Le partage de documents en ligne
Aujourd’hui encore, les solutions de partage de documents en ligne utilisées dans l’entreprise sont souvent issues des usages des particuliers. Mal adaptées aux besoins des salariés et aux enjeux de sécurité, ces solutions nécessitent une approche plus structurée et professionnalisée. Alors que dans chaque entreprise les collaborateurs sont de plus en plus mobiles et que les périphériques utilisés pour accéder aux informations se multiplient, un outil adapté à ces nouvelles problématiques semble indispensable.
Quelle solution de partage de documents en ligne permet d’optimiser le travail collaboratif et de faciliter la mise à disposition ou la diffusion de l’information ? Comment garantir la maîtrise et la confidentialité des données tout en améliorant la communication en interne ? Grâce à quelle solution ?
Solutions grand public vs solutions professionnelles de partage de documents en ligne
Les solutions de partage de documents en ligne héritées des usages particuliers répondent à de nombreux besoins des salariés mais généralement elles ne garantissent pas la confidentialité des données que traite et stocke une entreprise. Protéger ses données est pourtant impératif pour une entreprise. D’autant que le nombre de cyberattaques ne cesse de croître (plus de 707,5 millions de dossiers clients ont été volés ou perdus à la suite de 1,673 cyberattaques dans le monde en 2015 – Breach Level Index/Gemalto).
Une étude commanditée par Axway et menée auprès de plus de 600 professionnels de l’informatique aux États-Unis, fait état du fossé qui sépare désormais les solutions de partage de documents en ligne grand public et professionnelles :
- 48 % des répondants considèrent que les services grand public de partage de documents en ligne ne sont pas adaptés à un usage professionnel
- 74 % considèrent que leur entreprise a peu de chances de savoir le cas échéant si des informations sensibles ou confidentielles ont été volées ou utilisées illicitement
- 66 % considèrent le partage de fichiers comme risqué ou très risqué
Différents types de données à partager
La multiplication des données qui sont partagées, leur nature, leur diversité et leur degré de confidentialité, impliquent un traitement différencié et la mise en place de protocoles de sécurisation adaptés.
Mais avant de partager des informations, il est important de savoir de quoi on parle. Alors, que partage-t-on aujourd’hui dans l’entreprise ?
- Des fichiers bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Des fichiers de plus en plus lourds (vidéos, chartes graphiques, dossiers techniques, suivi de projets)
- Des données plus ou moins sensibles (agendas et ordres du jour, contrats, présentations et propositions commerciales, comptes-rendus de réunion, reporting, données financières et comptables, appels d’offres, données stratégiques…)
Accroître la productivité des groupes de travail grâce au partage de documents en ligne
Dans une entreprise, chaque projet est l’occasion de partager et d’échanger un grand nombre d’informations. Entre les équipes, les différents départements… La qualité du travail collaboratif est plus que jamais un enjeu majeur dans l’entreprise. Celui-ci implique de plus en plus d’acteurs, notamment pour des projets d’envergure. Son optimisation est un facteur clé d’efficacité. Accéder rapidement aux données, gérer la multiplicité des versions d’un même fichier, bénéficier d’outils de consultation et de diffusion fiables et pratiques, sont donc plus qu’essentiel.
Une bonne solution de partage de documents en ligne permet de rendre plus fluides les échanges d’informations autant que d’accélérer les processus de production, de gestion et de décision dans l’entreprise.
Plus de mobilité, plus de vigilance
La mobilité des collaborateurs augmentant, tout comme le travail distant, la question de la disponibilité des données en temps réel introduit de nouveaux paramètres opérationnels pour l’entreprise, aussi bien en matière de sécurité des données que d’accessibilité contrôlée et de synchronisation. Avec une solution de partage de données adaptée, une entreprise peut gérer un projet avec des collaborateurs situés à l’autre bout du monde. L’entreprise n’a plus de frontière.
Traçabilité et historisation
Fiabilité des données traitées, archivage organisé, informations clés sur les actions utilisateurs : ces paramètres jouent aussi un rôle capital dans l’efficacité et la fluidité des échanges ainsi que dans la confiance que les utilisateurs vont placer dans la solution de partage de documents en ligne.
Pour une entreprise, il est important de choisir une solution de partage de documents en ligne en mesure de lui garantir ces critères pour des usages efficaces, tout particulièrement pour des projets au long cours.
Chiffrement : la clé de la sécurité
Le chiffrement permet le cloisonnement des données afin de limiter l’accès aux informations confidentielles d’une société. Mais chiffrer les supports ne suffit plus. Les données nécessitent également d’être protégées où qu’elles se trouvent, à tout instant. Une solution de chiffrement efficace doit donc être globale, sécurisant à la fois les « contenus » et les « contenants ». Chiffrement des mots de passe, chiffrement des données, solutions HSM de protection des clés de chiffrement client : de nombreux protocoles répondent aujourd’hui aux nouvelles exigences de sécurité.
