La dématérialisation dans les entreprises est un véritable phénomène qui prend chaque jour un peu plus d’ampleur. Selon les secteurs ou les niveaux hiérarchiques, cette transformation majeure se fait à un rythme différent. Au sein des boards, la question de la digitalisation est aujourd’hui prioritaire. Améliorer l’accès à l’information, faciliter les échanges entre les membres des instances de gouvernance, protéger les informations confidentielles de l’entreprise…. Les bénéfices de la dématérialisation pour les boards sont nombreux. Dans cet article, nous analyserons les attentes et les préoccupations des conseils d’administrations et verrons comment ils peuvent facilement adopter un board portal pour leurs réunions stratégiques.
Quelles sont les préoccupations majeures des conseils d’administration en ce qui concerne la transformation numérique de leur entreprise ? C’est ce qu’a tenté de découvrir le cabinet EY à travers une étude menée auprès de 2800 entreprises en France, en Allemagne, au Royaume-Uni, en Suisse, en Autriche ainsi qu’en Scandinavie et au Bénélux.
D’après cette enquête, les préoccupations des conseils d’administration portent principalement sur les incidences de la digitalisation sur les produits et l’innovation (58%), les cyberattaques (55%), l’acquisition de compétences numériques (53%) et la protection des données (48%). Cette même étude a mis en évidence que 10% seulement des boards européens sont dotés d’un comité numérique.
Quelle place pour le sujet de la digitalisation dans les instances de gouvernance ?
Si la transformation numérique de l’entreprise est devenue une des priorités du board, dans les faits, qu’en est-il vraiment ? D’après l’étude menée par EY, à peine 24% des comités de gouvernance ont un membre dédié à la transformation numérique. Pour 56% des boards, quand ce sujet a été attribué à l’un des membres, il s’agit du CEO.
Bien que la volonté de traiter le sujet de la dématérialisation des instances de gouvernance soit forte, il est, dans la pratique, encore peu pris en compte. Retrouvez notre article consacré aux 4 étapes à respecter pour préparer efficacement une réunion du board.
Lorsque le sujet de la dématérialisation des instances de gouvernance est abordé, se pose alors la question de l’utilisation d’un board portal. Le déploiement d’un tel outil doit se faire dans des conditions garantissant la sécurité des données de l’entreprise. En effet, les réunions du top management traitent souvent de sujets stratégiques et confidentiels. Une fuite de ces informations n’est pas envisageable.
Board portal : comment assurer la sécurité des données stratégiques ?
En effet, les comités de direction, les conseils d’administration et de surveillance constituent des instances clés au sein d’une organisation. Des informations déterminantes, qui influent notamment sur les axes de développement de la société, y sont échangées. Il s’agit par exemple de la stratégie commerciale, du suivi des investissements ou encore des prises de décisions financières et organisationnelles.
Il existe des solutions conçues pour accompagner tout le cycle de vie des réunions des boards. Elles facilitent la préparation en amont en limitant les échanges d’emails et de documents papier. Autre bénéfice non négligeable : ces solutions offrent un cadre sécurisé où il est possible d’échanger des fichiers et des messages sans risque d’interception par un tiers, depuis l’établissement d’un ordre du jour jusqu’à la mise à disposition du compte rendu.
L’utilisation des boards portals en Europe se généralise petit à petit. Les entreprises ont la volonté, pour la très grande majorité, de mettre en place ce type de solution dans un avenir proche. Parmi les fonctionnalités les plus recherchées on retrouve l’accès aux documents, le chiffrement, les preuves auditables des activités ou encore la possibilité d’annoter les contenus.
Quels bénéfices attendre d’un board portal ?
Les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux pour une organisation. Dans le cadre d’un projet de déploiement d’un board portal, les bénéfices sont les suivants :
- Efficacité : accès centralisé aux documents, annotations, partage d’annotations pour préparer des réunions
- Simplicité : multidevice, accès à la plateforme à tout moment, facilité de lecture des documents, votes électroniques, agenda, compte-rendu
- Conformité : archive des comptes rendus, statistiques des accès
- Sécurité : gestion granulaire des accès aux documents confidentiels
N’hésitez pas à consulter notre article sur la Board Room, vous expliquant notamment pourquoi il s’agit d’un outil indispensable à la dématérialisation de vos réunions de gouvernance.
Dématérialisation des boards : qu’implique la phase de préparation ?
Le board portal permet de simplifier l’organisation des réunions des instances de gouvernance. Cependant, respecter certaines étapes dans le cadre de la préparation d’une réunion permet d’anticiper les problématiques afin de tirer pleinement profit des débats et d’aboutir aux décisions escomptées.
Les différentes étapes à respecter sont :
- Inviter les participants suffisamment tôt pour qu’ils puissent s’organiser
- Définir un ordre du jour
- Etablir les priorités
- Réunir les documents nécessaires aux prises de décisions et les mettre à disposition de tous les participants
- Permettre des échanges préliminaires avant la réunion, à des fins de clarification, de pré-décision ou de résolution de problèmes urgents.
Les participants à un comité doivent bénéficier d’un accès équitable à l’information, quelle que soit leur situation. Cette équité n’est pas toujours facile à garantir lorsque l’on a recours à des moyens d’échange traditionnels comme l’email ou l’envoi de documents papier. A titre d’exemple, un tiers des entreprises s’appuient encore sur des boards book papier, une proportion non négligeable. L’email est quant à lui utilisé dans plus de 40% des cas. Les solutions de Board Room virtuelle sécurisées reposent sur des fonctionnalités gérant les différents accès et autorisation à telle ou telle information. Condition sine que non pour réussir la digitalisation d’une instance de gouvernance.
Comment simplifier, grâce à un board portal, la tenue des réunions et améliorer leur efficacité tout en assurant la sécurité de vos données sensibles ? Oodrive vous accompagne dans vos projets de dématérialisation des boards.
