Data room virtuelle : garantissez des échanges sécurisés pour vos fusions/acquisitions

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ? Dans quelles circonstances les entreprises y ont-elles recours ? Nous allons répondre à ces questions dans cet article afin de vous permettre de mieux comprendre l’intérêt d’un tel outil.

Il y a quelques années en arrière, les autorités américaines accusaient trois pirates chinois d’avoir commis des fraudes. Ils auraient volé des informations confidentielles concernant au moins 10 transactions comme l’achat d’Altera par Intel. Les informations dérobées ont une valeur inestimable. Les infrastructures étant de plus en plus connectées, les risques d’infiltrations dans les systèmes d’informations sont très importants de nos jours. Dans des situations délicates de type fusion/acquisition (M&A), il est impératif d’être irréprochable en terme de cyber vigilance.

Des cas récents de cyberattaques visant des informations commerciales confidentielles démontrent la croissance exponentielle de nouvelles menaces pouvant affecter toutes les entreprises en possession de documents critiques. Dans le cadre d’une fusion ou d’une acquisition, les entreprises diffusent, partagent et consultent une quantité très importante d’informations. Et certaines de ces informations sont ultra-sensibles et confidentielles.

Dans le cadre d’une fusion/acquisition, les informations échangées entre les parties sont ultra-sensibles. Compte tenu des sommes engagées, il est donc impératif d’être extrêmement vigilant vis-à-vis des questions de sécurité. La prévention de la cybercriminalité joue un rôle essentiel sur le marché des fusions/acquisitions, et en particulier de la due dilligence.

Dans une étude récente sur les enjeux de cybersécurité liés aux fusions/acquisitions, Forescout Technologies met en exergue la préoccupation croissante des décideurs en matière de risques informatiques et l’importance d’évaluer les risques cyber lors de M&A. D’après les auteurs de l’étude, 62% des sondés reconnaissent que leur entreprise est confrontée à un risque important en matière de cybersécurité en acquérant de nouvelles entreprises, et que le cyber risque est leur plus grande préoccupation après l’acquisition.

Les entreprises de plus en plus conscientes des risques

Les entreprises sont de plus en plus conscientes du risque qui pèse sur elle et leur système d’information. Il n’est donc pas surprenant que 81 % des décideurs reconnaissent être plus attentifs au statut de cybersécurité d’une entreprise ciblée en marge d’une acquisition que par le passé. Le risque cyber est désormais une priorité absolue.

« Une fusion et/ou une acquisition peut marquer un tournant dans l’histoire d’une entreprise. Les récentes brèches de sécurité observées ont mis en lumière l’existence de problèmes de cybersécurité. Elles ont permis de faire prendre conscience aux dirigeants qu’ils n’acquièrent pas seulement une entreprise. Ils acquièrent aussi son statut en matière de cybersécurité et donc, potentiellement une faille, une brèche, un cheval de Trois, etc », a expliqué Julie Cullivan, Chief technology & people officer chez Forescout.

Pour faire face à ces risques, les entreprises doivent mettre en place des solutions sécurisées comme la data room virtuelle.

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ? Data room signifie littéralement « chambre de données ». Il s’agit d’un espace physique ou virtuel utilisé par une entité privée ou publique pour stocker un volume important d’informations (généralement à caractère confidentiel dans le cadre d’un projet due diligence) que les personnes autorisées peuvent consulter via un accès à distance. Qui utilise une dataroom et quels sont ses avantages ? Explications.

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ? Qui l’utilise ?

Certaines entreprises manipulent une quantité importante de données confidentielles qu’elles doivent divulguer à leurs fournisseurs, à leurs clients ou à leurs employés (contrat, financement, procès-verbal, informations comptables, etc.) par l’intermédiaire d’outils collaboratifs. La data room virtuelle est particulièrement utilisée à échelle internationale, lors d’une opération de fusion ou d’acquisition. Certains secteurs publics ayant opté pour la dématérialisation, notamment les secteurs juridiques et administratifs, gèrent et partagent des dossiers sensibles et volumineux, englobant parfois des milliers de documents.

Les avantages d’une data room

Un des grands avantages d’une data room est le gain de temps, de transparence grâce à l’intégration d’un véritable workflow et d’espace grâce à la gestion électronique des documents. Il est possible de stocker dans un seul endroit un grand volume de données que les investisseurs potentiels peuvent consulter facilement et quand ils le désirent via un mot de passe sécurisé. Les logiciels permettent d’optimiser la protection des données en limitant ou en interdisant la copie et l’impression. La data room assure un meilleur suivi d’un projet en cours ou des opportunités de vente grâce à l’affichage des connexions établies.

Le cas d’une cession d’entreprise : l’intérêt de la data room

La vente d’une entreprise est une opération qui nécessite du temps, la participation d’un grand nombre d’acteurs (clients, fournisseurs, employés) et le partage d’un nombre élevé de documents à caractère confidentiel. La data room permet de centraliser ces informations et de fournir aux potentiels acheteurs toutes les informations dont ils ont besoin avant une acquisition.

• La data room virtuelle, un outil crucial pour le due diligence : Dans le cadre d’une cession d’entreprise, les potentiels acquéreurs récoltent une multitude d’informations comptables, financières, juridiques, fiscales, légales, juridiques et stratégiques sur le vendeur. L’ensemble de ces vérifications est appelé due diligence. La data room (ou chambre de données) est un espace virtuel où sont réunis tous les documents nécessaires à un projet de due diligence.
• La data room offre une grande transparence : En mettant à disposition des clients des informations confidentielles, le vendeur crée un climat de confiance. Il affirme à travers la data room ne rien avoir à cacher. Cette preuve de transparence est souvent très appréciée des clients ; elle peut influencer leur décision d’achat.
• Une gestion optimale et une traçabilité forte : Une connexion à Internet et un mot de passe sécurisé suffisent à accéder à la data room. Le vendeur peut y entrer à tout moment et depuis n’importe où. Ainsi, il peut répondre rapidement aux questions des investisseurs. Cet accès facile suppose des économies de temps et d’espace, ainsi qu’un meilleur contrôle des données. Grâce à l’outil de traçabilité, il sait quand les investisseurs se sont connectés et quels documents ont été consultés, ce qui peut lui donner des informations précieuses sur leurs centres d’intérêt.