Les conseils d’administration jouent un rôle pivot dans la transformation numérique des entreprises. Ils prennent en effet toutes les décisions stratégiques relatives à la société et ont le pouvoir d’impulser des changements afin d’aller vers une modernité et une agilité accrues. A ce titre, ils occupent une place de choix pour jouer un rôle de prescripteurs… et comment mieux le jouer qu’en adoptant eux-mêmes des solutions numériques pour organiser leurs propres réunions ?
Installer une dynamique d’évolution
Les administrateurs et décideurs d’entreprise, qu’ils soient membres d’un Comité de Direction, d’un Conseil d’administration ou d’un Conseil de Surveillance, sont amenés à se rencontrer régulièrement au cours de réunions stratégiques. Ensemble, ils se portent garants d’une bonne gouvernance d’entreprise et prennent de manière collégiale les décisions susceptibles d’impacter la croissance de la société.
Pour un fonctionnement harmonieux de ces comités, il est important de prendre en compte les contraintes qui leur sont propres, en particulier :
La confidentialité
Le rôle premier de ces réunions de top management n’est pas de gérer les affaires courantes de l’entreprise mais plutôt de définir une stratégie. De cette manière, le pouvoir décisionnel ne repose plus strictement entre les mains du chef d’entreprise mais est partagé. Le juriste d’entreprise, par exemple, est souvent impliqué dans les instances de direction de la société : 62% des directeurs juridiques déclarent faire partie d’un Comité de Direction.
A ce titre, les sujets abordés sont souvent confidentiels. Préparer l’ordre du jour ou échanger des documents par e-mail n’est donc pas envisageable car ce moyen de communication n’offre pas de garanties suffisantes en matière de sécurité et ne complète pas une transformation numérique réussie.
Par ailleurs, l’e-mail reste lié au réseau interne de l’entreprise : le service informatique, par exemple, pourrait sans doute accéder sans difficulté au contenu des échanges. Un véritable écueil lorsque la confidentialité revêt une importance centrale et que les sujets abordés à l’ordre du jour concernent des évolutions majeures (rachat, plan social, décisions financières, etc).
L’éloignement géographique
Les administrateurs d’une entreprise ne se trouvent pas toujours au même endroit. Leur dispersion géographique occasionne souvent des frais de déplacement ou de transmission des documents nécessaires à la préparation des réunions. Au-delà des coûts, cela représente un investissement en temps non négligeable.
Dématérialiser pour gagner en sécurité et en efficacité
Il existe aujourd’hui des solutions qui permettent de dématérialiser en grande partie le cycle de vie des réunions du top management, à l’instar d’oodrive_meeting. Sans remplacer la richesse des échanges au cours de la réunion elle-même, ces outils en facilitent l’organisation, le suivi et le reporting et s’établissent dans une véritable stratégie de transformation numérique.
Ils permettent d’abord de préparer la réunion en définissant l’ordre du jour, en invitant les participants et en permettant un échange de documents au sein d’un espace sécurisé, accessible sur une interface web ou mobile grâce à laquelle il est possible de travailler partout et à tout moment. C’est une manière de faciliter la tâche de chacun mais aussi d’assurer une traçabilité absolue des échanges.
En effet, chacun dispose de droits d’accès et d’action bien définis et l’on peut garder la trace de toutes les opérations effectuées au sein de l’outil, une excellente manière de garantir la transparence du dispositif.
Les réunions des comités de direction ou des conseils d’administration n’impliquent pas simplement de consulter des documents de manière passive pour préparer la discussion. Elles nécessitent un réel travail préparatoire et parfois des échanges préalables entre les participants. Une communication qui n’est pas toujours facile à organiser compte tenu de la charge de travail et de la mobilité géographique de chacun. Les solutions comme BoardNox offrent des fonctionnalités adaptées pour favoriser le travail collaboratif : annotation des documents, chat sécurisé ou encore module de vote pour effectuer des sondages.
Après la réunion, il est possible de mettre à disposition le compte-rendu de manière totalement maîtrisée de manière à ce qu’il ne soit consultable que par les personnes autorisées.
Pour conclure, ce type de solution permet aux dirigeants ou administrateurs d’entreprise de gagner en efficacité sur toute la phase de préparation et de suivi de la réunion tout en contrôlant la confidentialité des informations échangées.
Pour l’entreprise, ce n’est pas seulement un moyen d’optimiser la gestion de ses conseils d’administration en allant vers des conseils sans papiers, c’est aussi l’occasion d’adopter des outils innovants et modernes. Le top management peut ainsi lui-même devenir prescripteur de nouveaux usages. Ce faisant, il appréhende de manière plus concrète les obstacles que peut poser la dématérialisation, la manière de lever les inquiétudes qui y sont liées et d’en tirer profit au maximum. Une expérience précieuse pour mener la conduite du changement au sein de l’entreprise, notamment dans le cadre de sa transformation numérique.
