Le Digital Asset Management (DAM) est la gestion, l’organisation et la distribution de contenus numériques. Les ressources numériques sont stockées dans un logiciel et peuvent être utilisées en toute sécurité.
DAM : stockage et gestion des ressources
Les ressources numériques incluent les photos, les films, la musique, les présentations et peuvent être exploitées aussi bien pour un usage personnel que professionnel. Stocker ses contenus sur son PC comporte plusieurs risques : la perte de vos données (en cas d’intrusion de virus par exemple) ou la perte de votre ordinateur. Les solutions de Digital Asset Management permettent de sauvegarder toutes ces données en lieu sûr quel que soit leur format (Powerpoint, Word, Excel, Photoshop, Illustrator, PageMaker, PDF, etc.).
DAM : organisation et distribution des ressources
Stocker des milliers de ressources numériques est une chose, aussi faut-il pouvoir s’y retrouver. Les systèmes DAM possèdent des outils de recherche configurables qui aident l’utilisateur à classer et à organiser ses contenus (recherche par mots-clés, par format, etc). La distribution des ressources peut se faire de différentes façons. Par exemple, les contenus peuvent être téléchargés par des utilisateurs du monde entier après que ceux aient envoyé une sollicitude et reçu l’autorisation de l’auteur. Les ressources se partagent facilement et rapidement. Elles peuvent être publiées sur une page web ou sur les réseaux sociaux en quelques clics.
Les 10 points essentiels pour comprendre le Digital Asset Management
- A qui sont destinées les plateformes DAM ?
Essentiellement aux agences de communication, aux agences de publicité et aux départements de marketing. Autrement dit, aux professionnels qui partagent beaucoup d’actifs numériques. - Que peut-on faire avec une plateforme DAM ?
Conserver, classer, indexer, annoter, traiter, réviser, rechercher et diffuser un fichier numérique. - Quels types de fichier puis-je stocker dans ma solution DAM ?
Des fichiers numériques tels que des photos, des images, des vidéoclips, des fichiers audio (musique, etc.), des fichiers texte (discours, PowerPoint, etc.). - Combien de fichiers puis-je stocker dans ma plateforme DAM ? Sous quels formats ?
Les solutions DAM sont capables de stocker des milliers de fichiers numériques et acceptent des dizaines, voire des centaines de formats différents. - L’accès aux contenus est-il sécurisé sur une plateforme DAM ?
Oui. L’accès à la plateforme DAM se réalise par l’introduction d’un mot de passe sécurisé. L’administrateur peut configurer le choix des mots de passe en fonction de la politique de confidentialité de l’entreprise. - Est-il possible de limiter l’accès aux contenus sur une plateforme DAM ?
Oui, grâce à la fonctionnalité « Gestion des droits ». Il est possible de limiter l’accès aux contenus de chaque utilisateur en fonction de son statut. Ainsi, un chef de projet pourra consulter tous les fichiers tandis qu’un client aura un accès beaucoup plus restreint. - Comment contrôler ce qui se passe sur une plateforme DAM ?
Les solutions DAM intègrent plusieurs outils permettant de superviser les actions réalisées. En consultant l’historique, l’administrateur sait qui a accédé à la plateforme, le moment de la connexion, les fichiers consultés et les actions effectuées. - Comment rechercher rapidement un fichier sur une plateforme DAM ?
Tout simplement en se servant des métadonnées des documents (nom, catégorie, format, date de dépôt, etc.). La recherche prend quelques secondes seulement. - Puis-je publier mes fichiers numériques via une plateforme DAM si je ne suis pas un expert en informatique ?
Oui. Les solutions DAM sont adaptées à tous les utilisateurs, y compris aux néophytes en informatique. En quelques clics, vous pouvez publier un fichier sur votre site internet, un réseau social ou l’envoyer par voie électronique. - Puis-je personnaliser ma plateforme DAM ?
Oui. Une palette de fonctionnalités vous permet de personnaliser l’interface, l’accès à la plateforme, le classement, la recherche des fichiers, etc.
Pourquoi faire le choix d’une application de Digital Asset Management ?
La gestion des ressources numériques est un enjeu crucial pour un grand nombre d’entreprises, en particulier celles qui manipulent une quantité importante de contenus numériques. Les applications DAM sont destinées à faciliter la gestion des actifs numériques. A l’heure de choisir son outil de digital asset management, un critère important doit être pris en compte : l’application doit être personnalisable afin de bien répondre aux besoins de l’entreprise.
