D’après le baromètre Wisembly/Ifop, les cadres français passent en moyenne 24 jours par an en réunion, soit près de 5 semaines. Les réunions des instances de gouvernance (Comité de direction, Conseil d’administration, Conseil de surveillance) sont décisives. Elles sont l’occasion de traiter des sujets stratégiques pour l’entreprise. Encore faut-il que ces réunions aient été bien préparées en amont, pour une efficacité maximale.
Si l’on désigne souvent les comités de gouvernance par un intitulé générique (Comité de direction, Conseil d’administration, Conseil de surveillance), ils reflètent en fait des réalités variées. Ils n’ont pas tous le même degré de structuration ni la même taille. Ils ne forment pas une simple « juxtaposition de personnalités » mais un groupe, qui doit trouver une véritable synergie pour être pleinement efficace. cela implique de relever différents défis.
Pour qu’une réunion du Top Management soit une réussite, il est important d’apporter une attention toute particulière à sa préparation. Le travail en amont est primordial.
Pris par leurs impératifs quotidiens, les membres des comités de gouvernance et leurs assistants de direction disposent bien souvent d’un temps limité pour préparer ces réunions stratégiques. 73% des entreprises mettent pourtant plus de 3 jours à constituer chaque board book pour les réunions d’un comité de direction. Ces dossiers comptent en moyenne 154 pages.
Qu’implique la phase de préparation d’une réunion de comité de direction ?
Il faut cependant garder à l’esprit que les comités de gouvernance forment un groupe qui doit trouver une véritable synergie pour être pleinement efficace. Cela implique de relever différents défis, à commencer par l’organisation à proprement parler de ces réunions. Pour cela un certain nombre d’étapes doivent être respectées. Ces étapes permettent d’anticiper les problématiques afin de tirer pleinement profit des débats et d’aboutir aux décisions escomptées dans le cadre de la réunion du comité de direction.
1. Inviter les participants suffisamment tôt pour qu’ils puissent s’organiser
Avant de fixer une date pour la réunion, il faut prendre en compte les impératifs de temps et de lieu de chacun. Certains sont fréquemment en déplacement. Ils peuvent également être très dispersés géographiquement. Les réunir un même jour peut s’avérer compliqué d’autant que ces comités comptent parfois plusieurs dizaines de personnes
2. Définir un ordre du jour et établir les priorités de la réunion du comité de direction
Tous les sujets abordés durant une réunion du board doivent être annoncés à l’avance. Tous les participants doivent connaître les sujets qui y seront abordés et avoir en tête les éléments dont ils auront besoin pour leur intervention. L’ordre du jour doit être fixé après une réflexion des organisateurs sur leurs objectifs et leurs attentes vis-à-vis de cette réunion. Pour Charles-Henri Colonna, directeur associé du cabinet Albus Conseil, 75% des CoDir ne remplissent pas leur rôle. « Et la plupart du temps, c’est parce que les participants ne respectent pas l’ordre du jour, le sens même du comité et discutent d’affaires courantes au lieu de penser à la stratégie à moyen terme », a-t-il expliqué dans un article de l’Express.
3. Réunir les documents nécessaires aux prises de décision et les mettre à disposition de tous les participants
Chaque entreprise produit en moyenne 12 358 pages de documents par an dans le cadre des réunions de gouvernance. Et les participants doivent tous bénéficier d’un accès équitable à l’information, quelle que soit leur situation. Il est impératif que les organisateurs transmettent à chacun, facilement et sans délai, des documents souvent trop sensibles pour être envoyés par email ou par courrier. Cette équité est-elle toujours garantie dans les entreprises qui ont recours à ces moyens d’échanges traditionnels ?
Les participants à la réunion du comité de direction doivent bénéficier d’un accès équitable à l’information. Cette équité n’est pas toujours facile à garantir lorsque l’on recourt à des moyens d’échanges traditionnels comme l’email ou l’envoi de documents papier. A titre d’exemple, un tiers des entreprises s’appuient encore sur des board books papier, une proportion non négligeable. L’email est quant à lui utilisé dans plus de 40% des cas.
4. Permettre des échanges préliminaires avant la réunion
Les instances de gouvernance se déroulent la plupart du temps à intervalle régulier. Selon une étude de 2016 de Spencer Stuart, les instances de gouvernance des entreprises du CAC40 se réunissent en moyenne 9 fois par an. Cette fréquence rend la nécessité d’une circulation fluide de l’information encore plus importante. Les comités de gouvernance doivent alors être particulièrement attentifs à la sécurité de leurs échanges. Ils doivent protéger les données de toute interception, consultation par des tiers non autorisés.
La sécurité de l’information « n’est plus un sujet de paramétrage de firewall, mais de gouvernance et de manière plus générale , une question stratégique qui s’impose aux dirigeants », a fait remarquer Guillaume Poupard, directeur général de l’Anssi à l’occasion de la présentation d’un guide (L’essentiel de la sécurité numérique pour les dirigeants) édité par Challenges avec le soutien du Cesin, de l’Anssi, du GITSIS, des Assises, de Devoteam, d’IDECSI, d’Orange Cyberdéfense, de Sopra Steria, d’Hexatrust, de Secureview et de Wallix.
Des solutions Cloud pour répondre aux besoins d’organisation et de sécurité
Pour une préparation en amont efficace, les organisateurs de ces réunions doivent faire face aux problèmes de planning et de mobilité, de sécurité des donnés. Ils doivent être attentifs aux dangers liés à l’utilisation d’outils non adaptés pour l’échange de documents confidentiels… La board room virtuelle leur permet de faire face à ces défis.
En effet, il existe des solutions cloud conçues spécifiquement pour le besoins des instances de gouvernance. Elles pemettent de répondre à la fois aux challenges organisationnels et aux défis de sécurité que nous avons soulevé. Ces logiciels spécialisés proposent un espace sécurisé qui centralise en un lieu unique les participants, les échanges et les documents. Ils offrent ainsi une board room virtuelle permettant de préparer les débats en toute confidentialité avant la réunion mais aussi d’en mettre à disposition le compte-rendu a posteriori.
Une solution comme oodrive_meeting propose un espace sécurisé qui centralise en un lieu unique les participants, les échanges et les documents liés à une réunion du Top Management. Elle offre ainsi un espace permettant de préparer les débats en toute confidentialité avant la réunion (approbation des comptes annuels, fixation du dividende, renouvellement du mandat d’un membre d’une instance de gouvernance, etc), notamment grâce à un outil de vote. L’une des fonctionnalités d’oodrive_meeting permet en effet au board de sonder les participants en amont et ainsi d’anticiper sur les sujets qui seront abordés le Jour J.
