Le numérique a pris une place importante dans notre quotidien. Achats sur internet, paiements en ligne, transmission d’un constat d’accident depuis un Smartphone… La dématérialisation s’inscrit durablement dans notre quotidien. Et chaque jour voit apparaître son lot d’innovations. Nous utilisons ces solutions virtuelles sans même y penser. Et sans y penser, nous gagnons du temps et de l’argent.
Les Français sont aujourd’hui familiarisés avec l’usage d’Internet. Mais que se passerait-il si toutes leurs démarches, toutes leurs actions devaient obligatoirement se faire de façon dématérialisée ? Quel intérêt pour une entreprise de privilégier des solutions digitales à des solutions physiques ? Donner d’elle une image éco-responsable par exemple. Mais la vraie valeur ajoutée se mesure en termes de coûts et d’efficacité.
Faire évoluer les mentalités et les habitudes
Aujourd’hui, moins d’un Français sur dix se dit totalement opposé à la dématérialisation (sondage Ipsos pour le cabinet BearingPoint – 2016). Ils sont aussi 85% à estimer qu’il s’agit, tout comme le tri, d’un geste écologique, et 84% à favoriser le gain de place que représentent les factures en ligne. Et il existe des solutions sécurisées, certifiées et rapides dans de nombreux domaines qui permettent de confirmer cette tendance.
Réinventons le « travailler ensemble »
Dans les entreprises la dématérialisation gagne du terrain. Si la mise en place d’une telle politique permet de faire des économies substantielles en ce qui concerne le papier, elle développe également le travail collaboratif. Opter pour des outils digitaux est un gage d’efficacité et de productivité. Les informations dont l’entreprise a besoin sont accessibles rapidement et facilement. Les solutions collaboratives permettent à tous les intervenants d’un même projet de travailler ensemble depuis différents points géographiques. Avec la dématérialisation, l’entreprise n’a plus de frontières.
BPE : un système gagnant-gagnant pour l’entreprise et son salarié
Aujourd’hui, ce n’est pas seulement un geste en faveur de l’environnement de la part des entreprises d’utiliser le bulletin de paie électronique (BPE) mais bien un moyen de faire des économies : plus de frais d’envoi, plus de coûts d’impression… Si les Français restent méfiants face à cette solution, elle présente pourtant des avantages. En effet, le bulletin de paie électronique n’est pas falsifiable dans la mesure où il est signé électroniquement. Et il est facile à conserver car il occupe moins de place. En prime, il est à l’abri des pertes et destructions (en cas de sinistre, de déménagement, de maladresse…).
Faire confiance au numérique
Devoir tout gérer en ligne peut faire peur. Pourtant, les solutions proposées aujourd’hui offrent un haut niveau de sécurité et de confidentialité. Les solutions de confiance numérique (certificat électronique, horodatage, signature électronique) simplifient vos démarches administratives et commerciales : vous limitez le recours à un support physique et réduisez ainsi les délais et les coûts de traitement de vos dossiers (affranchissement, délais postaux, transmissions internes…). Ces dispositifs vous aident à fluidifier vos process commerciaux.
Pour une entreprise, cela lui permet de faire signer à ses clients un contrat en ligne en quelques clics. Non seulement elle gagne en réactivité mais elle peut suivre ses clients plus facilement. Elle tisse ainsi une relation de confiance dès le premier contact et véhicule l’image d’une entreprise accessible et innovante.
Confidentialité, traçabilité et intégrité
Les solutions de confiance numérique assurent la confidentialité, la traçabilité et l’intégrité des échanges électroniques. Elles ont été conçues afin de lier aspects juridiques et techniques. Elles donnent ainsi une valeur indéniable aux documents. Par exemple, une signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elles permettent par ailleurs de sécuriser les opérations sensibles mais aussi de garantir l’identité des interlocuteurs grâce au certificat électronique, véritable carte d’identité numérique.
Pour mener à bien un processus de dématérialisation, il est important de s’appuyer sur un Tiers de Confiance reconnu par l’État. De cette façon, l’entreprise est en stricte conformité avec le cadre réglementaire européen et les exigences techniques imposées par l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI).
En savoir + : Les enjeux de la dématérialisation en entreprise
