Les conseils d’administration et autres instances clés des organisations, traitent des sujets sensibles tels que la politique stratégique de l’entreprise. C’est pourquoi les administrateurs doivent disposer d’un système d’échange de fichiers à la fois accessible et sécurisé. Les nouvelles technologies répondent à ce besoin spécifique. Les conseils d’administration et les comités de direction bénéficient aujourd’hui de plateformes collaboratives qui améliorent l’organisation des réunions et la confidentialité des documents.
Les plateformes collaboratives, des « meeting assistants » sur mesure
Si vous êtes l’organisateur des réunions de votre comité de direction, la plateforme collaborative se trouvera être votre alliée, une passerelle ultra sécurisée qui vous reliera avec les autres membres du comité. Depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette, il vous suffit d’introduire votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à la plateforme. Vous pouvez ensuite ajouter la prochaine réunion au calendrier, déposer l’ordre du jour et inviter vos collaborateurs à en prendre connaissance. Ces derniers pourront consulter les documents en temps réel à des milliers de kilomètres via une connexion Internet, les annoter et inclure la réunion dans leur agenda. Ils auront également accès aux notes pendant la réunion et au compte-rendu lorsque celui-ci aura été déposé sur la plateforme.
Simple d’utilisation et protection optimale, le défi des solutions dédiées aux instances de gouvernance
Le partage sécurisé des fichiers en ligne est l’un des principaux enjeux des conseils d’administration et comités de direction. L’envoi de documents par courrier électronique est une opération fastidieuse, qui comporte plusieurs risques (email qui n’arrive pas à son destinataire, vol d’identité, etc.).
Toutefois, le partage des fichiers en ligne doit intégrer des outils capables de maîtriser ces contenus partagés, notamment :
- un algorithme avancé qui chiffre les données, chiffrement des transferts (chiffrement SSL) et des données stockées (AES 256), assombrissement des noms de fichiers (obfuscation),
- un chiffrement qui protèges les transferts HTTP et TFP,
- un accès par mot de passe sécurisé qui peut être renforcé depuis la console de supervision,
- une authentification forte par login, SMS ou certificat électronique,
- un antivirus qui bloque les fichiers infectés,
- une fonctionnalité permettant d’empêcher ou de réguler l’accès par les applications mobiles,
- Suivi des connexions et des actions réalisées par les utilisateurs,
- un taux minimal de stockage = 99,8 %,
- hébergement certifié ISO 27001,
- certifications ISAE 3402 Type I.
Bonne gouvernance et meilleure productivité
Les conseils d’administration, grâce aux plateformes collaboratives, éliminent la plupart des supports papier et contribuent à réduire l’empreinte carbone des entreprises. Ils facilitent le devoir de diligence des administrateurs, la collaboration et le processus de décision. Les organisateurs peuvent préparer la réunion et les administrateurs peuvent y participer depuis leur tablette, même s’ils sont dispersés géographiquement. Ainsi, chacun consacre plus de temps à la consultation des documents et à la prise de décision.
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