Sans aucun doute, la pandémie de Covid-19 a bousculé les modes traditionnels d’organisation du travail. La nécessité d’adopter rapidement et massivement le télétravail a contraint les entreprises à s’adapter pour garantir la continuité de leur activité, notamment en passant à la réunion en ligne. Or les applications grand public que les médias ont mises sur le devant de la scène à cette occasion, comme Zoom, Teams et consorts, ne répondent qu’à une petite partie des enjeux relatifs à la réunion à distance : lorsqu’une entreprise organise un meeting en ligne stratégique (comité de direction, conseil d’administration ou autre), elle doit en effet s’appuyer sur des solutions extrêmement fiables et sécurisées, donc professionnelles et certifiées.
Télétravail et réunion en ligne : comment les entreprises ont adopté la « collaboration dématérialisée »
À partir du premier confinement (mars-avril 2020), on a constaté un boom des applications de visioconférence grand public, utilisées par les entreprises pour maintenir le lien entre leurs collaborateurs contraints de travailler à domicile. L’application Zoom est ainsi passée de 10 à 300 millions d’utilisateurs quotidiens en avril 2020 – et ce n’est qu’un exemple parmi d’autres.
Le recours à la réunion en ligne a permis aux sociétés de garantir une forme de continuité dans leur organisation du travail malgré la dispersion des collaborateurs. Parce qu’il n’était plus possible d’arranger une réunion d’équipe en présentiel, il fallait bien trouver une alternative : le meeting en ligne. Au-delà des usages triviaux (les fameux « apéros Zoom » qui ont fait florès pendant le confinement), ces outils ont véritablement permis aux entreprises de maintenir le niveau de productivité des salariés.
Dans de nombreux cas, la mise en place de la réunion à distance a même contribué à améliorer la productivité… en mettant fin à une maladie dont la prévalence en France est historiquement très élevée : la « réunionnite aiguë ». En moyenne, les salariés de l’Hexagone passent en effet 4,5 heures par semaine en réunion. Des rendez-vous globalement inutiles (seul un sur quatre aboutit à une prise de décision) auxquels les intervenants sont malgré tout contraints d’assister. Une pathologie sévère à laquelle la réunion en ligne a permis de remédier.
La réunion à distance et ses effets positifs
De fait, l’obligation de recourir à la réunion à distance a révélé aux entreprises tout un monde de possibilités qu’elles ignoraient jusque-là. Des possibilités connues de ceux qui emploient depuis longtemps des outils de visioconférence sécurisée :
- Un gain de temps majeur à tous les niveaux. Car un meeting en ligne a tendance à aller droit au but, et donc à durer moins longtemps que son équivalent en présentiel. À cela, il faut ajouter la réduction drastique du nombre de rendez-vous, notamment pour le top management (pour rappel, les dirigeants « subissent » en moyenne 23 heures de réunion hebdomadaires, soit cinq fois plus que les salariés), ainsi qu’une préparation accélérée.
- Une productivité plus grande, qui découle mécaniquement du point précédent : moins on passe de temps sur une réunion d’équipe dématérialisée, plus on en a pour se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée.
- Une meilleure organisation. Les outils de meeting en ligne sont aussi des solutions collaboratives qui permettent d’uploader des documents, de les consulter depuis n’importe quel appareil (si tant est que l’on soit autorisé à le faire), et d’échanger avec les intervenants en amont de la réunion d’équipe. L’accès anticipé aux documents contribue aussi à l’optimisation de la durée de la réunion en ligne, puisque l’ordre du jour est mieux calé et les intervenants mieux préparés.
- Une réduction drastique des coûts, surtout dans le cadre des réunions de gouvernance qui supposent de rassembler des dirigeants parfois dispersés géographiquement. Par définition, une réunion à distance ne coûte rien en organisation ni en déplacements.
Dans le même temps, l’adoption de la réunion en ligne n’entraîne pas d’effets négatifs sur l’implication ou la disponibilité : dès lors qu’un collaborateur dispose d’une connexion internet, il est théoriquement joignable à tout moment durant les heures de bureau.
Il ne reste donc plus qu’une problématique, somme toute essentielle : celle de la sécurité d’un meeting en ligne.
Des outils professionnels pour assurer la sécurité d’un meeting en ligne
La réunion en ligne multiplie donc les avantages. Mais quid des rendez-vous stratégiques, et notamment des instances de gouvernance, à l’occasion desquelles des documents souvent confidentiels et sensibles sont échangés ? En raison de leur criticité, les contenus utilisés dans le cadre des réunions de gouvernance ainsi que les décisions prises durant l’événement exigent un niveau de protection adéquat, que les applications grand public ne peuvent offrir.
C’est là un enjeu essentiel de la digitalisation des réunions : un outil de meeting en ligne doit être capable de créer un environnement qui garantit la sécurité absolue des données et la confidentialité des informations partagées en amont et pendant la rencontre dématérialisée. Or en regardant de près les solutions de réunion à distance professionnelles, on constate que les informations sont bien mieux protégées que dans le cadre des réunions en présentiel, en raison de nombreux garde-fous : système de chiffrement des données, mécanismes d’authentification forte pour sécuriser les accès à la plateforme, etc.
Seulement, voilà : aucun fournisseur de service ne vous dira que son outil de réunion en ligne n’est pas sécurisé. Le choix d’une solution de visioconférence sécurisée passe donc par un contrôle des qualifications et des certifications de l’éditeur. Par exemple, Oodrive (qui propose la solution oodrive_meeting pour les réunions de gouvernance) dispose de certifications montrant que ses activités respectent les bonnes pratiques reconnues sur son marché : SecNumCloud, ISO 27001, eIDAS et RGS**. C’est la clé pour organiser une réunion à distance véritablement sécurisée.
En somme, le boom des outils de réunion en ligne et les avantages multiples de la digitalisation des rendez-vous d’équipe ne doivent pas faire oublier que la sécurité est un enjeu majeur de la collaboration dématérialisée. Et qu’il est indispensable, pour les entreprises, d’adopter des solutions souveraines en matière de protection des données. Soit exactement ce que vous propose oodrive_meeting !
