Les comités de direction, les conseils d’administration et les conseils de surveillance sont l’occasion pour les participants de traiter un certain nombre de sujets sensibles. La confidentialité est l’un des défis majeurs auxquels sont confrontées les instances de gouvernance dans un projet de digitalisation. Elles doivent également créer un environnement propice à des débats fructueux ayant pour conséquences des prises de décisions éclairées. Permettre à chacun d’intervenir, favoriser la participation malgré les agendas chargés ou la distance géographique qui sépare parfois les membres. Pour préparer efficacement une réunion du board, certaines étapes sont clés et nécessitent les outils les plus appropriés.
Une réunion de Top Management se prépare en plusieurs étapes :
- Inviter les participants suffisamment tôt pour qu’ils puissent s’organiser
- Définir un ordre du jour
- Établir les priorités
- Réunir les documents nécessaires aux prises de décisions et les mettre à disposition de tous les participants
- Permettre des échanges préliminaires avant la réunion elle-même, à des fins de clarification, de pré-décision ou de résolution de problèmes urgents.
- Préparer un Comité de direction ou un Conseil d’administration demande donc du temps. Par exemple, il faut plus de trois jours à 73% des entreprises pour constituer le boardbook, d’après une étude Thomson Reuters (2014). Et ces dossiers font en moyenne 154 pages.
Des contraintes de planning et de mobilité
Les organisateurs de ces réunions se heurtent également à un problème de planning et de mobilité des participants. Certains membres des instances de gouvernance sont fréquemment en déplacement. D’autres sont dispersés géographiquement. D’après l’étude Thomson Reuters « The evolving role of the global board », 34% des entreprises affirment que les membres de leur Comité de direction sont dispersés dans plusieurs pays. Il est pourtant nécessaire qu’ils puissent tous accéder aux éléments du boardbook ou échanger des fichiers parfois volumineux.
Digitalisation des instances de gouvernance : un projet qui peine encore à s’imposer
Un rapport datant déjà de 2015 par Grant Thornton, avait mis en lumière certaines tendances sur l’évolution nécessaire des conseils d’administration dans le monde, afin d’y refléter la transformation de l’économie numérique notamment. « Le rôle des conseils d’administration est de montrer la voie à suivre mais également de conseiller et guider les équipes de direction de leurs structures », avait alors commenté Vincent Papazian, Directeur national de l’audit chez Grant Thornton. « Bien que l’expérience des membres des Conseils d’administration en matière de gestion des entreprises reste l’un des facteurs les plus importants, il est aujourd’hui primordial que ces derniers sachent prendre le virage du 21ème siècle insufflé par la digitalisation des outils et offres de services ».
Un tiers des entreprises s’appuient encore sur des boardbook papier pour organiser leurs réunions de Top management. Chaque entreprise produit en moyenne 12 358 pages de documents par an dans le cadre de ces réunions. La dématérialisation des instances de gouvernance est donc loin d’être totale. Quant à l’email, il est utilisé dans plus de 40% des cas. De nombreuses messageries transmettent les emails sans aucune forme de chiffrement. Et une majorité des entreprises admettent avoir recours de manière occasionnelle ou régulière à des services gratuits. Ces solutions ne garantissent pas un niveau de sécurité suffisant au regard des informations traitées. N’hésitez pas à consulter notre article consacré à 11 conseils clés pour une dématérialisation réussie de vos réunions de gouvernance.
Protéger les documents et les échanges sensibles
La sécurité et la confidentialité des données sont deux notions primordiales pour les conseils de gouvernance. Les informations traitées ont une valeur inestimable. Les savoir-faire et secrets de fabrique d’une entreprise, les données financières et stratégiques doivent être sécurisées. Elles ne doivent en aucun cas sortir d’un cadre défini. La perte de toutes ces informations peut avoir des conséquences importantes sur la réussite de l’entreprise.
Digitalisation des instances de gouvernance : gardez la maîtrise des données
Assurer la sécurité de ses données implique bien sûr des mesures techniques et physiques mais il existe aussi un volet plus méconnu du sujet : la dimension légale. Elle est pourtant capitale car la loi permet parfois d’accéder à des données indépendamment des mesures mises en place pour les protéger.
En vertu des lois européennes, une entreprise est responsable sur le plan juridique des données qu’elle collecte. Elle doit pouvoir en garantir l’intégrité mais aussi conserver à tout moment la maîtrise de l’utilisation qui en est faite. Or, l’actualité de ces dernières années incite à une vive prudence lorsqu’il s’agit de placer des données aux Etats-Unis.
Un risque juridique pour les entreprises
Une entreprise européenne qui confie ses données à un prestataire américain ne dispose pas des mêmes garanties de confidentialité que lorsqu’elle fait appel à un prestataire européen hébergeant les données localement. Un critère de décision qui a son importance lorsqu’il est questions de données sensibles. En 2013, les révélations d’Edward Snowden ont dévoilé l’existence du programme de surveillance PRISM, permettant au gouvernement américain de s’introduire sur les serveurs de plusieurs géants du web afin d’y exercer une surveillance de masse pouvant porter aussi bien sur des emails que sur des conversations téléphoniques, et ce sans l’obtention préalable d’un mandat auprès d’un juge.
Plus récemment, en octobre 2015, la Cour de justice de l’Union européenne a invalidé le Safe Harbor. Cet accord autorisait certaines entreprises américaines à transférer les données de leurs clients européens aux Etats-Unis. La Cour a estimé que les Etats-Unis ne garantissaient plus un « niveau de protection adéquat » pour les données personnelles et qu’il y avait « ingérence par les autorités publiques américaines, dans les droits fondamentaux des personnes ».
Des solutions conçues spécifiquement pour les besoins des instances de gouvernance
Il existe des solutions Cloud conçues spécifiquement pour les besoins des instances de gouvernance, faisant partie des 3 critères indispensables pour une dématérialisation réussie de vos réunions de gouvernance. Elles permettent de répondre à la fois aux challenges organisationnels et aux défis de sécurité. Ces plateformes proposent un espace sécurisé qui centralise en un lieu unique les participants, les échanges et les documents liés à une réunion de Top Management. Ils proposent ainsi une boardroom virtuelle permettant de préparer les débats en toute confidentialité avant la réunion elle-même mais aussi d’en mettre à disposition le compte-rendu a posteriori. Il est possible, en optant pour les offres les plus performantes du marché, de bénéficier d’un panel de mesures de sécurité extrêmement pointues.
Pour en savoir + Ebook « Comités de direction, Conseils d’Administration ou de Surveillance : Comment favoriser l’organisation des réunions en garantissant une confidentialité optimale ? »
