Une équipe motivée et impliquée, voilà l’indispensable terreau sur lequel pousse tout projet d’ampleur. La mise en place de votre outil de DAM n’y échappe pas, surtout si vous entendez implémenter une solution performante, à destination de tous vos utilisateurs. Il est donc essentiel de composer une équipe qui gagne !
Le chef de projet
Toute équipe a besoin de son capitaine. C’est le rôle qui incombe au chef de projet, chargé de piloter le déploiement, de recueillir les besoins métiers et d’animer les comités de pilotage. Au-delà de ses attributions durant le déploiement, qui consistent à centraliser les informations, à les communiquer au partenaire DAM et à suivre le planning, le chef de projet assure la conduite du changement ainsi que la veille technologique. Il est garant de la conformité du projet avec la stratégie digitale de l’entreprise.
À qui confier le rôle crucial du chef de projet DAM ?
Le chef de projet peut venir des services communication, marketing ou patrimoine / documentation ou encore, dans de plus rares cas, de l’IT. Le chef de projet DAM peut avoir l’habitude de gérer des projets SI ou n’avoir jamais endossé cette fonction avant. Le plus important, c’est qu’il soit issu du service d’où émane le besoin, de façon à maîtriser pleinement les enjeux du DAM.
L’expert du service informatique
Le service informatique a toute sa place dans une équipe projet DAM. Vous aurez besoin d’un ou de plusieurs ambassadeurs de la DSI, afin de cerner les éventuelles contraintes techniques et fonctionnelles. Ils seront aussi les garants des bons choix technologiques, notamment en intervenant dès le stade de la rédaction du cahier des charges destiné à l’appel d’offres. Leur expertise est essentielle dans la gestion des interconnexions entre DAM et applications tierces.
Le juriste
À de nombreux égards, la mise en place d’un outil de DAM s’apparente à la création d’un site web. Les questions réglementaires sont donc prégnantes et nécessitent l’intervention d’une ou plusieurs personnes du service juridique. Cela, afin de gérer les aspects relatifs aux mentions légales, aux droits d’auteur et d’utilisation, aux copyrights et aux conditions générales de vente, le cas échéant.
Le documentaliste
L’indexation et le classement des actifs numériques sont des étapes essentielles de la mise en place d’un projet DAM. Il est également indispensable de définir le référentiel de la future base de données et le plan de classement optimisé, en accord avec le prestataire. Pour tout cela, le profil de gestionnaire de contenu sera un atout précieux au sein de votre équipe !
Dans le cadre du déploiement d’une solution de DAM, tous les rôles sont importants et tous les avis sont opportuns. La réussite de votre projet sera donc conditionnée par la pertinence et l’implication de votre équipe. Ce qui ne vous empêche pas de solliciter une aide extérieure lorsque cela est nécessaire !
DAM : Les 10 étapes clés pour lancer le projet
- Etude et analyse approfondies pour l’organisation de vos données, la définition du référentiel et les spécifications de l’architecture technique.
- Design des interfaces utilisateurs en vus de la réalisation d’une application personnalisée et à votre image.
- Implémentation de l’environnement technique (local ou hébergé).
- Configuration et paramétrage de la solution fonctionnelle.
- Réalisation des interfaces et des fonctions spécifiques.
- Reprise des données et des référentiels.
- Tests d’intégration et accompagnement à la recette.
- Mise en production.
- Gestion documentaires de vos contenus
- Support et maintenance.
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