L’entreprise de demain sera numérique. Une véritable transformation s’opère dans chaque secteur d’activité, chaque service d’une organisation. L’établissement d’une stratégie digitale est une formidable opportunité de se développer. Mais cela entraine des modifications d’ordre technologique et organisationnel auxquelles doivent faire face l’ensemble des collaborateurs. Toute l’entreprise est concernée, et peut être plus particulièrement le département des Ressources Humaines. Nouveaux outils, nouveaux services… Maîtriser tous ces changements demande un certain nombre d’ajustements.
Un changement profond des modes de fonctionnement
« L’arrivée sur le marché du travail des nouvelles générations dites Y et Z, l’apparition de nouvelles attentes en termes de flexibilité du travail, combinées à l’essor des nouvelles technologies remettent progressivement en cause notre système managérial », peut-on lire dans l’Observatoire des RH et de la e-transformation 2015 (Arctus). « En effet, la puissance et la rapidité des flux d’information, l’usage de réseaux sociaux, l’interactivité grandissante entre collaborateurs ont d’ores et déjà commencé à modifier en profondeur les modes de communication en entreprise ».
Le numérique a chamboulé notre façon d’appréhender le travail. Il nous permet de partager l’information de façon simple et rapide et développe le travail collaboratif. D’après une étude menée par Deloitte et le Cercle de l’Excellence RH (Le DRH au cœur de la tourmente digitale de l’entreprise – 2016), les DRH estiment que la digitalisation de l’entreprise a un impact positif sur la mobilité (97%), la productivité (87%) et la relation à l’espace et au temps de travail (84%).
Oodrive, spécialiste du partage de données et de la sauvegarde en ligne, est sans cesse en train d’évoluer en interne pour coller aux nouvelles attentes du marché, de ses équipes, mais également des candidats potentiels. « Compte tenu de notre métier, il est évident que la transformation digitale est une véritable problématique chez Oodrive », explique Julia Lefebvre, Directrice des Ressources Humaines de l’éditeur de logiciels. « Le processus est en marche depuis plusieurs années maintenant, et de nouveaux projets vont voir le jour dans les mois, les années à venir ».
Accompagner le changement
Recrutement, bulletin de paie électronique, gestion des absences et des congés, déclarations sociales… Tous les processus RH se dématérialisent et doivent s’ancrer dans une véritable stratégie digitale. Mais la digitalisation va plus loin encore. Pour faire évoluer durablement une entreprise, il faut envisager le numérique en termes de conduite du changement. Cela passe par exemple par la formation des collaborateurs. Cependant, le numérique peut être vu comme un bouleversement. Une étude récente (Kurt Salmon, Apec et le Cercle Humania) montre que face aux nouveaux modèles de travail, les DRH préconisent des actions de sensibilisation pour accompagner les managers.
« Certains projets sont longs à mettre en place car il faut prendre en compte le facteur humain. Lorsque l’on parle du bulletin de salaire, on touche à un sujet sensible », reconnaît Julia. « On ne peut pas imposer de tels changements sans prendre quelques précautions. Il faut procéder avec soins ».
D’ici quelques mois, l’entreprise devrait faire un pas de plus dans la dématérialisation avec la mise en place d’une nouvelle application collaborative RH. Chaque employé retrouvera au même endroit l’ensemble de ses données personnelles RH et aura un coffre-fort virtuel à disposition qui conservera l’intégralité de ses bulletins de paie. Le tout reposera sur une solution de stockage Oodrive avec un haut niveau de sécurité. « Nous allons gagner en technicité et en réactivité ».
Le recrutement nouvelle génération
Les réseaux sociaux sont des outils très efficaces, lorsqu’ils sont bien utilisés, pour faire évoluer l’image d’une entreprise et pour recruter les talents de demain. Les recruteurs sont aujourd’hui présents sur les médias sociaux, les forums de discussion, les sites spécialisés… Le département RH de l’éditeur de logiciels fait également appel à une plateforme, Multiposting, pour diffuser très simplement et très largement ses offres d’emploi sur la toile. « Ce type d’outil a facilité le processus de recrutement », souligne Julia Lefebvre.
Chez Oodrive, une majorité des recrutements concerne des profils techniques. Pour faire une 1ère sélection, les RH ont recours à une plateforme en ligne de recrutement par le jeu. Les candidats potentiels doivent coder sous forme d’un jeu en ligne qui permettra ensuite de déterminer leur niveau de compétence. Les visioconférences sont également une pratique courante pour les recrutements, à l’international particulièrement.
La formation à l’heure de l’entreprise 2.0
La formation est un domaine essentiel lorsque l’on aborde la question de la transformation de la stratégie digitale d’une entreprise. Tout peut être repensé pour offrir de nouvelles façons de diffuser le savoir et d’augmenter les compétences de chacun. Pour répondre à ce besoin, Oodrive vient de recruter un Sales Training Assessment Manager, Franck Bayon. Et le digital fait partie intégrante de ses missions, notamment en ce qui concerne la formation des commerciaux. Présentations des produits en ligne, webinars, vidéos… Les outils à sa disposition sont nombreux. Mais Franck ne compte pas en rester là. Blending learning, plateforme LMS (Learning Management System), MOOC/COOC… Il a des projets plein la tête. « Nous pouvons envisager de développer nous-mêmes des MOOC, en interne. Nous avons les compétences nécessaires. Nous pourrions ensuite les mettre à disposition en interne mais également en externe ».
« Il y a quelque chose qui marche très bien en termes de formation, ce sont les Serious Games. Ce sont des mises en situations inspirées de cas réels sous forme de jeux vidéo ; par exemple : des jeux de prospection téléphonique en ligne. Ce type d’outil a un intérêt pédagogique fort tout en étant ludique », explique-t-il. « Aux RH, nous sommes complètement entrés dans l’ère du digital », conclut Julia. Mais l’humain garde une place prépondérante chez Oodrive. La preuve, le service RH est passé de 2 à 8 salariés au cours des deux dernières années.
