On la dit pratique, intuitive, infalsifiable, irrévocable, et même respectueuse de l’environnement. Elle est en train de s’imposer doucement dans le paysage en raison de ses nombreux avantages. « Elle » ? C’est la signature électronique. Aussi efficace pour payer des factures et répondre à des appels d’offres que pour parapher des documents au format PDF, la signature électronique est de plus en plus présente. C’est pourquoi elle suscite également de nombreuses questions.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Première question essentielle, puisqu’elle permet de se défaire d’une idée reçue bien ancrée dans les consciences. Non, une signature électronique n’est pas qu’une banale version dématérialisée d’une signature manuscrite. Il ne suffit pas de scanner sa signature habituelle et de la copier-coller sur des documents numériques pour donner à ceux-ci une indiscutable valeur juridique. Ni de signer avec un stylet sur une tablette ou un smartphone. Les choses sont un peu plus complexes que cela.
Précisons que l’acte consistant à signer requiert toujours la conjonction de trois éléments :
- Le signataire,
- Le document à signer,
- L’outil de signature.
Dans le cas d’une signature manuscrite, c’est très simple : vous n’avez besoin que d’un stylo. Mais comment procéder lorsqu’il s’agit de parapher un document numérique, par exemple un contrat ou une lettre au format PDF, avec une signature électronique ?
Pour signer numériquement, vous avez besoin d’un outil de signature. Cet outil est constitué d’un certificat électronique qui contient les informations relatives au signataire (tel que son nom et son prénom, ou l’organisation à laquelle il appartient) et d’un moteur de signature. Celui-ci va récupérer les informations contenues dans le certificat, les apposer dans le document et figer ce dernier. C’est ce processus qui va permettre d’identifier le signataire qui a donné son consentement, et conférer une valeur juridique à ce document signé électroniquement.
La signature électronique n’est pas nécessairement « visuelle » comme sa grande sœur manuscrite : elle prend la forme d’une suite de caractères, propre au signataire.
Quelle est la valeur d’une signature électronique ?
Ceci étant dit, il est naturel que la signature électronique pose question. De nombreuses questions. Par exemple : a-t-elle la même valeur juridique que son équivalent manuscrit ? Permet-elle de sécuriser un document ?
Interrogations légitimes, auxquelles il est indispensable d’opposer des réponses claires.
La signature électronique est reconnue et dispose d’une valeur légale au sein de tous les États membres de l’Union européenne : c’est la réglementation eIDAS qui définit les exigences techniques et permet de conférer à la signature électronique la même valeur juridique que son équivalent papier. En particulier, il est indispensable d’utiliser une solution de signature électronique fournie par un Tiers de Confiance comme CertEurope, audité et conforme aux exigences définies par la réglementation européenne eIDAS.
La signature électronique a été pensée pour renforcer la sécurité des processus numériques. Cette solution permet en effet de « sceller » le document de façon à en garantir l’intégrité. Concrètement, une fois la signature électronique apposée sur un PDF, toute retouche ou correction est détectée, ce qui rend le document signé inaltérable. Chaque page, chaque ligne, chaque caractère est sanctuarisé pour ne pas remettre en cause le consentement du signataire. Un PDF avec signature électronique est donc encore plus sécurisé que ne l’est un document papier paraphé à la main.
Comment fonctionne la signature électronique d’un PDF ?
Pour le signataire, un logiciel ou un appareil particulier suffit à apposer une signature électronique sur votre PDF. Par contre, en coulisses, c’est tout un mécanisme cryptographique qui se met en place.
Votre outil de signature génère une empreinte composée de plusieurs caractères, propre au document – on parle de « hachage ». Cette empreinte est cryptée à l’aide de la clé privée associée à votre certificat numérique. Puis, le document est envoyé au destinataire avec la clé publique, celle-ci étant utilisée pour déchiffrer l’empreinte et identifier le signataire. Ce processus permet également au destinataire de s’assurer de l’intégrité du document.
D’une certaine façon, c’est comme si votre PDF avec signature électronique était écrit dans un langage connu seulement de vous et du destinataire. Celui-ci reconnaît immédiatement qu’il vient de votre part et qu’il n’a pas été modifié, sans quoi le contenu n’aurait plus aucun sens.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La signature électronique pour les échanges professionnels et commerciaux, c’est comme l’huile d’olive pour l’organisme : ça n’a que des bienfaits.
Elle est de tous les usages : valider une déclaration fiscale, payer une traite, confirmer un virement bancaire, sécuriser un email, répondre à un appel d’offres, signer un contrat, un courrier ou un bon de commande. Citez une utilisation, nul doute que la signature électronique y répond.
Elle est aussi 100 % légale et sécurisée. Un document PDF validé par une signature électronique est inaltérable. La signature elle-même est infalsifiable, puisqu’elle est unique et complexe. Apposée sur un document, elle est irrévocable. En bref, il s’agit là de la meilleure des protections possibles.
Elle revêt également de nombreux avantages. Une signature électronique sur un PDF plutôt qu’une signature manuscrite, et ce sont vos délais de traitement qui se réduisent, votre mobilité qui s’accroît et vos coûts qui fondent comme neige au soleil. En outre, elle vous permet de répondre aux enjeux de la globalisation. Traiter avec un client installé à l’autre bout du monde ou participer à un appel d’offres à dix mille kilomètres de là, c’est désormais simple comme un clic sur le bouton de votre souris.
Enfin, elle est respectueuse de l’environnement. Avec la signature électronique, vous dites définitivement au revoir au papier et à l’encre, mais aussi aux cartouches d’imprimante.
Il n’y a donc que des avantages à adopter la signature électronique. Raison pour laquelle vos clients/fournisseurs/partenaires ont déjà franchi le pas ! Pourquoi pas vous ?
