Mise en place d’un projet DAM : quelles sont les 6 étapes à respecter ?

Vous souhaitez valoriser les actifs numériques de votre entreprise grâce à une solution de gestion des actifs numériques mais vous craignez d’être dépassé par l’ampleur de la tâche. Pour vous aider, voici les 6 étapes qui vont mener à la mise en place du DAM (Digital Asset Management) dans votre entreprise.

Etape 1 : définition des besoins et des objectifs

Dans un premier temps, définissez vos besoins et vos objectifs : le DAM doit répondre à vos problématiques en matière de valorisation des actifs numériques, de gain en temps et en efficacité pour vos utilisateurs. Bien entendu, votre direction doit être impliquée dans le projet depuis le départ.

Ensuite, faites le point sur vos ressources : lancez un inventaire des médias dont dispose votre entreprise et opérez un premier tri. Débarrassez-vous notamment des contenus obsolètes ou dupliqués. Enfin, réfléchissez à la constitution d’une équipe.

Etape 2 : réunion de lancement du projet

Une fois le projet signé avec votre prestataire, une première réunion de kick-off est organisée. Elle signale le lancement officiel du projet DAM et regroupe l’ensemble des parties prenantes, essentiellement :

• Le chef de projet en interne (généralement issu du département marketing et/ou communication)
• Le chef de projet du partenaire DAM
• Les collaborateurs du service communication/marketing
• La DSI

Cette réunion préliminaire est essentielle : elle vous permet de corriger et de valider le planning préparé par le prestataire et de répartir les tâches des différentes parties prenantes.

Etape 3 : workshops d’étude et d’analyse

Les workshops d’étude et d’analyse conditionnent la réussite de votre projet DAM, ni plus ni moins. Pour pouvoir proposer une solution qui s’accorde à vos besoins, le prestataire doit délimiter le champ des fonctionnalités et prévoir les paramétrages à venir. Au cours de ces workshops, vous devez répondre aux questions suivantes :

• Qui sera l’administrateur fonctionnel du back office, chargé d’ajouter et de traiter les médias ?
• Tous les services de l’entreprise seront-ils amenés à utiliser la plateforme de DAM ?
• Quel type de contenu y sera stocké ?
• Comment les médias seront-ils indexés dans l’outil et quels seront les moyens offerts aux utilisateurs pour les rechercher ?
• Quid des droits d’utilisation : des restrictions existeront-elles ? Que se passera-t-il lorsque les contenus seront partagés en externe ?
• A quoi ressemblera l’interface de l’outil (le Front office) ? Comment allez-vous la personnaliser ?
• Quels indicateurs de performance allez-vous mettre en place ?

Durant la phase des ateliers, votre prestataire vous sollicitera régulièrement. Son but : comprendre le fonctionnement de votre entreprise et son organisation interne, connaître vos impératifs et vos objectifs, et peut-être même anticiper certains besoins que vous n’avez pas encore identifiés.

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Gestion de vos actifs numériques : les 6 questions préalables à la mise en place d’un DAM