La crise sanitaire a permis le développement et l’utilisation de bon nombre de solutions de visioconférences en ligne. C’est grâce à cela, entre autres, que la continuité d’activité a pu s’opérer pour la plupart des entreprises et ainsi sauver voire accroître la productivité. Mais face aux impératifs organisationnels engendrés par le télétravail « forcé » puis « intégré » à la vie quotidienne des salariés, se pose l’épineuse question : Quel logiciel choisir pour des réunions en ligne sécurisées ?
Protégez vos contenus sensibles grâce à une solution sécurisée
Dans le choix de votre logiciel de dématérialisation de réunion, prêtez attention à l’aspect sécuritaire attribué aux contenus sensibles partagés, créés et/ou centralisés sur la plateforme. La sécurité est présente sur différents niveaux, elle concerne aussi bien la gestion des accès à la solution ainsi qu’aux documents, que les infrastructures de stockage ou encore les techniques de chiffrement des données stockés. La souveraineté de la solution de meeting en ligne choisie doit également figurer parmi les critères impératifs de décision. Pour ne pas tomber sous le joug de lois extraterritoriales, le pays d’origine du logiciel ainsi que l’emplacement de l’hébergement sont décisifs. Optez donc, en tant qu’entreprise française, européenne, pour une solution locale (à échelle européenne). Oodrive vous propose plusieurs solutions d’hébergement, de sorte à vous garantir le plus haut niveau en matière de sécurité informatique. Voici nos différentes options : le SaaS public ou privé, le SaaS privé qualifié SecNumCloud et le mode On-premise. Si ces noms ne vous disent rien ou restent trop abstraits, n’hésitez pas à consulter notre article qui vous explique les différences entre le cloud public, privé et hybride.
Simplifiez la préparation et la tenue des réunions à distance
Optimisation du cycle de vie des réunions à distance
Organiser une réunion stratégique est une tâche chronophage et complexe. C’est pourquoi, afin de garantir un gain de productivité, la solution de réunion en ligne retenue se doit d’être intuitive, en plus d’être sécurisée. De sorte à simplifier la préparation et le déroulement des réunions, les fonctionnalités de la solution doivent couvrir tout le cycle de vie des réunions ; avant, pendant et après. Notre solution de dématérialisation de réunions gère ce cycle de vie. Avant la réunion, ont lieu :
- La collecte et la publication des documents
- La rédaction de l’agenda
- La planification de la réunion
- L’envoi et la gestion des invitations
- La consultation et l’annotation des documents
Pendant la réunion :
- La consultation des documents
- Les annotations
- Le vote à main levée
Et enfin, après le meeting :
- La publication de compte-rendu
- La consultation des documents de la réunion
- L’analyse des usages.
Optimisation des accès
Vous l’aurez aisément compris, grâce à la gestion du cycle de vie des réunions en ligne, oodrive_meeting vous permet de gagner un temps précieux. De même, notre solution optimise vos réunions grâce à trois profils distincts :
- Superviseur : fixe les niveaux de sécurité et les paramètres généraux. Il peut également contrôler l’activité mais n’a pas accès aux fichiers.
- Organisateurs : ils administrent leur espace, créent les réunions et les utilisateurs, ajoutent les documents et gèrent les droits d’accès d’action.
- Participants : ils accèdent depuis leurs agendas aux réunions ainsi qu’aux documents mis à leur disposition.
Pour choisir votre logiciel de visioconférences sécurisées, il vous faut prendre en compte plusieurs critères. Le premier reste la sécurité attribuée aux contenus échangés sur l’interface. Celle-ci peut s’évaluer grâce aux différentes qualifications et certifications existant sur le marché ainsi que par la souveraineté de la solution. N’hésitez pas à pousser plus en avant ces sujets en vous rendant sur les sites de l’ANSSI ou de la CNIL. Ces deux composantes, sécurité et souveraineté, étant intimement liées. Le second impératif à bien mesurer est la simplicité de prise en main, vous permettant à l’avenir d’optimiser vos réunions à distance mais aussi, plus globalement, votre productivité. Contrairement aux autres acteurs du marché, Oodrive s’appuie sur une connaissance fine de la réglementation et de la conformité acquise depuis plus de 20 ans pour offrir à ses clients une solution très simple d’utilisation, ultra-sécurisée et un accompagnement de proximité.
