En mai dernier, Oodrive a annoncé l’acquisition de LegalBox, spécialiste français des solutions d’automatisation des workflows et de parapheur électronique. Ce rachat apporte à l’offre de confiance numérique du groupe une brique fonctionnelle de gestion des process de signature. Mais qu’entend-on par parapheur électronique ? Quels sont les bénéfices pour les administrations et les entreprises qui choisissent ce type de solution ? Après la lecture de cet article, tout devrait être plus clair.
Le parapheur électronique au sens de l’arrêté du 22 mars 2019 (relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique) est un outil disposant de fonctions autorisant, au moins, le regroupement de documents à valider ou signer, la signature d’un même document par plusieurs signataires, sans en altérer l’intégrité, que l’utilisation soit locale ou en ligne. Le texte précise que chaque signature doit pouvoir être vérifiée indépendamment des autres.
Gain de temps et meilleure traçabilité des documents
En d’autres termes, le parapheur électronique est un outil collaboratif qui permet, à un voire plusieurs processus métier, de soumettre des documents à validation et à la signature des personnes définies dans le cycle de vie des documents en question. Les bénéfices de ce type de solution sont clairs : gain de temps de traitement des documents (automatisation du processus de soumission du document et de son retour) mais également traçabilité et meilleur suivi des documents.
Initialement, le parapheur était utilisé dans le secteur public. Le but était de mutualiser les documents à signer entre les services de l’administration. Cela a permis de mettre fin à la traditionnelle séance quotidienne de signature à la chaine. Avec le parapheur électronique, un élu peut signer à n’importe quel moment de la journée, entre deux rendez-vous, à distance tout en permettant à d’autres membres de son équipe de suivre le cycle de vie des documents.
Selon des circuits prédéfinis et basés sur l’organigramme, le document circule de façon totalement dématérialisée et est visé ou signé électroniquement par des utilisateurs désignés. Chaque action est enregistrée et tracée. Il est possible de savoir précisément à chaque instant où se trouve le document dans le circuit de validation, par qui il a été vu ou signé et par qui il doit encore être validé ou signé.
Aujourd’hui, le parapheur n’est pas plébiscité uniquement dans les administrations. Cet outil s’adapte à des utilisations très différentes, que ce soit au sein des administrations (télétransmission de documents au contrôle de légalité, envoi de mandats de paiement au Trésor Public, etc) ou des entreprises (gestion du courrier entrant et sortant, gestion des documents internes, liquidation de la facture, etc).
Répondre aux exigences métier de chacun
Le parapheur électronique de LegalBox s’appuie sur une infrastructure à clés publiques (PKI). Un utilisateur, un participant ou un signataire peut ainsi disposer d’un certificat électronique, pour consulter, valider ou signer les documents inclus dans le parapheur. Les actions telles que le dépôt, la modification, le visa, la signature ou l’envoi de documents sont enregistrées, ce qui garantit la traçabilité et la valeur probatoire. Avec cette nouvelle acquisition, Oodrive ajoute de la flexibilité dans ses processus de signature afin de répondre aux exigences métiers de tous ses clients.
Une nouvelle brique fonctionnelle grâce au parapheur électronique
Oodrive déploie, via sa filiale CertEurope, des services d’identification électronique et de confiance numérique, conformes aux exigences techniques élaborées par l’ANSSI, au RGS (opérateur de certification RGS***) ainsi qu’au règlement européen eIDAS. Avec l’intégration de LegalBox, Oodrive ajoute à son offre une brique fonctionnelle de gestion des workflows, allant de la validation à la signature électronique de documents, en assurant la valeur probante de chaque action.
« Nous sommes ravis de l’acquisition de LegalBox qui s’inscrit dans le cadre de la stratégie de croissance externe du groupe Oodrive. Cette opération va nous permettre de nous positionner au niveau des acteurs clés du marché stratégique de la signature électronique et de la confiance numérique. Avec cette intégration, l’offre de signature électronique CertSign d’Oodrive s’affirme comme la meilleure alternative aux solutions américaines« , a déclaré Cédric Mermilliod, cofondateur et Directeur général du groupe Oodrive.
