Facture électronique : une facturation simplifiée et sécurisée

Entre 3 et 4,5 € par document : c’est l’économie générée par le passage à la facturation dématérialisée, selon le secrétariat du Budget et des Comptes publics. Mais au-delà de ses atouts pécuniaires, l’adoption de la facture électronique revêt de nombreux autres avantages… Dès lors qu’elle respecte les obligations légales ! Allons regarder de plus près ce qu’est cette facture électronique dont tout le monde parle. Avant de voir comment elle peut simplifier, rationaliser et sécuriser votre processus de facturation.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Vous avez sans doute déjà reçu une facture électronique. Peut-être même en avez-vous envoyé quelques-unes. Mais il ne suffit pas de scanner une facture papier et de l’envoyer par mail pour parler de « facture électronique ». Au-delà du simple document, l’expression recouvre l’ensemble du processus de facturation : les étapes d’édition, d’envoi et de réception doivent être 100 % dématérialisées.

Bien sûr, un tel processus, pour être valide, suppose de respecter plusieurs obligations. Pour les connaître, il faut jeter un œil du côté du Code général des impôts. Une facture électronique valide doit…

• Garantir l’identité de celui qui l’a émise ;
• Assurer l’intégrité de son contenu, qu’on ne doit pas pouvoir modifier ;
• Offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes, depuis son émission jusqu’à son éventuelle destruction, et tout au long de sa durée de conservation.

En outre, les obligations valables pour une facture papier le sont également pour sa version dématérialisée. Les mentions légales précisées par l’article L.441-3 du Code du commerce doivent apparaître sur le document, à savoir : date, numéro de facture, identités de l’émetteur et du destinataire, désignation du produit ou du service, quantité, numéro et taux de TVA, date de la vente ou de la prestation, montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Une question, tout de même : avez-vous vraiment besoin d’en passer par là et d’abandonner le bon vieux papier ? La réponse dépend de votre situation… Et de votre désir de profiter des multiples avantages de la facture électronique.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Que vous y soyez préparé ou non, la facture électronique est en train de s’imposer dans le monde des entreprises. La loi Macron prévoit de rendre obligatoires les factures dématérialisées entre les entreprises. Surtout, vous devez vous-même émettre des factures numériques dès lors que vous vendez produits ou prestations à l’État ou aux services de l’État (collectivités et établissements publics).

Notez que cette obligation est progressive. Après les grandes entreprises (en 2017) et les ETI (en 2018), ce sont les PME (en 2019) et les TPE (en 2020) qui seront contraintes d’adopter la facture électronique dès qu’il s’agira de commercer avec les services de l’État. Y compris les micro-entrepreneurs.

Bien entendu, vous pouvez dématérialiser votre facturation à tout moment. Et pas uniquement dans le cadre des marchés publics. Votre seule obligation est d’obtenir le consentement (explicite et éclairé) de vos clients.

Quels sont les avantages de la facturation dématérialisée ?

La facturation électronique, c’est (évidemment) moins de paperasse. Mais ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. La preuve : en dématérialisant votre facturation…

• Vous simplifiez l’ensemble du processus. En supprimant toute manipulation des documents, vous réduisez à presque rien vos temps de traitement. Vos factures sont éditées, envoyées et archivées en quelques clics. Depuis mars 2017, les entreprises peuvent également conserver l’ensemble de leurs factures sous forme numérique. Même si elles ont été éditées en format papier.
• Vous diminuez vos coûts. Selon des études BVA/Markess, le format numérique permet de réduire de 50 à 75 % le coût d’émission d’une facture (qui va de 9 à 15 € en version papier).
• Vous sécurisez vos envois. Votre facture a plus de chances d’arriver par la voie électronique qu’en étant bringuebalée d’un point A à un point B.
• Vous vous distinguez de la concurrence. Parce qu’elle est simple et pratique, la facturation dématérialisée représente un avantage concurrentiel certain. C’est bon pour votre image de marque, donc pour votre notoriété. Sans parler du fait qu’elle réduit à (presque) rien votre empreinte carbone… Ce qui est encore meilleur pour votre notoriété.

Alors, d’accord, la facture électronique est très avantageuse. Mais, pour être utilisée en toute légalité, elle doit aussi être viable. Et pour cela, répondre aux obligations citées dans notre première partie.

Comment répondre aux obligations concernant la facture numérique ?

Trois méthodes de viabilisation des factures électroniques existent, de la plus complexe à la plus simple :

• Opter pour la piste d’audit fiable pour matérialiser en permanence les liens entre la facture électronique et la prestation/la vente. Problème : cette solution nécessite d’avoir des processus déjà en place afin de garder des traces de tous les échanges, ce qui s’avère coûteux en temps et en argent.
• Utiliser une plateforme d’échange de données informatisées (EDI) permettant l’automatisation de l’envoi, de la réception et du traitement de la facture électronique (à l’image du service mis en place par l’État, Chorus Pro). Tout aussi complexe à mettre en place si l’entreprise ne dispose pas déjà d’un tel outil.
• Avoir recours à la signature électronique (PDF ou non) pour signer votre facture numérique ou tout autre document (devis, courrier, contrat électronique…). Une méthode à la fois simple, efficace et peu dispendieuse.

La signature électronique apparaît comme la solution la plus accessible et la plus économique. Reste à savoir comment la mettre en place.

Comment créer une signature électronique ?

Créer une signature dématérialisée en revient à obtenir un certificat ad hoc. Celui-ci est indispensable, puisqu’il certifie l’identité numérique du signataire – l’ « auteur ». Ce qui lui confère sa valeur légale. Une fois établie, elle permet de parapher toutes sortes de documents : facture numérique, bulletin de paie, email, note interne, bon de commande, et même contrat électronique.

Si vous envisagez d’obtenir un certificat de signature électronique, vous devez en passer par une Autorité de Certification (AC) telle que CertEurope. Le certificat en question fonctionne comme une carte d’identité numérique permettant de vous authentifier. Ensuite, vous avez besoin d’un outil dédié pour garantir l’intégrité du document et sceller votre engagement. Enfin, il vous reste à choisir votre signature et son niveau de garantie (simple, avancée ou qualifiée) en fonction du risque.

Votre signature électronique en PDF (le format à privilégier pour les factures et les contrats) est alors prête à l’emploi. Et parée à générer des gains nets en termes de temps de traitement, de coût et de productivité. Des bénéfices qui, additionnés à ceux de la facturation numérique, vont transformer positivement vos processus internes !