Si la notion de travail d’équipe dans le monde de l’entreprise est aujourd’hui extrêmement bien ancrée dans les esprits, son évolution consistant à la matérialiser dans un outil de collaboration est toujours en cours. Néanmoins, d’une façon que nous qualifierons d’inéluctable, les mutations de l’entreprise et de l’organisation du travail tendent vers l’adoption de solutions collaboratives et sécurisées. Dans ce contexte de fragilité concernant la confidentialité des données en temps de crise sanitaire, les sociétés doivent pourtant faire passer en priorité la dématérialisation de leur processus. On vous en parle en détail.
Travaillez partout et sur des supports différents
Une des grandes transformations du monde du travail de cette dernière décennie implique de porter attention à la transformation numérique touchant toutes les entreprises. Le télétravail est l’une des résultantes de cette évolution technologique permettant le travail à distance. Ce mode d’activité décentralisée est en effet rentré dans les habitudes des salariés. Aujourd’hui, avec le développement d’internet et de la démocratisation des abonnements haut débit, il est possible de travailler depuis chez soi, en déplacement, à des centaines de kilomètres du siège de l’entreprise. Ce fonctionnement est devenu la norme en période de crise sanitaire et il devrait rester important dans les mois et éventuellement dans les années à venir. Il est possible de travailler partout, certes, mais aujourd’hui le logement est l’un des principaux lieu d’activité. En outre, si l’ordinateur de bureau était autrefois un des seuls instruments avec lequel assumer ses fonctions (commerciales ou autres), on peut maintenant agir via une tablette, un téléphone ou un ordinateur portable.
Pendant cette période particulière, l’outil de collaboration est clairement devenu un atout recherché pour la continuité de l’activité des entreprises. Si l’activité devient, grâce à ces nouvelles possibilités, plus fluide, plus accessible, les salariés pouvant y contribuer depuis divers lieux et postes de travail, les données sensibles sont par conséquent moins confinées et disponibles en dehors du périmètre physique de l’entreprise. Afin de les protéger et faciliter le travail d’équipe, les équipes ont tout intérêt à centraliser les informations via un outil de collaboration en ligne sécurisé. Ainsi, les salariés ont accès à l’information sur un seul point permettant l’échange ou la modification de documents sensibles. Sécurité et productivité sont assurées.
L’outil de collaboration pour mieux fusionner
Les grandes entreprises, conscientes du milieu concurrentiel qui est le leur, ont compris que la solution était bien souvent l’entraide, la mutualisation. L’idée selon laquelle nous travaillons «seuls» ou «contre» laisse place au travailler «avec». Ainsi, notamment dans l’e-commerce ou l’e-business dans sa globalité, nous assistons à des fusions acquisitions à la chaîne, la plupart pour faire face à un marché ou une conjecture incertaine. Si le mariage entre deux entités autrefois concurrentes peut sembler aisé, il nécessite le partage d’informations dans un seul et même espace facilitant la productivité ainsi que la collaboration en ligne des salariés. De plus, rassembler les données sur une unique interface offre la possibilité de rationaliser les processus de deux entreprises aux workflow (flux opérationnel) éventuellement différents.
Un outil de collaboration facilite l’externalisation et réduit vos coûts
Le recours à des ressources externes permet à une entreprise de réduire ses frais de gestion et de maîtriser les coûts. Ainsi, faire appel à des prestataires pour pallier une absence des compétences recherchées en interne est devenu une pratique très répandue. Le besoin d’être sûr de la confidentialité de ses informations vis à vis de son prestataire est une conséquence logique. Comment collaborer correctement avec autrui quand l’accès aux informations de la société n’est pas sécurisé ? Il est possible, même extrêmement recommandé de passer un accord de confidentialité avec son prestataire. La solution la plus adaptée pour travailler dans la confiance reste pourtant d’adopter une solution permettant la mutualisation des informations localisées dans un espace sécurisé tel que iExtranet.
De la nécessité d’héberger efficacement les données en France
En 2013, Fleur Pellerin annonçait déjà que nous devions prendre conscience de la nécessité de ne plus être dépendant d’infrastructures étrangères pour l’hébergement de données sur le cloud. L’arrivée en 2018 du RGPD (Règlement général sur la protection des données) a mis les entreprises dans l’obligation de prendre le sujet à bras-le-corps. En effet, les infrastructures d’hébergement américaines sur le territoire français sont soumises au Cloud Act, rendant la confidentialité des données incertaine. Pour être conforme au RGPD et à son niveau de sécurité demandé, les entreprises françaises tendent plus en plus à proposer une gestion des données souveraines, c’est à dire hébergées en France. Pour améliorer, entre autre leur productivité, les entreprises françaises optent pour la plateforme de travail collaboratif autorisant le partage optimisé de l’information.
Sous la menace permanente de la cyber-criminalité, notamment au cours de cette période de fragilité, les entreprises gagnent à centraliser les informations et leurs échanges via une solution sécurisée de travail collaboratif. Toutes les solutions ne se valent pourtant pas. Le label SecNumCloud (le référentiel de l’ANSSI, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) permet dans tous les cas de déterminer le/les outils de collaboration à privilégier.
Du travail nomade à l’application du RGPD, en passant par les fusions à répétitions et bien sûr la crise sanitaire, la nécessité d’utiliser un outil de collaboration sécurisé pour mieux travailler, plus vite ou en simultané, est un passage obligé de l’évolution des grandes entreprises.
