Les premières mentions du procédé de signature en ligne ou électronique datent de 1999, année pendant laquelle une directive européenne vit le jour sur le sujet. Ce nouvel outil de validation des processus fait progressivement sa place, au sein des entreprises, face à la signature manuscrite dont les défauts se montrent de plus en plus flagrants voire bloquants.
De toute évidence, la transformation numérique rend les parcours digitaux en entreprise de plus en plus fluides, ce qui permet efficacité et rapidité pour les salariés et les clients. La signature est l’un des derniers procédés de validation qui reste encore majoritairement offline, néanmoins, les avancées technologiques font progressivement pencher la balance vers la signature électronique. Pour quelles raisons choisit-on de dématérialiser ce processus ? Quels sont ses avantages ?
Nous avons réalisé, en partenariat avec OpinionWay, une étude sur les usages de la signature dans les entreprises de plus de 500 salariés qui nous permet de répondre à cette interrogation.
Signature manuscrite : quels freins à son utilisation ?
Pourquoi ne plus signer de façon manuscrite ?
La signature papier en entreprise est encore largement utilisée, en effet, seules 8 % des entreprises de plus de 500 salariés sont passées à la signature exclusivement en ligne. Dans les 92% restant, certains utilisent encore le papier mais d’autres signent des deux manières, preuve qu’une transformation est bien en cours. D’un côté les avancées technologiques se font nombreuses et d’un autre l’utilisation du papier pour ces processus devient souvent bloquante.
Signer sur papier soumet aux dangers de perte de confidentialité
La nature volatile du papier rend le procédé de signature hasardeux. En effet, lorsque plusieurs signataires sont concernés, la confidentialité du document n’est pas garantie. C’est d’autant plus le cas lorsque les deux signataires ne sont pas forcément dans l’enceinte de l’entreprise. Ainsi, plusieurs individus extérieurs à l’accord peuvent avoir accès à l’information créant une brèche importante dans la confidentialité de l’entreprise. Notons également de grands dangers de perte, de vol de document créant ainsi de fortes incertitudes quant à l’intégrité de celui-ci.
La lenteur des procédés papier : une faiblesse pour la réactivité
Dans le cas où il est nécessaire de recueillir les signatures de collaborateurs répartis sur le territoire national, la lenteur du procédé devient une faiblesse pour la fluidité de l’activité d’une entreprise. L’envoi par courrier d’un accord interne, en BToB ou en BtoC peut générer des temps de gestion de plusieurs jours, ce qui ralentit les processus. Dans un contexte concurrentiel important, il n’est plus possible d’avoir des temps de réaction si longs.
Une tâche à faible valeur ajoutée
Le temps nécessaire pour la gestion de dossier, peut selon le secteur d’activité, représenter une vraie force face à une concurrence féroce et productive. Le temps passé à signer sur papier est un temps qui n’est pas consacré à la création de nouvelles opportunités de business d’une part et contribue à la répétitivité des missions d’autres parts.
La signature en ligne : vos critères d’adoption
Sécurité, confidentialité et productivité réunis
La signature en ligne se montre plus performante sur tous les sujets cités plus haut par rapport à la signature manuscrite.
Ainsi, il existe 3 types de signatures dématérialisées encadrés par le réglement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) : simple, avancée et qualifiée en fonction du niveau de sécurité requis.
La signature simple sert entre autres à souscrire à des abonnements, payer des factures et ne génère que peu de risques juridiques.
La signature en ligne avancée (niveau de sécurité et risque juridique moyen). Elle permet de gérer des accords entre entreprises, son utilisation est plus dédiée à l’entreprise, elle assure l’identité du signataire de manière certaine.
Le niveau qualifié est dédié aux signatures dont le risque juridique est le plus élevé. Ce type de signature permet par exemple de gérer des appels d’offre de marché publics. Elle ne peut être utilisée que dans le cas où le signataire dispose d’un certificat électronique. Celui-ci est délivré par un prestataire certifié de certificat électronique tel que CertEurope. Elle impose enfin de confirmer l’identité du signataire en face à face.
Additionnés à ces atouts, la signature en ligne dispose d’autres avantages mis en surbrillance par notre étude. Signer électroniquement est une procédure à privilégier pour 2 raisons principales :
- La facilité d’utilisation couplée à l’efficacité
63% des utilisateurs de l’e-signature affirment que leurs processus en ressortent simplifiés. 90% des personnes intéressées nomment la facilité d’usage comme premier critère de choix de cette solution.
De toute évidence, la simplicité de ce procédé n’est plus à démontrer et on ne lui en demande d’ailleurs pas plus. Aucun des répondants de l’étude ne mentionne la richesse fonctionnelle comme critère d’adoption. Cette praticité arrive avec une réduction des coûts et des déplacements ainsi qu’avec des économies d’affranchissement (pour les envois par courrier). Mettre en place la signature électronique engendre une gestion de dossier accélérée et une productivité améliorée.
- La signature en ligne répond à la réglementation
Plus de la moitié des entreprises de l’étude attendent du prestataire de signature électronique qu’il garantisse la conformité réglementaire. Les secteurs bancaire et de la Santé sont d’ailleurs particulièrement concernés, étant gestionnaire de données sensibles. Les Directions des Affaires Financières (DAF) sont du même avis car ils sont 65% à utiliser ce procédé afin de remplir des exigences réglementaires.
La signature en ligne : l’outil de dématérialisation d’urgence
De nouveaux enjeux de digitalisation pour avancer en temps de crise
On le sait, c’est un des grands enseignements du confinement, la crise sanitaire accélère l’adoption de la signature électronique en entreprise. Dans la mesure où la norme est devenue pour un temps (au moins), le télétravail, le challenge fut de trouver le moyen de digitaliser la prise de décision et donc de construire des plans de continuité d’activité. Cet investissement devient pertinent sur la durée dans le mesure où le monde du travail évolue, mettant le travail présentiel sur un pied d’égalité avec le télétravail. La signature digitale répond parfaitement aux enjeux de digitalisation des processus.
La signature en ligne : l’atout pour la confidentialité de votre entreprise
Le télétravail génère de nombreux dangers pour la politique de confidentialité des entreprises et créé également des failles de cybersécurité. Le nombre d’attaques informatiques pendant la période de confinement en témoigne d’ailleurs assez bien (une attaque toutes les 39 secondes dans le monde selon l’ONU). Le processus de signature en ligne permet de réduire ces problèmes. Elle a permis de mettre fin à de trop nombreuses pertes de documents et d’augmenter la confidentialité. La crise empêchait toutes perspectives d’envois de documents en physique ce qui fait de cette solution, un outil indispensable pour toute les directions d’une entreprise pendant et après le confinement. Le gain de temps réalisé est évidemment effectif dans tous les départements et dans tous les secteurs d’activité.
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