Veilige conferenties en bestuursvergaderingen
Vergader efficiënt dankzij videoconferentie-, agenda- en vergadertools waarmee je je agendapunten open kunt bespreken in een veilige omgeving.
Organiseer met het oog op succes
Oodrive Meet maakt het makkelijk om elk aspect van een vergadering op afstand te beheren. Een tijdstip zoeken dat voor alle deelnemers past, documenten bundelen ter herziening, de resultaten van de vergadering bekendmaken: het kan allemaal. En alles gebeurt in een veilige omgeving.
- Ontwikkeld om discussies op niveau te voeren in een streng beveiligde omgeving – van management- en bestuursvergaderingen tot beveiligings-, governance- of operationele comités.
- Organiseer en host veilige meetings binnen Microsoft Teams dankzij de naadloze integratie.
- Beheer alles op één plek, van uitnodigingen tot documentrechten en stemmen
- Stel de agenda op en voeg relevant materiaal toe aan elk agendapunt via tools waarmee je moeiteloos documenten bundelt, deelt en valideert.
- Personaliseer de meldingen die de deelnemers krijgen en geef of beperk de toegang tot documenten per gebruiker en bestand, net zoals de rechten om documenten te bekijken of printen en aantekeningen te maken.
- Stel je eigen workflows op met de Oodrive API.
Organiseer vergaderingen die tellen
Zorg ervoor dat elk gesprek zinvol is door je deelnemers makkelijk de informatie te laten vinden die ze nodig hebben. Oodrive Meet brengt werkagenda’s, kalenders en documenten samen in één beveiligde omgeving die bereikbaar is via gsm, tablet of desktop.
- Maak aantekeningen bij documenten, discussies en nota’s en deel ze met enkele of alle deelnemers via intuïtieve tools die zowel online als offline werken. Apps van derden heb je niet nodig.
- Keur documenten snel en veilig goed met geïntegreerde elektronische handtekeningen..
- Update materiaal waar je ook bent, vanaf elk apparaat.
- Volg wijzigingen met gemak op dankzij automatische meldingen bij elke aanpassing, van wijzigingen in documenten tot aanwezigheidsupdates en nieuwe agendapunten.
- Geef leidinggevenden één informatiebron waarmee ze zelfzeker de volgende stappen kunnen plannen en uitvoeren.
- Bekijk de aanwezigheidsstatus van alle deelnemers in een oogopslag en stel machtigingen in via het intuïtieve toegangsdashboard voor vergaderingen.
Hou gesprekken vertrouwelijk
Zorg voor een veilige omgeving waar gevoelige situaties kunnen worden besproken in overeenstemming met de bestuursregels. Oodrive Meet is een complete oplossing die je vergaderingen van begin tot einde beveiligt, zodat je zonder zorgen opnames kunt delen, vertrouwelijke documenten kunt bespreken, nota’s kunt ondertekenen en je bedrijf efficiënt kunt beheren.
- Beveilig je omgeving optimaal met versleutelde sessies en content, wachtwoordauthenticatie via sms (OTP), en de optie om hardware toe te voegen voor vingerafdruk- of gezichts-ID.
- Bescherm content, gegevens en communicatie met geavanceerde technologieën en de strengste certificeringen. Oodrive wordt gehost in de EU met ultraveilige datacenters (ANSSI SecNumCloud-gecertificeerd) en werkt binnen het strengste wettelijke kader voor gegevensbescherming.
- Gebruik de nieuwste ultraveilige videoconferentie- en chatoplossingen die standaard integreerbaar zijn met Tixeo, Olvid en een reeks gecertificeerde apps van derden.
- Reageer onmiddellijk en volledig op auditverzoeken met duidelijke, snelle toegang tot documenten van bestuursvergaderingen. Oodrive Meet is ontwikkeld om naleving eenvoudig te maken en je te helpen bij het handhaven van je governancebeleid.
Belangrijkste functionaliteiten
Samenwerking
Maak het je deelnemers makkelijk om samen voorstellen uit te werken, oplossingen te vinden, te stemmen, taken te verdelen en te communiceren via beveiligde chat en video.
Agenda
Deel agenda-uitnodigingen voor vergaderingen en zet de datum, agendapunten en nodige documenten in de bijlage. Synchroniseer Oodrive Meet met webmailsystemen zoals Outlook en Gmail.
