Suite à la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont eu recours à des solutions de signatures électroniques, en raison de l’impératif de maintien de l’activité. Mais force est de constater que tous les logiciels de signature électronique ne se valent pas. Si la rapidité de prise en main était alors le maître mot, d’autres critères au moins tout aussi importants ont malheureusement été à tort, relayés au second plan. Nous faisons ici un état des lieux pour vous aider à bien choisir votre logiciel de signature électronique.
Les critères clés pour bien choisir son logiciel de signature électronique
La sécurité
Le premier point à traiter pour vous rendre compte des avantages de la signature électronique est de recourir à une solution sécurisée. Pour cela, différents critères sont à évaluer. Tout d’abord, il est nécessaire de prendre en compte la souveraineté de la solution étudiée. Une solution de signature électronique française, ou du moins européenne est préférable à un outil provenant d’autres continents. Il en va de la sureté de vos données et contenus, qui seraient ainsi protégés et encadrés par des règlements européens et non-soumis à des lois extraterritoriales.
Différentes certifications attestent du niveau de sécurité des logiciels de signature électronique. La plus connue est le règlement eIDAS. Il est crucial de choisir un outil de signature électronique en conformité avec ce règlement. Ce dernier a pour ambition d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur, en établissant un socle et cadre communs pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.
A l’instar du règlement eIDAS, d’autre certifications et qualifications permettent d’identifier clairement les logiciels de signature électronique les plus sécurisés. A ce propos n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Signature électronique : quelles certifications pour une solution sécurisée ?
La simplicité de prise en main
Un deuxième point à prendre en compte est la simplicité d’utilisation de la solution de signature électronique retenue. Préférez un logiciel de signature électronique avec des étapes peu nombreuses, rapides et accessibles facilement. Le tout bien sûr, sans faire l’impasse sur la sécurité. Le système d’identification du ou des signataires, bien que simple et rapide à effectuer, doit être sécurisé pour être efficace. Notre solution de signature numérique, grâce à un système d’identification certifié par les qualifications et règlements en vigueur, vous garantit :
- La non-répudiation de l’acte : « Ce n’est pas ce que j’ai signé »
- Le lien avec l’acte : « Cela a été modifié depuis que j’ai signé »
- Et l’intégrité de l’acte : « Ce n’est pas moi qui ai signé »
De même, choisissez un logiciel personnalisable selon vos besoins. Par exemple, notre logiciel de signature électronique oodrive_sign vous permet de personnaliser :
- Champs de la fiche client/signataire
- Champs obligatoires ou non
- Template mail
- Page de signature
- Image de fond
- Corps de texte du sms de validation
Pour coller à cet impératif d’UX indispensable à l’adoption de la solution de signature en ligne par vos équipes, oodrive_sign vous permet de signer ou faire, un ou plusieurs documents, en 4 étapes simples et rapides :
Logiciel de signature électronique : les critères exclusifs oodrive_sign
Les Smartfields®
Ces champs personnalisables à destination de vos signataires vous permettent de compléter automatiquement les données déjà présentes dans oodrive_sign.
Campagnes de publisignatures
Cette fonctionnalité exclusive oodrive_sign vous permet de faire signer un grand nombre de contrats, de documents à différents clients de manière automatique et en 1 clic !
Mode de signature numérique déconnecté
Faîtes ainsi signer vos documents depuis n’importe où et sans réseau. Ces derniers remonteront dans votre tableau de bord dès la disponibilité d’une connexion réseaux.
Liasse de documents
Faîtes signer plusieurs documents en un seul et même effort de consentement pour vos signataires.
Pour conclure, afin de bien choisir votre logiciel de signature électronique, portez votre attention principalement sur la sécurité inhérente à la solution qui vous indiquera si les documents qui y transitent sont suffisamment protégés. C’est la base. Ensuite, veillez à choisir une solution de signature numérique rapide et facile à prendre en main dans le but de susciter l’engagement de vos équipes. Et enfin, les critères exclusifs des solutions sont à étudier car ils apportent une réelle plus-value lorsqu’ils sont pertinents et différenciants par rapport au marché.
