Signer un document papier, rien de plus facile : il suffit de prendre un stylo et de répéter un geste esquissé mille fois. Mais quand il s’agit d’apposer une signature électronique, les choses se compliquent. Car les instruments habituels – main et stylo – ne sont pas sollicités. Pour mener à bien cette opération, vous devez en passer par un outil spécifique : une plateforme de signature numérique. On vous explique comment faire une signature électronique, étape par étape, et quels bénéfices vous pouvez tirer de ce processus.
Avant d’utiliser une signature électronique, il faut la créer !
Avant de visualiser comment faire une signature électronique, il est essentiel d’apporter quelques précisions. D’abord, la signature électronique n’est pas un simple équivalent numérique de la signature manuscrite : signer sur l’écran d’une tablette tactile ou scanner votre signature habituelle, cela ne suffit pas. La démarche permettant de générer, d’utiliser puis de garantir une signature électronique est bien plus complète.
Ensuite, la valeur juridique d’une signature électronique (identique à celle d’une signature manuscrite, depuis que la loi du 13 mars 2000 l’a introduite dans le droit français) repose sur deux conditions : l’identité du signataire doit être vérifiable par le biais d’un certificat électronique (émis par une Autorité de Certification comme CertEurope), et cette signature doit être apposée par le biais d’un outil spécifique – par exemple, un portail web dédié – qui permet de sceller l’engagement du signataire et de garantir l’intégrité du document signé. A ce propos, profitez-en pour découvrir notre solution de signature électronique.
Ce n’est qu’une fois le certificat ad hoc en votre possession, et l’accès à une plateforme sécurisée assuré, que vous pouvez signer vos documents dématérialisés. C’est seulement à ce moment-là qu’il est pertinent de se demander comment faire une signature électronique.
Comment faire une signature électronique ?
Pour vous donner un exemple précis de procédure, nous allons imaginer que vous souhaitez signer électroniquement un document sur la plateforme applicative oodrive_sign. Voici comment faire une signature électronique, étape par étape, d’abord du point de vue de l’émetteur de la demande :
- Connectez-vous à la plateforme applicative de signature électronique oodrive_sign, cliquez sur le bouton de connexion et entrez vos identifiants. Authentifiez-vous pour accéder à votre tableau de bord.
- Créez une collecte de signature en cliquant sur le bouton dédié, situé en haut à gauche sur votre tableau de bord. Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, vous devez donner un nom à votre collecte et renseigner une date limite de signature (à choisir sur un calendrier). Puis, uploadez le(s) document(s) à signer, et cliquez sur « Suivant ».
- Ajoutez les signataires. Vous pouvez choisir parmi des signataires déjà renseignés sur la plateforme, simplement en inscrivant les premières lettres du nom ou de l’adresse mail de la personne souhaitée. Ou définir un nouveau signataire en cliquant sur « Ajouter » et en remplissant les champs obligatoires (le numéro de téléphone est indispensable, puisqu’un code de vérification sera envoyé au signataire pour qu’il puisse valider sa signature). Vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Envoyer » pour transmettre le(s) document(s) à signer aux personnes concernées.
- Récupérez le(s) document(s) signé(s). En cliquant sur le menu « Collecte » dans votre tableau de bord, vous pouvez à tout moment vérifier où en est la collecte des signatures. Quand un participant a rempli sa mission, le mot « Signé » apparaît en vert à droite de son nom. Dès que tous les signataires se sont manifestés, vous n’avez plus qu’à télécharger le(s) document(s) en cliquant sur le(s) lien(s).
- Ouvrez le(s) document(s) à l’aide d’un logiciel PDF comme Acrobat Reader et vérifiez que les signatures ont bien été apposées.
Et du côté des signataires ?
Une fois la demande de signature remplie sur la plateforme, chaque signataire reçoit un email l’invitant à consulter le ou les document(s) envoyé(s) en attente de sa signature. Mais comment faire une signature électronique quand on est signataire ? Si vous êtes dans ce cas de figure, c’est une autre procédure qui commence :
- Dans la notification que vous avez reçue, cliquez sur le lien intégré ou copiez-le dans votre navigateur web.
- Sur la plateforme de signature électronique, vous pouvez visualiser le(s) document(s) à signer et accéder à l’outil de signature, tout en bas à droite de la page.
- Cochez la case « J’accepte les CGU » pour valider la demande. Le cas échéant, vous pouvez rejeter cette demande et notifier votre décision à l’émetteur. Si vous avez accepté, un SMS comprenant un code de vérification unique à six chiffres est envoyé sur votre téléphone portable.
- Inscrivez le code dans le champ approprié et cliquez sur le bouton « Signer ».
- Enfin, vérifiez le statut de votre signature en cliquant sur le bouton ad hoc. Vous avez terminé !
Vous savez désormais comment faire une signature électronique, tant du côté de l’émetteur de la demande que du côté du signataire. Comme vous pouvez le constater, cette démarche est simple et quelques étapes suffisent !
Dans quels cas la signature électronique est-elle utilisée ?
La signature électronique permet de signer tous types de documents, dès lors qu’ils existent en format numérique : contrat, facture, fiche de paie, bon de commande, devis, note interne, réponse à un appel d’offres, etc.
Pratique, facile à apposer une fois la méthode maîtrisée, elle peut être utilisée dans tous les cas de figure (par exemple, dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise, ou dans l’optique de réaliser des économies par le biais de la dématérialisation) et dans tous les domaines d’activité (surtout quand la notion d’engagement est essentielle, notamment pour les professions du droit, de la banque, des assurances, etc.).
Parfois, les entreprises n’ont tout simplement pas le choix : les réponses aux appels d’offres des marchés publics doivent obligatoirement être signées , ce qui contraint les participants à se doter d’un certificat numérique.
Quels sont les bénéfices de la signature électronique ?
Si vous savez désormais comment faire une signature électronique, vous n’êtes toujours pas convaincu de son intérêt ? Elle apporte pourtant son lot de bénéfices :
- Le gain de temps. Une signature électronique se fait en un instant et en quelques clics, quand une signature manuscrite peut prendre des heures, voire des semaines si les signataires ne sont pas sur place.
- La facilité d’utilisation. Vous signez en quelques clics, l’accès à la plateforme de signature et son utilisation sont aussi simples que possible.
- La simplification des échanges. Dès lors que vous savez comment faire une signature électronique, vous pouvez traiter en toute simplicité avec des intervenants installés à des milliers de kilomètres de distance, et signer tous les documents indispensables en toute sécurité.
- La réduction des coûts. Vous éliminez du processus de signature toutes les démarches physiques coûteuses (impression des documents, transmission par courrier ou par coursier…), et le gain de temps à lui seul vous permet de faire de belles économies.
- La sécurité. La signature électronique est infalsifiable, inaltérable, irrévocable et non-réutilisable. De plus, elle ne permet pas seulement d’identifier le signataire de façon certaine : elle garantit l’intégrité du document en le scellant au moment où le signataire donne son consentement. Ce qui la rend bien plus sûre que la signature manuscrite. Veillez à adoptez une solution souveraine, en conformité avec le règlement eIDAS.
La balle est dans votre camp : qu’attendez-vous pour mettre en place une solution de signature électronique ?
