La dématérialisation des processus d’entreprise permet de transférer une partie des données stockées via un support papier, vers un support numérique. On pense par exemple aux signatures électroniques, à la gestion des projets ou encore à la GED, la gestion électronique des documents. Ce genre de pratiques, qui commençaient à se généraliser, a connu un coup d’accélérateur suite à la crise sanitaire liée au covid-19.
Le développement massif du télétravail, couplé aux besoins numériques des collaborateurs a favorisé l’accélération de la transition numérique. In fine, la dématérialisation des process sert une meilleure gestion de l’information, qui se transmet plus rapidement et de manière plus efficace. La dématérialisation apporte également une vraie réponse aux besoins en sécurité.
Dématérialiser ses process, pour plus de sécurité
Le critère de la sécurité des données est essentiel dans la décision de se tourner (ou non) vers un système de dématérialisation des données. L’objectif est de permettre aux collaborateurs ainsi qu’aux clients, de voir les données les plus sensibles être protégées. Cela se traduit par l’utilisation d’outils et de logiciels parfaitement adaptés.
L’enjeu est de taille. Selon certaines études, lors de l’épisode de covid-19, 59% des entreprises ont dû faire appel au télétravail. Cela s’est traduit par une augmentation du nombre de cyberattaques. En mai 2020, on a par exemple enregistré une hausse de 30% des tentatives de vols de données. Ces attaques sur les contenus sensibles ont un coût :
- Financier : le vol de données coûte cher. Une étude menée par IBM sur 350 entreprises répartie à travers 11 pays, démontre qu’une erreur humaine entraînant un vol de données coûte 134 dollars, par donnée. En cas de cyberattaque, ces frais passeraient à 170 dollars environ.
- Juridique : En Europe, le RGPD stipule qu’en cas de vol de données clients ou salariés, une entreprise peut être pénalement responsable, si elle n’a pas mis en œuvre des mesures suffisantes pour les protéger. En fonction de la perte observée, les frais engendrés peuvent être phénoménaux.
- Image : une entreprise qui fait face à une cyberattaque au cours de laquelle des milliers si ce n’est des millions de données sont perdues, fera forcément face à un déficit d’image. Ses clients mais également ses partenaires, investisseurs ou toute autre partie prenante, pourraient être amenés à se tourner vers un autre prestataire de services.
Quelles qualifications et certifications permettent aux prestataires d’assurer la sécurité des données ?
Face aux besoins en dématérialisation et en sécurité, de plus en plus d’entreprises souhaitent se tourner vers des prestataires qualifiés. Cela leur permet d’assurer la bonne gestion des données sensibles. A ce propos, oodrive_platform est une solution de collaboration en ligne sécurisée, bénéficiant de l’expertise oodrive, leader européen de la gestion de contenus sensibles.
Mais comment choisir un bon partenaire afin d’assurer sa souveraineté numérique ? À ce jour, plusieurs qualifications et certifications existent permettant à ces derniers de se démarquer :
- SecNumCloud : cette certification vise à qualifier les prestataires de services d’informatique dans le cloud. L’idée est d’orienter les possibles clients vers des prestataires de confiance. Il s’agit de la qualification la plus exigeante, indiquant le plus haut niveau en matière de sécurité informatique. Celle-ci est décernée par l’ANSSI.
- ISO 27001 : cette norme s’adresse à l’ensemble des acteurs économiques répondant à certaines exigences, en matière de management de la sécurité de l’information.
- HDS : cette certification HDS (Hébergeurs de Données de Santé) est obligatoire pour les entreprises proposant d’héberger et gérer des données personnelles et identifiables, liées à la santé.
- RGS** : Le RGS est un ensemble de directives relatives aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives.
Quand sécurité de l’information rime avec souveraineté
Faire appel à des services proposant une technologie certifiée permet d’obtenir l’assurance que l’outil utilisé correspond à certains critères de sécurité. Les entreprises françaises mettant en avant certaines de leurs qualifications, respectent des standards mis en place par des organismes aussi bien français qu’européens.
En Europe, les données des citoyens sont privées et personnelles. Elles ne peuvent être échangées, revendues. A contrario, aux USA, la donnée, bien qu’importante, est perçue comme un actif à partir du moment où une entreprise américaine décide de la stocker. Un actif a de la valeur. Les données peuvent alors être vendues ou échangées.
L’utilisation d’outils européens et certifiés assure donc la souveraineté des données, mais pas que. Cela va de pair avec le dynamisme économique de demain. En effet, assurer la sécurité des informations clients permet de générer de la confiance. L’utilisation de technologies éprouvées est un argument de taille auprès de futurs collaborateurs. Cela permet de rester concurrentiel, de générer de l’activité tout en assurant une vraie sécurité.
En France, la Certification de Sécurité de Premier Niveau en est l’un des exemples de certification confirmant la souveraineté des datas. Il s’agit d’une certification délivrée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) aux entreprises travaillant sur des produits et des services liés aux techniques et à l’information. Elle peut être complétée par l’évaluation Critères Communs qui s’adresse aux acteurs économiques qui visent un niveau de sécurité plus important. Des certifications qui vont de pair avec ce qui est proposé par l’ENISA et les derniers règlements de la Commission européenne, les DSA et DMA.
La dématérialisation des process d’entreprise s’accompagne de nombreux défis. Aujourd’hui, l’heure est à l’interdépendance entre souveraineté et sécurité. Les entreprises souhaitent être certaines de confier la gestion de leurs données à des organismes certifiés, français ou européens. Cela leur permet de ne mettre en danger, ni leur activité, ni leur réputation auprès de leurs clients et prospects. À titre d’exemple, à travers notre solution Oodrive Platform, nous proposons une suite complète répondant à l’ensemble de vos besoins. Un moyen simple, rapide et sécurisé de gérer l’ensemble de sa documentation et ses données. Pour plus d’informations sur la question, n’hésitez pas à nous écrire.
