La gestion de contenus multimédia est un travail qui va demander d’une part des compétences spécifiques, et d’autre part du temps à y consacrer, surtout si le volume de documents à prendre en charge est conséquent.

Les contenus multimédia, des outils de communication non négligeables

Dans le domaine professionnel, les contenus multimédia (images, sons, vidéo, etc.) ont nettement plus d’impact que les contenus incluant uniquement du texte étant donné qu’ils sont plus vivants. Ils sont de ce fait de plus en plus utilisés par les entreprises dans le cadre de leurs stratégies de communication, de publicité ou de marketing. Avec le développement des systèmes de diffusion notamment par l’internet, ils sont également beaucoup plus simples à partager et à mettre à la disposition de ceux qui souhaitent s’en servir. Cependant, pour bénéficier de tous les avantages qu’ils peuvent offrir, il est recommandé de concevoir et de mettre en place un système de gestion de contenu multimédia adapté à vos besoins et à vos objectifs.

En quoi consiste la gestion de contenu multimédia ?

La gestion de contenu multimédia consiste d’une part à effectuer le tri des fichiers (images, sons, vidéo, etc.), à les convertir dans les formats adaptés, à les stocker et à les archiver en les classant dans des dossiers dédiés et dans des serveurs ou sur support physiques (disque dur externe, CD, etc.) suivant une organisation que vous aurez définie à l’avance notamment par ordre alphabétique ou encore par date d’arrivée. L’indexation des fichiers fait également partie des opérations à réaliser, elle est d’autant plus nécessaire qu’elle simplifiera la recherche en cas de besoin. Enfin, on comptera également dans les tâches de gestion de contenu leur diffusion et leur partage à qui de droit.

Effectuer manuellement toutes ces opérations est aussi laborieuse que chronophage et peut nécessiter la mobilisation de plusieurs personnes. Il existe toutefois aujourd’hui des solutions logicielles qui permettent d’automatiser toute ou partie de ces tâches et qui permettent de gagner un temps précieux.

À l’heure du tout numérique et de la délocalisation, la mise à disposition en temps réel des documents multimédias à l’ensemble de la société est une obligation pour améliorer son efficacité et ses résultats. L’élaboration d’une solution fonctionnelle, spécifique à l’entreprise, de gestion de contenu multimédia passe par une analyse préalable de l’état des lieux de l’environnement.

À partir de la définition des besoins des collaborateurs et de l’étude du stock de documents, la mise au point d’une architecture personnalisée doit répondre aux processus métiers pour faciliter le travail de chacun et accélérer la recherche et l’accès à tout type de documents.

Le design et l’ergonomie de l’interface utilisateur sont des éléments clés de la réussite du passage au tout numérique. Cependant, le choix de la simplicité ne doit pas se faire au détriment de l’efficacité. L’indexation des documents avec résumés et mots clés doit assurer un classement efficace et une gestion sécurisée du contenu multimédia.

L’attribution de droits d’accès aux utilisateurs pour visualiser ou télécharger doit s’adapter aux différents profils, collaborateurs, prestataires, voire public ou journalistes.

Tout ce travail en amont va aider les techniciens à configurer et paramétrer une solution de Digital Asset Management, ses interfaces et ses fonctions spécifiques. Une fois vos données référencées et les tests d’intégration passés, la mise en production devra s’accompagner d’une formation de l’ensemble de votre personnel voire d’un accompagnement personnalisé avec un documentaliste.

Gestion de contenu : Le documentaliste DAM, véritable architecte de l’information

Dans le cadre d’un projet de Digital Asset Management, le documentaliste occupe une position stratégique et endosse le rôle d’un véritable architecte de l’information.

Collecter, traiter et mettre à disposition les actifs numériques

Collecter et indexer des médias ? Certes, voilà une partie essentielle du travail du documentaliste DAM. Mais ce n’est là que l’arbre qui cache la forêt. Car la nature de la fonction a évolué pour s’adapter aux nouveaux enjeux de la gestion des ressources numériques : aujourd’hui, il ne s’agit plus seulement de bien ranger les médias de l’entreprise dans les médiathèques et les photothèques, mais de faire en sorte qu’ils soient aisément disponibles pour tous les utilisateurs. Et dans les formats adéquats.

C’est pourquoi, outre sa mission de collecte des ressources (à partir de sources diverses), d’intégration aux bases de données et d’indexation, le documentaliste DAM ou Content Manager doit également s’assurer que ces médias pourront être utilisés à bon escient par l’ensemble des utilisateurs. Il doit donc valider les contenus proposés par les contributeurs, dans un esprit de cohérence ; traiter les documents pour qu’ils soient exploitables ; et mettre à jour les métadonnées pour que les collaborateurs puissent trouver ce qu’ils cherchent sans y passer des heures, grâce à un thésaurus efficient. L’enjeu est d’autant plus élevé que le volume des atouts numériques de l’entreprise est important.

Gérer les droits et administrer les accès aux ressources

Qui dit « bonne utilisation » des médias, dit aussi « utilisation dans les limites légales ». La question des droits d’exploitation, de diffusion et d’image est en effet au cœur des problématiques qu’une solution de Digital Asset Management a pour but de démêler. Dans ce contexte, le Digital Content Manager est donc chargé de gérer l’ensemble de ces droits. Et de veiller à ce qu’ils ne soient pas contournés par les utilisateurs.

Dans le même temps, le documentaliste DAM va jouer le rôle d’administrateur. La meilleure façon de protéger les droits inhérents aux atouts numériques est encore d’appliquer des restrictions d’accès et d’utilisation. Ainsi, seuls les référents sont à même de manipuler les actifs en lien avec leur projet, grâce à un suivi rigoureux du documentaliste.

Le documentaliste DAM au cœur de la stratégie média de l’entreprise

Il est encore un autre aspect méconnu du documentaliste DAM, qui touche à l’image de marque de son entreprise. Les actifs numériques étant de véritables prolongements marketing d’une société, il est crucial qu’ils véhiculent les valeurs de la marque et qu’ils donnent de celle-ci une image positive. En tant qu’architecte de l’information, le documentaliste doit donc veiller à ce que cette structure médiatique soit suffisamment solide, en connexion avec les valeurs et les processus métiers.

En d’autres termes, les attributions du documentaliste DAM l’amènent également à valoriser les ressources pour qu’elles soient conformes à la stratégie de marque, et qu’elles puissent promouvoir l’actualité de l’entreprise. D’une part, le documentaliste accompagne les utilisateurs dans leurs démarches (utilisation des médiathèques, recherches iconographiques, etc.). D’autre part, il participe lui-même à la stratégie média de l’entreprise via l’animation des banques de médias, la mise en avant des derniers reportages photos ou vidéos publiés, la publication des actualités et l’envoi d’emailings en direction des collaborateurs, des utilisateurs et des partenaires. C’est l’ambassadeur de la plateforme de médias de l’entreprise.