La technologie nous permet aujourd’hui d’accomplir ce qu’il n’était pas possible d’envisager hier. Si elle a progressé sur de très nombreux aspects, elle nous refuse encore l’accès au don d’ubiquité. C’est pourtant un de ces grands chantiers qu’elle ne cesse d’adresser ! Ce besoin auquel la technologie doit répondre s’exprime particulièrement dans le monde du travail. Si l’activité professionnelle s’est longtemps effectuée à un point fixe, elle requiert maintenant une faisabilité multiple. C’est particulièrement le cas en ces temps difficiles inexorablement liés à la pandémie de la COVID-19. Exercer son activité professionnelle en dehors de l’enceinte de son entreprise est devenu LA grande tendance de l’organisation du travail permettant d’assurer une continuité d’activité. C’est depuis le développement du haut débit que cette pratique a commencé à se généraliser, ce qui a permis la mise en place du télétravail dans les entreprises.
Le télétravail ponctuel est donc réalisé dans de nombreuses organisations dont le secteur le permet, et il est d’ailleurs devenu primordial et obligatoire en temps de confinement. Aussi bien parce que l’organisation du travail tend à se digitaliser que par nécessité en temps de crise, la mise en place du télétravail est une étape indispensable. Il faut néanmoins veiller à son optimisation, car tous les obstacles liés au travail délocalisé et digitalisé ne sont pas surmontés uniquement via le développement de l’internet haut débit.
Retrouvez à ce sujet, sur notre chaîne de podcast Ootalk, notre 2ème épisode consacré à la gestion du confinement et la mise en place du télétravail en entreprise à travers le témoignage de Jérémy Leleu, Global Head of Sales chez oodrive.
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La fluidité de l’activité professionnelle nécessite la mise en place du télétravail
La démocratisation du haut débit permet aux salariés d’avoir, avec plus ou moins de succès, les mêmes conditions d’accès au réseau que dans l’enceinte de l’entreprise. Ainsi, il est aisé de rester en contact avec ses collègues afin d’assurer une bonne collaboration entre les membres d’une équipe. L’obstacle est plus difficile à surmonter en mode projet lorsque de multiples acteurs internes et externes sont concernés par l’atteinte d’un objectif commun. Les questions relatives à l’intégrité et la confidentialité des contenus sensibles sont également au cœur de l’optimisation du télétravail.
La mise en place du télétravail permet donc de résoudre nombre de problématiques liées à la continuité de la communication entre les salariés d’une même équipe. Garantir la productivité nécessite néanmoins d’aller plus loin, notamment sur les thématiques de collaboration et de sécurisation du partage d’information. Optimiser le télétravail passe par la dématérialisation sécurisée d’un maximum de processus.
Dématérialiser la prise de décision et les validations internes
Le télétravail a ce désavantage pour le salarié de ne pas pouvoir donner son accord sur support papier car cela nécessite d’être présent dans les locaux de l’entreprise. Par conséquent, la seule alternative est de différer la validation de documents quel que soit leur importance. Néanmoins, dans une économie dans laquelle tout va toujours plus vite, cette cassure dans le processus de décision est à l’origine de retards successifs que ne peuvent plus se permettre les entreprises. De plus, le support papier est soumis à de nombreux dangers liés à sa nature volatile. La signature papier ne répond ni aux besoins de rapidité de validation des décisions ni à la nécessité de sécuriser les processus.
La dématérialisation du système de validation libère les entreprises des faiblesses de la signature physique. La signature électronique permet non seulement de valider des processus sans être dans les locaux de l’entreprise mais elle singularise également les documents informatiques. En effet, s’il était relativement facile de falsifier une signature papier, on ne peut pas en dire autant de son pendant électronique. La problématique de l’identité numérique se présente aussi car la validation de document nécessite aujourd’hui de s’authentifier. Le certificat électronique répond à ce besoin en donnant à la signature une composante unique qui prouve, de manière sécurisée, l’identité du signataire. Le niveau le plus élevé de certificat requiert la remise en face-à-face de la clé d’authentification après vérification de l’identité du demandeur.
Muni d’une clé d’authentification électronique et d’un logiciel de signature électronique, un salarié en télétravail peut donc signer de manière sécurisée depuis son domicile ou pendant qu’il se déplace sans risquer de compromettre la confidentialité de la société. Le travail depuis le domicile n’est donc plus un frein à la fluidité des validations internes et externes. La nécessité de l’utiliser en période de confinement par exemple, n’enlève rien à son utilité en temps normal, ne serait-ce que pour maintenir la confidentialité des échanges ou réduire l’utilisation de papier en entreprise.
La mise en place du télétravail n’est plus synonyme de rupture dans la collaboration
Même lorsqu’aucun membre d’une équipe n’est présent sur le lieu de travail, la collaboration en ligne est toujours possible. Dans le cas d’un confinement ou d’un évènement particulier justifiant le télétravail, le travail collaboratif peut encore faire avancer les projets. Ainsi, muni d’une plateforme sécurisée, il est possible de faire avancer les projets mis en route par une entreprise. Les données y sont utilisées, mises en partage, et peuvent également être accessibles à des prestataires externes à qui il est possible de donner des droits de d’accès ou d’édition. Le contenu, bien qu’accessible en dehors des murs de l’entreprise reste, dans cet état, toujours conforme à la politique de sécurité de la société. Que les salariés travaillent dans les locaux de l’entreprise ou en dehors, la continuité des projets est assurée. Une solution de travail collaboratif tel que oodrive_share favorise le maintien de la performance tout en respectant les exigences les plus élevées en matière de sécurité informatique.
Garder un accès centralisé aux données relatives aux réunions même en cas de télétravail prolongé
L’objectif 0 papier est de plus en plus d’actualité dans une majeure partie des entreprises. De plus, en cas de confinement des participants à leur domicile, la nécessité de dématérialiser les processus va de soi. Les comptes-rendus, sauvegardés de manière sécurisée, doivent être accessibles sur un seul support afin que les données stratégiques ne soient partagées qu’avec les bons acteurs. Ainsi, télétravail ou pas, la préparation, la tenue et le suivi des réunions sont facilités. Si auparavant il était possible d’avoir, pour un accord pris en réunion, des supports papiers, mails ou autre, avec une plateforme digitale sécurisée, ces nombreuses sources d’information redondantes n’ont plus lieu d’être. Elles ne risquent donc plus de mettre en danger la confidentialité des décisions prises dans les comités de direction. Le télétravail sécurisé, une fois encore, ne crée plus de cassure de la collaboration ou du processus de décision et réduit même les risques de sécurité des contenus sensibles.
Si le télétravail pouvait autrefois constituer une crainte de perte d’efficacité, aujourd’hui les mentalités ont évolué notamment grâce à la montée en puissance d’outils de collaboration en ligne sécurisés de haut niveau, facteurs de productivité. Les bons outils sont cependant nécessaires pour garantir le partage de l’information en toute sécurité.
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