La gestion des droits, premier rempart de la protection des contenus
Toutes les utilisateurs qui manipulent des fichiers numériques n’ont pas le même statut et ne participent pas de la même façon à un projet en cours. Par conséquent, l’accès aux documents ne doit pas être le même pour un chef de projet que pour un client. Une fonctionnalité permet de contrôler le partage et l’accès aux contenus. En quelques clics, il est possible de visualiser l’historique et de connaître toutes les actions des utilisateurs (date et heure de connexion, documents consultés, actions réalisées, etc.).
Une diffusion en accord avec la politique de confidentialité de l’entreprise
Chaque entreprise a ses propres règles en matière de sécurité, auxquelles sont soumis tous ses collaborateurs. Cette règle vaut aussi pour les applications DAM. Elles offrent la possibilité de diffuser les contenus de différentes façons. Par exemple, on peut demander à tous les utilisateurs qui désirent télécharger un contenu d’envoyer préalablement une sollicitude. C’est uniquement après avoir reçu l’autorisation de l’entreprise qu’ils pourront accéder au fichier.
Des modèles de documents configurables
Un autre avantage des applications DAM est la possibilité d’établir un modèle de document adapté aux actifs grâce à des métadonnées et des descriptions personnalisées.
Une application de Digital Asset Management pour gérer les contenus complexes
Certaines entreprises comme les agences de communication ou de publicité doivent stocker et manipuler au quotidien une quantité importante de contenus numériques tels que des photos, des vidéos ou des fichiers audio. Les fichiers qui envahissent Internet sont si nombreux et si volumineux que leur gestion devient de plus en plus difficile. Les applications de digital asset management (DAM) ont pour rôle de faciliter la gestion des contenus complexes, depuis leur stockage jusqu’à leur diffusion.
Application DAM : une indexation performante
Pouvoir stocker tous ses actifs numériques dans un endroit sûr et unique indépendamment de leur volume et de leur forme est déjà une très bonne chose. Cependant, le rôle des applications DAM va bien au-delà de la simple sauvegarde. Des outils de recherche configurables offrent la possibilité à l’utilisateur de classer et d’indexer ses contenus. S’il a besoin d’un document précis, il peut effectuer sa recherche par mots-clés et trouver rapidement ce qu’il cherche, ce qui lui fait économiser un temps précieux. Aucun détail n’est négligé, la recherche inclut également les annotations et les légendes. Les contenus peuvent être traités, révisés et publiés en quelques clics sur une page web ou sur les réseaux sociaux.
Application DAM : sécurisée et personnalisable
Une fonctionnalité de gestion des droits permet à l’application DAM de contrôler l’accès et le partage des contenus numériques. L’administrateur peut consulter l’historique et tracer l’utilisation d’un fichier : dates de manipulation, utilisateurs, actions réalisées… Il est possible de configurer l’application selon ses besoins grâce à une palette d’outils prévus à cet effet.
Comment optimiser les projets grâce au Digital Asset Management ?
Le digital asset management facilite également le circuit de validation d’un document (workflows) et la réalisation d’un projet de création. Comment ? En mettant à la disposition des collaborateurs et des chefs de projets des outils destinés à suivre toutes les étapes d’un projet en cours depuis n’importe où. Explications.
Automatisation des circuits de validation des documents
On assiste à une croissance du nombre d’entreprises travaillant sur un projet avec des collaborateurs externes répartis géographiquement. Quel que soit le secteur de votre entreprise (communication, BTP, publicité) ou votre département (direction, marketing), l’aboutissement d’un projet se réalise toujours en plusieurs étapes. Et chaque étape doit être validée par un responsable, un partenaire ou un client. Les solutions DAM offrent la possibilité de partager des fichiers en ligne et d’accéder aux fichiers déposés par les autres collaborateurs. Elles intègrent un module « Workflow » qui permet de créer rapidement un processus de validation automatisé. Les droits de validation sont adaptés aux étapes du projet ou aux utilisateurs. Ainsi, certains utilisateurs peuvent modifier des contenus à valider, alors que d’autres ont uniquement le droit de l’approuver.
Les solutions DAM au service de la créativité
Les projets de création impliquent souvent la manipulation de contenus média volumineux tels que des images, des photos, des fichiers audio ou des vidéos. Grâce aux solutions DAM, il est possible de conserver des milliers d’actifs numériques, de les échanger et de les diffuser rapidement. Tous les fichiers sont centralisés sur une plateforme collaborative ultra sécurisée et peuvent être consultés, modifiés ou publiés par les personnes autorisées à tout moment et depuis n’importe où.
