Bien choisir une solution de partage de documents en ligne

Une solution de partage de documents en ligne présente de réels avantages pour une entreprise. Encore faut-il qu’elle offre un niveau de sécurité lui permettant de travailler sereinement sans avoir à se soucier de la façon dont ses données sont traitées. Vous devez bénéficier, pour vos données, d’une disponibilité, d’une intégrité et d’une confidentialité à toute épreuve.

Les solutions de partage de documents en ligne standards, héritées des usages du particulier, sont introduites dans l’entreprise mais sont mal adaptées aux usages des professionnels et à leurs exigences de sécurité. Les solutions conçues spécifiquement pour les professionnels offrent un large panel de fonctionnalités destinées à sécuriser les échanges, les données et le système d’information de l’entreprise.

Partage de documents en ligne : comment garantir que vous accédez à vos fichiers de manière sécurisée ?

Pour assurer la confidentialité des fichiers partagés, les transferts doivent être chiffrés, tout comme les données qui sont hébergées dans les datacenters partenaires. De plus, les connexions à la plateforme sont sécurisées par mots de passe chiffrés, par OTP ou par certificat.

Voici les éléments à prendre en compte au moment de choisir un nouvel outil de partage de documents en ligne :

• Chiffrement des données

Le chiffrement permet de protéger les fichiers confidentiels contre tout accès. Même si une personne arrive à accéder au serveur, elle ne pourra pas récupérer les fichiers. Chiffrer les supports ne suffit plus. Les données nécessitent également d’être protégées où qu’elles se trouvent, à tout instant. Une solution de chiffrement efficace doit donc être globale, sécurisant à la fois les « contenus » et les « contenants ».

• Double authentification (OTP, certificats)

L’authentification forte désigne une procédure d’identification intégrée dans plusieurs logiciels. Il s’agit d’un outil de sécurité des systèmes d’information qui permet de renforcer l’accès aux fichiers déposés sur la plateforme. Ce système est particulièrement préconisé pour garantir la confidentialité des informations à caractère sensible.

L’authentification courante repose sur un seul facteur, généralement un couple identifiant et mot de passe. Pour assurer une haute protection des informations confidentielles, il est préférable d’opter pour l’authentification forte, un procédé qui requiert la consécution de deux facteurs d’authentification. Il s’agit d’un système à double verrou, plus difficile à forcer. Dans certains cas, l’authentification peut également se faire par un login et par un certificat électronique.

• Outils de gestion de la politique des mots de passe

La gestion de l’authentification par login/mot de passe est centralisée dans un outil d’administration. Sa complexité est paramétrable selon la politique de sécurité de l’entreprise.

• Détection avec blocage de l’accès et envoi d’un mail contenant un code de déblocage

• Restriction des accès à l’application par un filtrage d’adresse IP (inclusion ou exclusion).

Quelles fonctionnalités de sécurité attendre de sa solution de partage de documents en ligne ?

Selon une étude du Ponemon Institute, deux entreprises sur trois pensent que le partage de documents en ligne représente un danger pour leur entreprise. Les responsables encore réticents au partage de fichiers en ligne sont convaincus que leurs fichiers ne sont pas bien protégés. Pourtant il existe des outils qui proposent un ensemble de fonctionnalités qui permettent d’assurer une protection maximale à vos données. Le partage de documents en ligne sécurisé c’est possible !

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