Documenten
Maak en deel documentbundels met bestuursleden, met strikte toegangsmachtigingen die individueel of per groep worden toegekend. Controleer de machtigingen om te delen en bekijk de geschiedenis om je omgeving nog beter te beveiligen.
Nota's
Genereer automatisch vergaderingsnota’s met aanwezigheidslijsten, data en besproken agendapunten. Vind snel de nota’s van eerdere vergaderingen terug om ze met stakeholders te delen.
FAQ
Wat is een virtuele bestuurskamer?
Leer alles over veilig vergaderen, vertrouwde omgevingen en meer via onze FAQ.
Een virtuele bestuurskamer is een digitale oplossing waar bestuursvergaderingen worden voorbereid en gehouden. Ze werkt als een \’bubbel\’ die losstaat van het computernetwerk van het bedrijf, waardoor de gegevens veilig bewaard blijven en alle gesprekken vertrouwelijk gebeuren.
Een virtuele bestuurskamer heeft heel wat voordelen: ze maakt het eenvoudiger om het bedrijfsbestuur te organiseren, houdt documenten veilig en gesprekken vertrouwelijk, en bespaart tijd en geld omdat er minder papier wordt gebruikt.
De informatie die voor en tijdens bestuursvergaderingen wordt gebruikt, is kritiek: meestal gaat het bijvoorbeeld over financiële of strategische gegevens, bedrijfsgeheimen of gesprekken tussen leden van de bestuursraad. Als die gegevens worden gestolen, gewijzigd of verloren gaan, komt de toekomst van de organisatie in gevaar.
Met Oodrive Meet kies je de datum van je vergadering, stel je de agenda in, link je de nodige documenten en nodig je de deelnemers uit in slechts enkele kliks. Er zijn tal van functies die je helpen bij het voorbereiden van vergaderingen in alle omstandigheden, zelfs wanneer je onderweg bent.
In Oodrive Meet is de agenda van je vergadering duidelijk opgesteld en zijn documenten gesorteerd per agendapunt om ze makkelijk te bespreken. Bovendien krijgen de deelnemers meldingen bij elke wijziging en krijgen ze in real time toegang tot alle elementen die ze nodig hebben om zich op de vergadering voor te bereiden.
Als organisator controleer jij de deelnemers en bijdragers van je vergadering via een speciale weergave in Oodrive Meet. Jij stelt de toegangs-, weergave- en bewerkrechten voor de relevante documenten in voor elke deelnemer. Je kunt ook de aanwezigheidsstatus en activiteiten voor elke persoon bekijken in het scherm \’Activiteitsmonitoring\’.
Ja, Oodrive Meet is zo ontworpen dat je eenvoudig de nodige documenten kunt bekijken voor fysieke of televergaderingen. De organisator en deelnemers kunnen de vergadering bijwonen en de documenten bekijken via de daarvoor bestemde webinterface of mobiele apps (iOS en Android). Via welke interface je ook verbinding maakt, overal gelden beveiligingsprotocols die de toegang tot je kritieke en strategische gegevens reguleren.
Vergaderingsgegevens zijn extreem gevoelig, dus worden de toegangsrechten en machtigingen per gebruiker toegekend. Bovendien hanteert de oplossing meerdere beveiligingsprotocols, zoals wachtwoordversleuteling, sterke authenticatie, mobiel inloggen met Touch ID, …
Oodrive Meet is een ultraveilige \’bubbel\’ die als SaaS wordt gehost en losstaat van het interne netwerk en de IT-afdeling van het bedrijf. Alleen geautoriseerde deelnemers krijgen toegang. Je kritieke gegevens zijn dus helemaal veilig.
Met Oodrive Meet worden je gegevens opgeslagen op servers die in Europa liggen en dus door de Europese wetgeving beschermd zijn. Die wetgeving verbiedt in het bijzonder dat de gegevens buiten de EU-grenzen worden geëxporteerd.
Lees meer over Oodrive Meet
Bied je medewerkers de ideale omgeving voor open gesprekken
Ontdek hoe jouw onderneming gevoelige gegevens kan beveiligen zonder trager te werken.
Producten
Oodrive sign gratis proef
Oplossingen per sector
Oplossingen per afdeling
