestation sur leur intégrité ou leur origine. Elle peut donc émettre des factures électroniques en toute confiance. Cette signature permet d’identifier avec certitude le signataire, mais surtout d’authentifier et de garantir l’intégrité du document.
Un besoin d’accompagnement fort
Que ce soit pour faire face aux nouvelles obligations réglementaires, ou simplement fluidifier des processus qui sont parfois lourds et contraignants, les entreprises ont besoin d’être accompagnées pour se lancer dans un projet de dématérialisation. Une étude de 2018 a montré que 80% des sociétés interrogées aimeraient utiliser la signature électronique. Mais elles se posent des questions quant aux bonnes pratiques, principalement en ce qui concerne la conformité juridique d’un tel procédé. C’est là qu’intervient le Tiers de Confiance. Ce prestataire fournit des services de confiance qualifiés.
Création d’un nouvel objet juridique
Le 1er juillet 2016, eIDAS (règlement européen ayant pour ambition d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché européen) est entré en vigueur. Il propose notamment 3 niveaux de fiabilité et de garantie pour la signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Le dernier niveau concerne entre autres les factures électroniques. Ce texte a également introduit un nouveau concept juridique au niveau européen : la signature de personne morale.
La signature électronique de personne morale : quesako ?
Avant eIDAS, seules les personnes physiques pouvaient signer de façon électronique. Depuis juillet 2016, les entreprises et les entités publiques peuvent aussi signer en leur nom des documents, qui deviennent ensuite recevables comme preuves en justice. Grâce au cachet électronique, comparable à un tampon électronique d’entreprise, il est possible de sceller électroniquement des documents telles que des factures et de certifier leur provenance.
Le règlement distingue les services de cachets électroniques qualifiés des services non qualifiés. L’article 3 précise qu’« un cachet électronique qualifié bénéficie d’une présomption d’intégrité des données et d’exactitude de l’origine des données auxquelles le cachet électronique est lié ». De plus, ce cachet, lorsqu’il repose sur un certificat qualifié délivré dans un Etat membre, est reconnu en tant que cachet électronique qualifié dans tous les autres Etats membres.
Signer au nom de son entreprise en toute sécurité
Pour répondre aux exigences réglementaires et aux besoins des entreprises, CertEurope, Tiers de confiance, émet des certificats électroniques de personne morale. Le cachet électronique permet de signer au nom de son entreprise tout type de document dématérialisé pour une valeur légale irréfutable. Toutes les factures PDF peuvent être envoyées signées simplement et en toute sécurité. L’intégrité et la provenance des documents sortant de l’entreprise sont garanties.
En effet, parmi les composantes d’une signature électronique figure une empreinte numérique du document original. Celle-ci est intégrée en permanence au document et toute modification ultérieure peut-être détectée facilement. Dans le cadre d’une signature qualifiée, nécessaire pour émettre des factures électroniques, un cachet au nom de l’entreprise est apposé sur le document afin de sceller électroniquement son contenu et certifier leur provenance.
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