La signature électronique est un processus numérique permettant de signer en ligne tous types de documents en leur accordant une valeur probante et un archivage sécurisé. Sous conditions bien sur de recourir à une solution souveraine et sécurisée. L’objectif premier d’une solution de signature électronique, au-delà de la protection des documents qui y transitent, est l’optimisation de la productivité de vos collaborateurs et donc de votre entreprise. Aussi bien pour les grands comptes que pour les TPE/PME.
Les avantages de la signature numérique au service de la productivité
En optant pour ce processus dématérialisé de création de signature électronique en ligne, les étapes de signature se simplifient, se réduisent et sécurisent davantage vos consentements. Ainsi, votre entreprise, bénéficiant des nombreux avantages de la signature électronique gagne du temps dans la gestion administrative et économise sur les consommables et les déplacements :
- Vous n’imprimez plus les contrats à faire signer. Non seulement vous économisez du papier mais en plus vous entrez dans une démarche éco-responsable.
- Vous n’êtes plus obligé de vous déplacer physiquement pour faire signer des documents, ni de les envoyer par voie postale. Pensez alors au gain de temps impactant tout le processus de signature, sans oublier l’économie d’argent.
- Vous n’avez désormais plus besoin de contrôler la conformité des signatures et de contresigner. Fluidifiez vos processus dans un climat de confiance et de sécurité.
De cette façon, vous accélérez votre cycle de vente, en simplifiant et automatisant vos process. Retrouvez dès à présent le replay de notre webinar consacré à l’impact de la signature électronique dans l’accélération de l’activité des entreprises.
La sécurisation des signatures
Une signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, voire davantage, à condition d’une identification vérifiée. Ce, depuis l’article 1367 du Code Civil établi en 2016.
La signature électronique est plus sécurisée qu’une signature manuscrite car elle garantit l’intégrité du document signé. Oodrive_sign propose une solution complète et sécurisée de signature électronique, en conformité avec notamment les recommandations de l’ANSSI, valable légalement, comprenant la digitalisation des contrats, leur mise en conformité, la collecte de données, ainsi que la possibilité de faire signer des documents, à distance, en face à face ou en ligne.
4 étapes de signature au service de votre productivité
La signature électronique oodrive_sign comporte 4 étapes, dans le but de sécuriser vos échanges et consentements mais aussi pour optimiser votre productivité, vous permettant ainsi des gagner un temps précieux et par conséquent de réaliser des économies non négligeables.
- Choisissez votre document puis déposez-le dans oodrive_sign
- Ajoutez-le(s) signataire(s) puis choisissez un mode de signature (en face à face, à distance, ou les deux si toutefois vous avez plusieurs signataires ayant différents besoins/impératifs)
- Oodrive_sign génère le PDF (ou document Word ou tout autre format) finalisé tel qu’il doit être présenté, lu et consenti par le(s) signataire(s). Oodrive_sign collecte ensuite les signatures électroniques pour chacun des signataires
- Un tiers de confiance certifie et horodate ensuite le document, ses éventuelles annexes et l’identité de chaque signataire. Le document est ensuite scellé et archivé avec ses éventuelles annexes et son dossier de preuve dans votre back office.
Les entreprises concernées
La signature de documents concerne la totalité des entreprises. Des grands comptes jusqu’aux auto-entrepreneurs en passant par les TPE/PME. De la même manière, la signature électronique permet d’optimiser la productivité des entreprises de tous les secteurs. Voici quelques exemples issus de nos retours clients :
- L’immobilier : contrats de bail, cautions solidaires, état des lieux, compromis…
- Les assurances et le courtage : parcours interactif de la récolte des informations clients jusqu’à la signature des contrats d’assurance.
- La rénovation énergétique et thermique : gestion des Certificats d’Économie d’Énergie (CEE) avec devis, factures et attestations clients.
- La distribution : signature des accords avec les distributeurs, centralisation de l’ensemble de l’activité contractuelle.
- Les artisans : gestion des contrats de travail, de prestations, les abonnements, les bons de commande… avec collecte des pièces justificatives.
Si le recours à des solutions de signatures électroniques ne cesse de croître, c’est parce que ces dernières, à condition d’être sécurisées et en conformité avec les différentes qualifications en vigueur, permettent de réellement optimiser la productivité des entreprises.
