Une data room moderne et efficace se doit de répondre à des objectifs proches de l’injonction paradoxale : être à la fois facile à utiliser, riche fonctionnelement, et totalement sécurisée; ouverte auprès d’un grand nombre de parties prenantes, tout en assurant la confidentialité des informations; éphémère dans son usage (le temps d’une négciationet des due diligences associées), mais pérenne dans son archivage… Bref, c’est la quadrature du cercle qu’il faut résoudre. Alors comment choisir la data room adaptée à vos projets ? Pas de panique, nous vous proposons de passer en revue les critères les plus importants. Data room virtuelle et due diligence : voici la checklist indispensable pour faire le bon choix !
Des services associés de qualité
Comme toute solution logicielle, une data room virtuelle nécessite parfois un accompagnement des utilisateurs, tant pour des raisons techniques que fonctionnelles. Mais à la différence de nombreuses applications, les enjeux d’une négociation ne permettent pas d’attendre : l’aide doit être non seulement efficace, mais encore immédiate !
Le support technique doit ainsi être :
- Ouvert 24h/24, 7j/7
- Géré en interne chez le fournisseur de data room (pas de call center déporté)
- Disponible pour tous les utilisateurs (buy side comme sell side)
Avant l’ouverture de la data room, un accompagnement est souvent utile :
- Assistance projet : structuration des documents, indexation, organisation des workflow…
- Formation des utilisateurs
A noter : certains fournisseurs de data room (comme Oodrive, grâce à son partenaire Drooms) proposent des services annewes comme la numérisation des documents à importer dans la data room.
Des fonctionnalités pensées pour la négociation confidentielle de contrats
A l’évidence, une data room au goût du jour doit être accessible depuis n’importe quel type de terminal (ordinateur, tablette, smartphone) et présenter un design ergonomique et intuitif à ses utilisateurs. L’accès aux fichiers doit être clair, rapide, et pratique (glisser/déposer, visualisation instantanée sans téléchargement, etc).
Nécessaire mais pas suffisant pour gérer efficacement la diffusion de milliers de documents auprès de plusieurs dizaines de personnes, dont les besoins, les objectifs et les droits diffèrents. Ainsi l’émétteur des documents doit-il garder le contrôle sur ses fichiers : qui peut les voir ? Qui les a vus ? Quand ? Des commentaires ont-ils été apportés et/ou des questions posées ? Etc.
Quelques fonctionnalités incontournables :
- Le contrôle d’accès : par groupe d’utilisateurs et de documents (y compris à l’échelle d’un individu et/ou d’un document unique), pour la visualisation, l’impression, la copie, la modification, etc.
- Les filigranes dynamiques : incluant la date et l’heure (à la seconde près), affichés à l’écran et sur les documents imprimés, pour renforcer la sécurité en identifiant l’usager ayant photographié et/ou imprimé un document.
- La recherche intelligente : qui permet de trouver des documents en plusieurs langues (traduction automatique), y compris via synonymie (thésaurus intégré).
- Les workflows de gestion de questions/réponses/commentaires : s’il est important de permettre aux lecteurs buy side d’ajouter des commentaires aux documents (limités à leur seule visualisation), il est encore plus efficace de leur proposer de poser des questions, qui sont ensuite relayées côté sell side et assorties d’un process de relecture/validation/publication. Par exemple, la réponse d’un responsable opérationnel devra être validée par le service juridique et/ou un top manager.
- Le pilotage documentaire des due diligences : en général, l’alimentation de la data room prend plusieurs semaines, et des documents peuvent y être ajoutés tout au long de la négociation. de même, les acheteurs potentiels accèdent usuellement aux documents de manière irrégulière. Il est donc utile de pouvoir suivre la progression des accès à l’aide de tableaux de bord, comme les « heatmaps », des cartographies représentant les documents les plus consultés par groupe et/ou par période.
Et aussi : structuration et indexation automatiques, marque-pages, personnalisation de la data room, conversion automatique de documents (PDF), notification des nouveaux documents, masquage de certaines parties de documents en fonction du lecteur, etc.
Une totale sécurité
Au-delà de l’importance de la localisation des serveurs pour des questions réglementaires, une data room doit répondre à l’état de l’art en matière de cybersécurité. Par nature évolutifs, ces critères de choix sont essentiellement techniques :
- Chiffrement lors du transfert et de l’enregistrement des données
- Serveurs certifiés ISO
- Eviter les plug-in et/ou logiciels tiers, qui multiplient les acteurs tiers et les risques de piratage.
- Identification renforcée possible (One Time Password par SMS par exemple)
Rassurez votre DSI : demandez le(s) certificat(s)
Votre fournisseur de data room doit être en mesure de convaincre votre DSI de sa capacité à assurer la cybersécurité de vos données. deux types de documents peuvent y contribuer :
- Une liste exhaustive des dispositifs de sécurité mis en place (cryptage, sauvegarde, protection anti-intrusion, …)
- Des certificats de conformité technique (ISO), réglementaire (spécifique au secteur d’activité), ou contractuelle (par exemple, l’engagement qu’aucun salarié du fournisseur de data room n’a accès aux données, sauf demande expresse du client, etc).
Une facturation adaptée
Au volume de données (en pages ou en Go) ou selon le nombre d’utilisateurs et/ou de la durée d’usage… il existe de nombreuses manières d’indexer la tarification d’une data room. Chacun y trouvera ainsi le modèle qui correspond à son activité. il convient cependant d’être vigilant sur quelques points :
- Exigez une totale transparencetarifaire : limites, seuils, paliers, dépassements…
- Soyez attentifs à ne pas sous-estimer les besoins : on finit souvent (toujours ?) avec plus de documents et d’utilisateurs que prévu.
- Vérifiez que vous avez les moyens de contrôler vos coûts : outils de dédoublonnage, compression des fichiers, suppresion de comptes…
- Il est possible, avant de lancer votre projet, de mettre en place une phase de préparation (avant l’ouverture à la buy side). Dans ce cas, assurez-vous de la gratuité de la data room lors de cette phase, comme le propose Oodrive, via son partenaire Drooms.
Pour en savoir plus, téléchargez notre ebook : Comment bien choisir votre data room virtuelle : Pour des négociations sereines
